Contractmanagement: hou houd je (real-time) overzicht?
Een wirwar aan contracten kan veel problemen opleveren…
Denk onder andere aan: verborgen kosten, tijd- en geldverspilling, frustratie, een aantekening in je accountantsrapport en groter risico op fraude. Natuurlijk grijp je de mogelijkheid om dat te voorkomen met beide handen aan! Maar welke werkwijze past bij jouw organisatie en jouw aanpak? In deze blog zetten we het werken zonder tool, het werken met Excel, het werken met een basistool en het werken met Spend Cloud contractmanagementsoftware voor jou uiteen.
Fase 1: Werken zonder tool om contracten te managen
Werken zonder enige vorm van een oplossing om contracten (digitaal) te managen, is werken zonder overzicht. Contracten liggen in een archief, in verschillende lades en/of e-mailboxen en digitale mappen. Nergens is te zien hoeveel geld je nu jaarlijks uitgeeft aan al die afspraken en hoeveel je zou kunnen besparen. Hoe weet je of contracten nog wel actueel zijn? Of überhaupt nodig? Of veel te duur? Je hebt geen garantie dat de cijfers die je wél hebt, ook daadwerkelijk valide zijn. Daarnaast kan iemand met kwaadwillige bedoelingen veel te makkelijk een contract maken om daar zelf aan te verdienen. Fraude wil je koste wat kost voorkomen.
Naast deze problemen is er altijd de kans dat contracten stilzwijgend verlengd worden. Stel je voor dat je per ongeluk een contract verlengt voor 20 jaar! Dat is niet meer van deze tijd, maar zelfs 5 jaar kan al onprettig zijn. De kans is dus groot dat je niet alleen tijd- en geld verspilt, maar ook dat je een aantekening krijgt van je accountant. Dat verplicht je het contractmanagementproces te verbeteren, maar hoe pak je dat aan? De meest laagdrempelige, goedkope en eenvoudige oplossing zou zijn om zelf handmatig een Excel sheet bij te houden.
Fase 2: Werken met Excel om contracten digitaal te kunnen inzien
Wanneer je zelf alle contracten hebt gedigitaliseerd en in een overzichtelijk schema hebt gegoten, kun je een redelijke inschatting maken van hoeveel geld er waar heen gaat. Kun je ook zien waar je kunt besparen? Weet je welke kosten er nog aankomen? En weet je wanneer contracten aflopen? Als jij signalen van afloopdata niet op orde hebt, worden contracten stilzwijgend verlengd en zit je vast aan overbodige, irrelevante of veel te dure financiële verplichtingen.
Ook met Excel heb je geen tijdig signaal van de afloopdatum van een contract én kun je er niet op vertrouwen dat data up-to-date en valide is. Er kan met gemak een typefoutje in sluipen, een dubbel contract, een verkeerd contract of verouderde gegevens omdat het niet goed wordt bijgehouden. En wat als contracten op een harde schijf staan waar je (tijdelijk) geen toegang tot hebt? Kortom: je hebt de illusie van overzicht terwijl zo’n schema juist extra verwarring kan opleveren. Misschien is het tijd om een tool te overwegen.
Monique van de Haar
Medewerker financiële administratie bij NVZ
“Met drie medewerkers in één Excel-bestand werken bleek geen gunstige werkmethode. De Spend Cloud was de oplossing.”
Fase 3: Werken met een ‘gespecialiseerde tool’ om overzicht te krijgen
Er zijn een aantal tools waarmee je digitaal contractmanagement aan kunt pakken. Helaas bestaan deze meestal uit ‘scan en herken’-software die gegevens in een soort Excelsheet verwerkt aan de achterkant. Aan de voorkant lijkt het dan misschien een gespecialiseerde tool, maar in werkelijkheid is het niet veel beter dan de vorige optie. Jij wil toch ook inzicht in je ‘niet uit de balans blijkende verplichtingen’?
Stel je voor dat iemand een leasecontract afsluit voor drie jaar. Op de jaarrekening komt dan natuurlijk één jaar te staan, terwijl er nog kosten zijn voor de komende twee jaar die niet in de balans terugkomen. Dit ongeacht of de medewerker die de auto huurt nog bij jouw organisatie in dienst is. Die kosten moeten toch ergens vastgelegd kunnen worden? Het liefst met real-time inzicht. Dan pas kun jij je echt voorbereiden op de toekomst en een realistische prognose maken wat betreft de winst die eraan komt. Voorkom gedoe met overbodige kosten, aantekeningen op je accountantsrapport en administratieve rompslomp met contractmanagementsoftware van de Spend Cloud.
André Kok
Manager Financiën bij BINK kinderopvang
“Het opzoeken van een oud contract is met contractmanagementsoftware van de Spend Cloud een stuk minder tijdrovend.”
Fase 4: Werken met de Spend Cloud om écht inzicht te hebben
Met de Spend Cloud weet je zeker dat je cijfers valide en up-to-date zijn. Je kunt je proces optimaliseren om aantekeningen te voorkomen en geld te besparen. Met digitale contractmanagement kun je zelfs tijdig inzicht krijgen in welke software je zou willen opzeggen of aanbesteden. Drie maanden van tevoren krijg je bijvoorbeeld een signaal zodat je op tijd kunt beginnen met vergelijken om te bepalen of je een contract wilt opzeggen of niet. Zo’n melding is per contract af te stemmen. Zo’n geavanceerd én gebruiksvriendelijk systeem vind je voor een contractmanagement-oplossing niet snel. In de Spend Cloud kun je terecht voor energie-, huur-, lease-, onderhoudscontracten, softwarelicenties en nog veel meer. Deze ‘verborgen kosten’ zijn op die manier altijd real-time in te zien.
Fase 5: Optimaliseren met Purchase-to-Pay van de Spend Cloud
Met de Spend Cloud kun je zelfs nog een stapje verder gaan: Purchase-to-Pay optimalisatie. In de Spend Cloud vallen niet alleen Inkoop en Factuurverwerking onder het Purchase-to-Pay proces. De Spend Cloud gaat zelfs zo ver dat facturen en contracten gematcht kunnen worden. Dan heb je dus een unieke link tussen contracten en facturen. Je kunt ook financiële verplichtingen aanmaken vanuit contracten. Lees daarover meer in de Contractmanagement factsheet.
Wilko Vegter
Projectleider Huisvesting COSIS
“Door de Verplichtingen functionaliteit van de Spend Cloud heb ik de garantie dat de factuur altijd op de juiste plek terecht komt.”
Wij snappen dat de balanspost ‘nog te ontvangen facturen’ soms een hoofdpijndossier kan zijn. Hoe handig is het als je daar gewoon een uitdraai van kunt maken zodat echt elke euro terug te vinden is? Daarom kun je gebruik maken van de ‘nog te ontvangen facturen’ functionaliteit (in combinatie met inkoopsoftware van de Spend Cloud) voor kosten die je dit jaar gemaakt hebt, maar nog geen factuur voor ontvangen hebt.
Ben jij overtuigd van contractmanagement met de Spend Cloud?
We laten je graag alle mogelijkheden van contractmanagementsoftware in de Spend Cloud zien. Download bijvoorbeeld de Contractmanagement factsheet, neem contact met ons op of vraag een gratis, vrijblijvende demo aan!
Joost Kok
Hoofd financiën en automatisering bij Stadsschouwburg Utrecht
“Vooral het inzicht dat de Spend Cloud biedt en de mogelijkheid om je factuurverwerkingsproces, contractmanagement en overzicht van verplichtingen in te richten, maakte het voor ons makkelijk om te kiezen. De Spend Cloud is alles in één.”
Meer informatie over de Spend Cloud?
Neem contact met ons op of vraag meteen een gratis, vrijblijvende demo aan!
Ik wil een demo
