By juli 26, 2018Geen categorie

Stadsschouwburg Utrecht

Een snelle verwerking van facturen is belangrijk, maar bij Stadsschouwburg Utrecht hadden zij meer belangrijke redenen om de factuurverwerking te digitaliseren. Zo stond inzicht in de factuur en de factuurstatus op gelijke hoogte qua prioriteiten. De keuze voor ProActive lag vooral bij het feit dat de Spend Cloud meer biedt dan alleen voldoen aan de minimumeisen. In de Spend Cloud hebben zij namelijk ook de mogelijkheid om contractmanagement uit te voeren en verplichtingen te registreren.

“Ik vind een factuur binnen een paar seconden terug!”

Joost Kok, Hoofd Financiën en Automatisering

Veel organisaties zijn de lange doorlooptijden van facturen zat en gaan daarom over op gedigitaliseerde factuurverwerking. Behalve een kortere doorlooptijd zijn
hier ook andere belangrijke redenen voor. Inzicht in de factuurstatus bijvoorbeeld. Dit is soms belangrijker dan een snelle verwerking. Zo ook bij stadsschouwburg Utrecht.

Stadsschouwburg Utrecht is het grootste theater podium in de stad. Voordat zij factuurverwerking software hadden, kwamen facturen binnen via de post. Hierna werden ze – via de interne post – naar verschillende afdelingen verstuurd om de nodige handtekeningen te verzamelen. “Met geluk waren ze met twee weken terug bij de administratie. Soms iets langer, soms iets korter”, vertelt Joost Kok, hoofd Financiën en Automatisering.

“We wilden meer efficiency en facturen niet meer kwijtraken; een volledig dossier hebben. Met een volledig dossier kan je vragen van de leverancier, of het bestuur, sneller beantwoorden. Nadat wij eenmaal de keuze maakten om ons proces te digitaliseren, hebben wij online gekeken naar een aantal aanbieders. Ook vroegen wij andere culturele organisaties naar hun ervaringen.”

Van tevoren hadden Joost en zijn collega’s van de financiële administratie een aantal doelstellingen geformuleerd waaraan ze de kandidaten zouden toetsen. Zo wilden zij de papieren workflow elimineren. En dan niet alleen intern, ook vanuit de leveranciers. Daarnaast wilden zij inzicht in de factuurstatus verkrijgen. Zo willen we de voordelen van digitalisering optimaal benutten. “We kwamen bij de Spend Cloud uit via het Centraal Museum in Utrecht, die daar naar tevredenheid mee werken. Naast ProActive waren er twee andere kandidaten, waarvan één specifiek voor ons financieel pakket AccountView.

De voorkeur ging uit naar ProActive, omdat de Spend Cloud aan alle eisen voldoet en zelfs nog meer biedt. In de Spend Cloud hebben we de keuze om de workflow zelf in te richten. Het is een heldere omgeving met een groot gebruiksgemak. Daarbovenop is de Spend Cloud aan te vullen met meerdere functionaliteiten, zoals Contractbeheer en Verplichtingen. Bij de intake kregen we al een demonstratie van deze functionaliteiten, maar wij wilden eerst Factuurverwerking goed beheersen. Inmiddels werken we ook met de andere functionaliteiten van de Spend Cloud.”

Iedereen die bij stadsschouwburg Utrecht met facturen te maken heeft, werkt in de Spend Cloud. “Iedereen die een factuur moet autoriseren, kreeg een training. Binnen een uurtje waren we gewend aan het werken met de software. Zelfs onze collega’s die geen ervaring hebben met computers zijn er blij mee.

Het werken in de Spend Cloud heeft evidente voordelen: wij hebben een volledig digitale workflow en de factuurverwerking is sneller. 85% van de facturen heeft nu een gemiddelde doorlooptijd van maximaal 10 dagen. Met facturen die een langere doorlooptijd hebben is meestal iets aan de hand. De facturen zijn zeer goed raadpleegbaar, zowel in de workflow als in het dossier. Ik vind een factuur binnen een paar seconden terug.

Als ik kijk naar de verwachtingen en de realiteit, moet ik zeggen dat de Spend Cloud meer doet dan wij verwacht hadden. Naast een uitstekende zoekfunctie heeft de Spend Cloud ook duidelijke rapportages en overzichtelijke statistieken.”

Meer weten?

Plan een terugbelverzoek in en stel al je vragen aan een van onze accountmanagers.

Of neem contact met ons op

023 – 54 222 99

Live demo bij jou op locatie?

Wij komen graag bij u langs of verzorgen een online demonstratie. Of als uw voorkeur daar naar uitgaat, plannen wij een referentiebezoek in bij één van onze klanten.