Best practices: Hoe implementeren wij het PEPPOL-netwerk voor onszelf?
Al jarenlang moedigen we klanten aan om factuurverwerking via het veilige PEPPOL-netwerk te doen. Dan kunnen we zelf natuurlijk niet achterblijven!
In deze blog nemen we je mee in hoe het implementatietraject voor PEPPOL bij onszelf is verlopen. Tegen welke problemen liepen we aan? Op welke valkuilen moet je letten? Welke adviezen kunnen we geven? Dat vertellen we je hier.
Wil je meer weten over PEPPOL zelf? Lees dan verder op onze PEPPOL-pagina.
Waarom implementeren wij het PEPPOL-netwerk voor het versturen van onze eigen facturen?
“We kunnen het PEPPOL-netwerk natuurlijk niet aan alle Spend Cloud-gebruikers aanraden en het dan zelf niet gebruiken!” vertelt Customer Success Manager Jasper. “Dit project zat er al een tijdje aan te komen en ik ben ontzettend blij dat we eindelijk deze optimalisatiestap hebben gezet. Natuurlijk willen we dat onze klanten ook bij het ontvangen van facturen voor de Spend Cloud de voordelen van PEPPOL ervaren.”
Wat zijn de voordelen van factuurverwerking met het PEPPOL-netwerk?
Dankzij PEPPOL kun je:
- Facturen automatisch inboeken
- Spookfacturen voorkomen
- Veiliger werken, dus is er minder kans op fraude
- Werken met een hoge kwaliteit van berichten
- Real-time data uitwisselen
Voor meer informatie kun je terecht op onze PEPPOL-pagina.
Hoe is dit project gestart?
Het begon allemaal tijdens een van de maandelijkse themawebinars, in dit geval over XML-facturen en PEPPOL. “Samen met Jasper hebben we eerst een inventarisatie gedaan voor pilotklanten. Dit resulteerde in 17 klanten die mee wilden doen,” vertelt Finance Administrator Tabitha. “Tijdens de webinars hadden zij aangegeven het PEPPOL-netwerk samen met ons te willen testen. Het gaat in dit geval om klanten die al wel gebruikmaakten van PEPPOL en dat scheelt enorm.” Jasper vult aan: “Jammer genoeg liepen we bij drie van die klanten tegen wat problemen aan. Het proces verliep helaas niet zo vlekkeloos als dat we hadden gehoopt.”
In samenwerking met Visma-bedrijf AutoInvoice
Jasper gaat verder: “Het facturatiesysteem dat wij gebruiken, heeft ondersteuning van een Visma-zusje (AutoInvoice) nodig als we PEPPOL willen implementeren. Daarom zijn we samen met AutoInvoice gaan kijken naar de opties. Die koppeling was in de eerste instantie niet goed, omdat ons facturatiesysteem was ingericht voor de Scandinavische landen. Hier zijn de regelgeving en verplichte velden anders dan in Nederland. Inmiddels is dat netjes ingericht en daar ben ik heel trots op.”
“We merkten namelijk dat voor het versturen van de facturen bijvoorbeeld BTW-nummers verplicht werden gesteld. In Nederland is dat niet nodig en wordt er gewerkt met KvK-nummers. Daardoor konden we tijdelijk geen factuur versturen. Daar kregen we een foutmelding van en gelukkig kon ik dat samen met collega Tabitha oplossen. Ondertussen staat dat dus goed, maar het is zeker iets om rekening mee te houden als je zelf met PEPPOL aan de slag wilt. Check goed welke velden voor het versturen van de factuur verplicht worden gesteld.”
Supertip van Jasper dus: “Als jij jezelf via de Spend Cloud aanmeldt bij het PEPPOL-netwerk, doe dat dan altijd met je KvK-nummer. Dat maakt het implementatieproces een stuk efficiënter. En hou er rekening mee dat jouw leveranciers misschien onvoldoende kennis van PEPPOL hebben. Hierin zul je dus proactief en geduldig moeten zijn.”
PEPPOL is niet “zomaar” te implementeren
“De belangrijkste take-away voor mij was dat PEPPOL niet zo ‘plug-and-play’ is als we dachten,” vertelt Jasper. “Het is geen knopje omzetten en meteen aan de slag, bij wijze van spreken. ‘Aan en versturen’, zeg maar. Dit is belangrijk om te beseffen, want het blijkt in de praktijk lastiger te zijn. Daarbij wil ik benadrukken dat voordelen zeker opwegen tegen de moeite die we erin steken. PEPPOL betaalt zich zeker weten uit.”
“Ik was bijvoorbeeld verbaasd over hoeveel partijen betrokken zijn bij de implementatie van PEPPOL. Voor het versturen van de facturen gebruiken wij software. Deze software gebruikt AutoInvoice om de facturen te versturen. Om via PEPPOL te versturen, wordt gebruikgemaakt van het accespoint Maventa. Om de facturen te ontvangen in de Spend Cloud wordt gebruik gemaakt van accespoint Storecove. Gelukkig ‘praten’ deze systemen wel met elkaar, maar dit besef is dus wel belangrijk. Kortom: je moet dus wel wat tijd vrijmaken om dit goed in te richten.”
*Maventa en Storecove zorgen ervoor dat de systemen met elkaar praten. Dus dat de factuur vanuit het facturatiesysteem naar de Spend Cloud verstuurd kan worden.
Hoe gaan we nu verder met PEPPOL?
“De eerste 17 klanten ontvangen inmiddels facturen via het PEPPOL-netwerk. Dat gaat hartstikke goed, mede dankzij hulp van Tabitha,” legt Jasper uit. “Het komende halfjaar heeft PEPPOL nog zeker mijn aandacht. Het is echt een focuspunt. Dat betekent dat we als volgende stap een stuk of 150 klanten willen overzetten. Ook hier hebben we het dan over klanten die al werken met PEPPOL. Zo houden we het voor alle betrokken partijen efficiënt. Daarna kijken we verder wat voor ons de beste stap is. Sowieso wil ik klanten proactief gaan informeren dat wij kunnen voorzien in PEPPOL-facturen als ze aangemeld zijn bij het PEPPOL-netwerk. Dat is waarschijnlijk weer een groep van 100 klanten die dan overgaat.”
“Daarnaast zijn we momenteel nog aan het optimaliseren voor situaties waarin het niet lukt om onze facturen via het PEPPOL-netwerk te versturen. Stel we krijgen een foutmelding, dan willen we dat de facturen automatisch toch per mail worden verstuurd. Daar zitten nog wat haken en ogen aan. Ook gaan we in gesprek met Storecove om onze kennisvoorziening over PEPPOL naar klanten te verbeteren.”
Benieuwd naar factuurverwerking in de Spend Cloud, met of zonder PEPPOL?
“Wij kunnen nu hele mooi XML-facturen aanleveren via het veilige PEPPOL-netwerk. Dat is echt top,” benadrukt Jasper. “Het uitlezen gaat veel beter bijvoorbeeld, dus klanten hebben er echt iets aan.” Ben je benieuwd hoe factuurverwerking met de Spend Cloud in de praktijk werkt? Vraag een gratis online demo aan of neem contact met ons op. We bewijzen de kracht van onze software graag live!
Meer informatie over de Spend Cloud?
Neem contact met ons op of vraag meteen een gratis, vrijblijvende demo aan!
Ik wil een demo
