6 voordelen: Spend Cloud Cards als projectpassen
Stel je werkt bij een bouwbedrijf of je bent een facilitair medewerker bij een zorg-, onderwijs- of non-profit organisatie.
Dan is het best lastig als je alle uitgaven die je doet zelf moet voorschieten. Of dat je moet wachten tot er vanuit de organisatie geld op je rekening gestort wordt. Of om te werken met contant geld dat makkelijk kwijt raakt. Gelukkig heeft de Spend Cloud een oplossing: projectpassen.
Wat zijn Spend Cloud Cards?
En hoe kan ik ze gebruiken als projectpassen?
Spend Cloud Cards zijn slimme betaalpassen voor medewerkers. Zo kunnen ze direct uitgaven doen vanuit de organisatie. Via de software die achter de passen zit, verantwoorden medewerkers hun kosten eenvoudig en heeft de administratie altijd een overzicht van alle uitgaven. Maar hoe werkt deze oplossing als projectpas?
Stel je bent een monteur
Als monteur vertrek je in een busje naar de eerste klus. Onderweg moeten er natuurlijk materialen worden ingekocht, dus in de bouwmarkt pak je je Spend Cloud Card erbij. Hierop staat geld dat je direct vanuit de organisatie uitgeeft, tot een bepaald limiet. Limieten kunnen op diverse manieren worden ingesteld en beheerd door de organisatie zelf.
Na het afrekenen, maak je een foto van de bon en vul je in een vrij veld het projectnummer in dat je per e-mail van je werkgever hebt ontvangen. Klik en klaar! Terwijl je naar buiten loopt, krijg je alvast informatie over het volgende ad hoc project. Ook kosten voor die klus maak je eenvoudig met je Spend Cloud Card.
Stel je bent een facilitair medewerker
Als je een facilitair medewerker bent bij een zorg-, onderwijs- of non-profit organisatie, kan het natuurlijk gebeuren dat je een dakgoot moet repareren. Ook daarvoor doe je gemakkelijk uitgaven met Spend Cloud Cards. Lees meer over hoe de slimme betaalpassen precies werken, op de Spend Cloud Cards-pagina.
Real-time slimme betaalpassen voor projecten
Ook als projecten vijf minuten voor de klus worden geregistreerd, zijn Spend Cloud Cards geschikt. Is er toch niet genoeg geld beschikbaar op de pas? Dan waardeer je ‘m real-time op via het applicatiebeheer in de Spend Cloud. Is het limiet niet hoog genoeg voor een uitzondering? Ook dit wijzig je eenvoudig. Raakt de pas kwijt? Blokkeren én deblokkeren als je ‘m weer gevonden hebt, kan real-time.
Data van projectpassen importeren in het boekhoudprogramma
Het automatisch importeren van vrije velden kan nog wel eens foutjes opleveren. Daarom richten organisaties die gebruik maken van Spend Cloud projectpassen dit proces liever handmatig in. Juist omdat de projecten zo ad hoc zijn, en er weinig tot geen registratie plaatsvindt vooraf, is er niets om tussen de Spend Cloud en het boekhoudprogramma te synchroniseren. Het proces van alles registreren om te synchroniseren, duurt veel te lang en is veel te complex. Werken met vrije velden en een handmatige import naar het boekhoudprogramma, werkt vooral voor de bouwsector erg prettig.
“Mensen moeten gewoon uitgaven kunnen doen”
Je wil te allen tijde voorkomen dat je als organisatie omkomt in administratie en medewerkers ook nog een niet fatsoenlijk uitgaven kunnen doen. Het proces moet ook werkbaar zijn voor medewerkers zonder administratieve kennis. Juist hierin zit de kracht van Spend Cloud Cards. Minder administratie, meer mogelijkheden.
Ontdek Spend Cloud Cards
Benieuwd naar hoe Spend Cloud Cards precies werken? Lees dan verder op de Spend Cloud Cards-pagina. Daar vind je meer informatie over welke opties de slimme betaalpassen voor medewerkers bieden, wat de algemene voordelen zijn en hoe de uitgavenprocessen verlopen.
De voordelen van Spend Cloud Cards als projectpassen op een rijtje
Denk bijvoorbeeld aan:
- Monteurs krijgen ‘gewoon’ een pas mee waar ze uitgaven mee doen zoals ze gewend zijn van gewone betaalpassen
- De software is gebruiksvriendelijk, ook voor medewerkers zonder administratieve kennis
- Instellingen zijn real-time te beheren per situatie en per pas
- Kosten zijn via vrije velden te boeken op projecten
- Het verantwoorden van uitgaven is binnen vijf minuten geregeld met een foto
- Geen overbodig complex proces met automatische synchronisaties tussen softwarepakketten
Laat maar eens zien dan
Ontvang de factsheet direct!
Bekijk alle voordelen van slimme betaalpassen voor medewerkers en voor de administratie in de factsheet.
Eén reactie