Stadsschouwburg Utrecht

By juli 26, 2018Geen categorie

Stadsschouwburg Utrecht

Een snelle verwerking van facturen is belangrijk, maar bij Stadsschouwburg Utrecht hadden zij meer belangrijke redenen om de factuurverwerking te digitaliseren. Zo stond inzicht in de factuur en de factuurstatus op gelijke hoogte qua prioriteiten. De keuze voor ProActive lag vooral bij het feit dat ProActive meer biedt dan alleen voldoen aan de minimumeisen. In ProActive hebben zij namelijk ook de mogelijkheid om contractmanagement uit te voeren en verplichtingen te registreren.

“Ik vind een factuur binnen een paar seconden terug!”

Joost Kok, Hoofd Financiën en Automatisering

Veel organisaties zijn de lange doorlooptijden van facturen zat en gaan daarom over op gedigitaliseerde factuurverwerking. Behalve een kortere doorlooptijd zijn
hier ook andere belangrijke redenen voor. Inzicht in de factuurstatus bijvoorbeeld. Dit is soms belangrijker dan een snelle verwerking. Zo ook bij stadsschouwburg Utrecht.

Stadsschouwburg Utrecht is het grootste theaterpodium in de stad. Voordat zij factuurverwerkingssoftware hadden, kwamen facturen binnen via de post. Hierna werden ze – via de interne post – naar verschillende afdelingen verstuurd om de nodige handtekeningen te verzamelen. “Met geluk waren ze met twee weken terug bij de administratie. Soms iets langer, soms iets korter”, vertelt Joost Kok, hoofd Financiën en Automatisering.

“We wilden meer efficiency en facturen niet meer kwijtraken; een volledig dossier hebben. Met een volledig dossier kan je vragen van de leverancier, of het bestuur, sneller beantwoorden. Nadat wij eenmaal de keuze maakten om ons proces te digitaliseren, hebben wij online gekeken naar een aantal aanbieders. Ook vroegen wij andere culturele organisaties naar hun ervaringen.”

Van tevoren hadden Joost en zijn collega’s van de financiële administratie een aantal doelstellingen geformuleerd waaraan ze de kandidaten zouden toetsen. Zo wilden zij de papieren workflow elimineren. En dan niet alleen intern, ook vanuit de leveranciers. Daarnaast wilden zij inzicht in de factuurstatus verkrijgen. Zo willen we de voordelen van digitalisering optimaal benutten. “We kwamen bij ProActive uit via het Centraal Museum in Utrecht, die daar naar tevredenheid mee werken. Naast ProActive waren er twee andere kandidaten, waarvan één specifiek voor ons financieel pakket AccountView.

De voorkeur ging uit naar ProActive, omdat ProActive aan alle eisen voldoet en zelfs nog meer biedt. In ProActive hebben we de keuze om de workflow zelf in te richten. Het is een heldere omgeving met een groot gebruiksgemak. Daarbovenop is ProActive aan te vullen met meerdere functionaliteiten, zoals Contractbeheer en Verplichtingen. Bij de intake kregen we al een demonstratie van deze functionaliteiten, maar wij wilden eerst Factuurverwerking goed beheersen. Inmiddels werken we ook met de andere functionaliteiten van de Spend Cloud.”

Iedereen die bij stadsschouwburg Utrecht met facturen te maken heeft, werkt in ProActive. “Iedereen die een factuur moet autoriseren, kreeg een training. Binnen een uurtje waren we gewend aan het werken met de software. Zelfs onze collega’s die geen ervaring hebben met computers zijn er blij mee.

Het werken in ProActive heeft evidente voordelen: wij hebben een volledig digitale workflow en de factuurverwerking is sneller. 85% van de facturen heeft nu een gemiddelde doorlooptijd van maximaal 10 dagen. Met facturen die een langere doorlooptijd hebben is meestal iets aan de hand. De facturen zijn zeer goed raadpleegbaar, zowel in de workflow als in het dossier. Ik vind een factuur binnen een paar seconden terug.

Als ik kijk naar de verwachtingen en de realiteit, moet ik zeggen dat ProActive meer doet dan wij verwacht hadden. Naast een uitstekende zoekfunctie heeft ProActive ook duidelijke rapportages en overzichtelijke statistieken.”

Factsheet

In de factsheets staat specifieke informatie over de functionaliteiten die Stadsschouwburg Utrecht gebruikt: Factuurverwerking en Contractmanagement.

Download factsheet

Of neem contact met ons op

023 – 54 222 99

Zelf zien hoe het werkt?

 

Wij komen graag bij u langs of verzorgen een online demonstratie. Of als uw voorkeur daar naar uitgaat, plannen wij een referentiebezoek in bij één van onze klanten.

Referentiebezoek inplannen

Home

ProActive: verwijder complexiteit en leg de focus op belangrijke zaken.

Spend Cloud

Eén volledige oplossing waarbij u bepaalt welke functionaliteiten nodig zijn.

Functionaliteiten

Factuurverwerking, inkoop, kas & pas, contractmanagement, budgetteren & analyseren.

Cases

Onze klanten over hoe de Spend Cloud in de praktijk werkt.

ProActive gebruikt cookies en scripts van Google om uw gebruik van onze websites geanonimiseerd te analyseren, zodat we functionaliteit en effectiviteit kunnen aanpassen en advertenties kunnen tonen. Ook gebruiken we na aparte toestemming cookies en scripts van Facebook, Twitter, LinkedIn en Google om social media integratie op onze websites mogelijk te maken. Ten slotte plaatst SalesFeed cookies voor het aansturen van Liquid Content functionaliteiten. Als u wilt aanpassen welke cookies en scripts we mogen gebruiken, kunt u hieronder uw instellingen wijzigen. Meer informatie is beschikbaar in onze privacy- en cookieverklaring.

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten