Case Mosagroep – Factuurverwerking

De Mosagroep is een coöperatie van schoolbesturen in Noord-Brabant, Gelderland en Limburg die voor haar aangesloten leden de administratie gezamenlijk vanuit een centraal punt voert. In totaal verwerken zij ruim 25.000 facturen per jaar met de Spend Cloud module Factuurverwerking.
Door het proces van factuurverwerking zoveel mogelijk te automatiseren gaat er minder tijd verloren aan administratieve handelingen. Zo besparen zij op administratieve kosten en blijft er meer geld over voor het onderwijs.
Door het proces van factuurverwerking zoveel mogelijk te automatiseren gaat er minder tijd verloren aan administratieve handelingen. Zo besparen zij op administratieve kosten en blijft er meer geld over voor het onderwijs.

Mosagroep – digitaal facturen verwerken

Sinds de Mosagroep gebruik maakt van de Spend Cloud is het voor iedereen duidelijk waar facturen naartoe moeten. Als voorbeeld noemt Hans van Driel (Senior medewerker Financiële Zaken Mosagroep) de facturen voor het onderhoud van de scholen, deze kosten worden bovenschools gedragen.

Duidelijk en foutloos

De inrichting van de Spend Cloud zorgt ervoor dat deze facturen ter controle automatisch eerst langs de schooldirecteuren gaan. Indien juist kunnen zij vervolgens met één klik akkoord geven en wordt de factuur automatisch naar Hans doorgestuurd. Hij heeft de bevoegdheid om facturen tot aan een vooraf ingesteld bedrag goed te keuren. Mocht het bedrag hoger zijn dan zijn procuratie, dan gaat de factuur automatisch door naar de bestuurder. Door de manier waarop de Spend Cloud is ingericht is er nooit meer onduidelijkheid omtrent de factuurflow, nu worden de facturen eerst gecontroleerd door de schooldirecteur alvorens deze bovenschools worden geboekt en verloopt dit proces veel sneller. Zo wordt tijd bespaard en worden fouten voorkomen.

“Door functieprofielen en rollen op de juiste manier te koppelen komen facturen automatisch bij de juiste persoon terecht. Hierdoor voorkomen we onduidelijkheden en besparen we tijd. Mensen hoeven minder na te denken en zich af te vragen hoe het ook alweer zat. Bij  de inrichting hiervan ligt ook de kracht van de Spend Cloud, daarnaast kan er in het geval van een uitzondering altijd handmatig worden ingegrepen.” aldus Hans van Driel.

Hans van Driel
Senior medewerker Financiële Zaken Mosagroep
“Minder handmatige handelingen betekent uiteindelijk meer geld voor de scholen.”

Meer geld voor onderwijs

“Minder tijd kwijt aan administratie betekent uiteindelijk dat er meer geld bij de scholen blijft.”

Door gebruik te maken van de module Factuurverwerking heeft de Mosagroep veel handelingen kunnen automatiseren. Hierdoor kunnen zij op administratieve kosten besparen. Dit begint al aan de voorkant, door het mailadres waarop de facturen binnenkomen te koppelen met de Spend Cloud worden facturen automatisch doorgestuurd. Indien leveranciers de factuur op de juiste manier aanleveren kunnen facturen van deze leverancier zelfs automatisch worden herkend en als ‘veilig’ worden gemarkeerd, hierdoor zijn er nog minder handelingen nodig.

“Tel je alle handelingen bij elkaar op dan kost factuurverwerking ons 25 tot 35 euro per factuur, met ruim 25.000 facturen per jaar gaat dit om grote bedragen. Als je ergens in dit proces het venster van afhandeling kunt verkorten dan levert dat tijd en indirect dus geld op. Het belangrijkste van alles is dat dit geld nu niet naar de administratie gaat maar ingezet wordt ten behoeve van het primaire proces, het verstrekken van onderwijs aan de kinderen” besluit Hans van Driel.

Meer weten? Bekijk alle informatie over de module Factuurverwerking.

Meer informatie over de Spend Cloud? 

Wij bellen je (op werkdagen van maandag t/m vrijdag) graag terug.

Of neem contact op

Benieuwd wat de Spend Cloud van ProActive voor jou kan betekenen?

Bel mij terug

Download whitepaper