{"id":31483,"date":"2023-12-05T12:34:27","date_gmt":"2023-12-05T12:34:27","guid":{"rendered":"https:\/\/proactive-software.com\/?p=31483"},"modified":"2025-08-15T07:32:43","modified_gmt":"2025-08-15T07:32:43","slug":"top-9-best-practices-voor-werken-met-spend-cloud-cards","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/proactive-software.com\/nl\/blog\/top-9-best-practices-voor-werken-met-spend-cloud-cards\/","title":{"rendered":"Top-9 Best practices voor werken met Spend Cloud Cards"},"content":{"rendered":"\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\"Foto-medewerker-team-jumbo-visma-met-spend-cloud-card-en-bidon-en-bon\"\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t

Top-9 Best practices voor werken met Spend Cloud Cards<\/h1>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t

Het slim inrichten van betaalpassen voor medewerkers kan een complex proces zijn. Met de juiste aanpak kun je ervoor zorgen dat het soepel verloopt. Hier zijn negen best practices voor het werken met Spend Cloud Cards. Zo maakt jouw organisatie een vliegende start.<\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t

Ben je benieuwd naar de 6 tips specifiek voor betaalpasbeheer voor bedrijven? Lees dan deze Spend Cloud Card-blog<\/a>. In de blog die je nu leest, houden we het namelijk algemeen.<\/em><\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t
\n\t\t\t

Best practice 1: iedereen een Spend Cloud Card<\/h2>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t

Als iedere medewerker een eigen slimme betaalpas vanuit de organisatie krijgt, voorkom je dat ze geen uitgaven kunnen doen en stagneert het primaire proces niet. Verder weet de administratie altijd wie welke uitgave doet. Ook leg je de verantwoordelijkheid voor het verantwoorden van uitgaven bij de medewerker zelf. Dat scheelt de administratie werk en is een stuk effici\u00ebnter, omdat de medewerker zelf het beste weet wat er precies is gekocht en waarom.<\/p>

Belangrijk om te weten: bij deze eerste best practice horen twee andere. Als iedere medewerker namelijk een pas heeft, is het handig als die van tevoren is geactiveerd en als iedereen hun eigen pincode kan inzien. Lees verder in de volgende twee alinea\u2019s.<\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t
\n\t\t\t

Best practice 2: en iedereen inzicht in de eigen pincode<\/h3>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t

Spend Cloud Consultant Alexander legt uit: \u201cIedere medewerker \u2018in het veld\u2019 zou een (geactiveerde) pas, bijbehorend boek en een pincode moeten hebben. Dan kunnen ze gelijk uitgaven doen. Bij voorkeur kunnen medewerkers hun pincode niet alleen inzien, maar ook wijzigen. Als de pincode een keer wordt vergeten, kunnen ze dit zelf oplossen. Dit in plaats van dat de administratie gebeld moet worden.\u201d<\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t
\n\t\t\t

Best practice 3: laat de administratie passen vooraf activeren<\/h3>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t

Als de administratie betaalpassen vooraf activeert, vereenvoudig je het proces. Dit bespaart tijd voor medewerkers en zorgt voor een effici\u00ebnte start.<\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t
\n\t\t\t

Best practice 4: geef medewerkers toegang tot de Spend Cloud App<\/h2>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t

Daarmee verminder je de werkdruk voor de administratie n\u00f3g meer<\/h3>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t

Door medewerkers toegang te geven tot de app, kunnen ze eenvoudig bonnetjes toevoegen. Ook kunnen ze dan zelf hun uitgaven coderen. Dit vermindert de werkdruk voor de administratie en versnelt het proces van uitgavenverwerking.<\/span><\/p>

\u201cNatuurlijk bepaal je als organisatie zelf hoe je het proces van uitgaven verwerken inricht,\u201d gaat Alexander verder. \u201cVoegt de medewerker alleen het bonnetje toe en codeert de administratie? Of leg je de verantwoordelijkheid voor het coderen juist bij de medewerker zelf? De bon moet sowieso in de Spend Cloud komen te staan; de codering kan je altijd nog wijzigen.\u201d<\/span><\/p>

Dit maakt wel dat toegang tot de <\/span>Spend Cloud App<\/span><\/a> praktisch is voor de medewerkers \u2018in het veld\u2019. Daarmee kunnen ze meteen eenvoudig een foto van een bonnetje toevoegen, als ze nog aan de kassa staan. Zo is de kans groter dat uitgaven meteen worden verantwoord, in plaats van weken later.<\/span><\/p>

Alexander: \u201cDoor medewerkers daarnaast zelf hun uitgaven te laten coderen met de Spend Cloud App, verminder je de werkdruk voor de administratie. Daarom raden we toegang tot de app voor alle medewerkers aan. Hierbij kun je kiezen:\u00a0<\/span><\/p>

  1. Om alle medewerkers van een werktelefoon te voorzien<\/span><\/li>
  2. Om de app op priv\u00e9-telefoons te laten installeren<\/span><\/li>
  3. Om gebruik te maken van gedeelde smart devices op locaties. Denk aan een smartphone of tablet per afdeling of locatie<\/span><\/li><\/ol>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
    \n\t\t\t\t
    \n\t\t\t\t\t
    \n\t\t\t
    <\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
    \n\t\t\t\t
    \n\t\t\t\t\t\t\t

    Je zou zelfs een foto van de bon met een priv\u00e9-telefoon kunnen maken, deze naar jezelf mailen en het in de webversie uploaden.\u201d<\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

    \n\t\t\t\t
    \n\t\t\t

    Virtuele betaalpassen, Google Pay en Apple Pay<\/h3>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
    \n\t\t\t\t
    \n\t\t\t\t\t\t\t

    Je kunt er zelfs voor kiezen om helemaal geen gebruik meer te maken van plastic betaalpassen. Wel zo duurzaam! Je kunt namelijk overstappen op virtuele Spend Cloud Cards voor online betalingen en in fysieke winkels. Deze passen voeg je eenvoudig aan de Spend Cloud App toe en aan je digitale Google Pay of Apple Pay wallet. Zo kunnen medewerkers ook gewoon uitgaven doen voor de organisatie als ze hun portemonee zijn vergeten.\u00a0<\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

    \n\t\t\t\t
    \n\t\t\t

    Best practice 5: maximale grip op uitgaven van medewerkers<\/h2>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
    \n\t\t\t\t
    \n\t\t\t\t\t\t\t

    Cre\u00eber flexibiliteit door medewerkers te voorzien van een hoog paslimiet (dagelijks maximaal 2500 euro bijvoorbeeld) en een lager boeksaldo. Dit boeksaldo is namelijk leidend. Als een medewerker een incidentele grote uitgaven moet doen, is dat mogelijk zodra het boeksaldo wordt opgehoogd. Dan hoeven niet \u00e9n het paslimiet \u00e9n het saldo aangepast te worden. Dubbele limitaties zijn niet nodig.<\/p>

    Kunnen medewerkers dan niet altijd grote uitgaven doen? Nee, je kunt namelijk geen geld uitgeven dat je niet hebt. Stel dat jouw eigen bankpas een limiet heeft van 2000 euro per dag, maar je hebt maar 100 euro op je bankrekening staan, kun je dus maar 100 euro uitgeven. Datzelfde geldt voor slimme betaalpassen voor medewerkers. Zo heb je dus altijd grip op hoeveel medewerkers kunnen uitgeven en is er toch flexibiliteit voor incidentele uitgaven.<\/p>

    Raakt de pas kwijt? Dan haal je eenvoudig en real-time het beschikbare boeksaldo weg en blokkeer je de pas. Wederom: je kunt geen geld uitgeven dat je niet hebt. <\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

    \n\t\t\t\t
    \n\t\t\t

    Best practice 6: richt je uitgavenprocessen slim in<\/h2>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
    \n\t\t\t\t
    \n\t\t\t\t\t\t\t

    Hoe doe je dat dan?<\/p>

    1. Standaardiseer<\/strong> zo veel mogelijk. Zorg dat medewerkers met dezelfde rol dezelfde processen volgen <\/li>
    2. Zorg dat medewerkers bij voorkeur maar \u00e9\u00e9n kostenplaats zien<\/strong> om uitgaven op te verwerken. Dat houdt het proces voor hen eenvoudig<\/li>
    3. Zorg als administratie dat je weinig kostensoorten<\/strong> hebt. Ook dit houdt het proces voor medewerkers eenvoudig. Zo worden ze niet overweldigd door keuzes<\/li>
    4. Laat de pasgebruiker afsluiten en de pasbeoordelaar de afgesloten periode beoordelen. Dan maak je gebruik van het vierogenprincipe<\/strong> <\/li>
    5. Maak gebruik van collectief coderen en collectief afsluiten<\/strong> om het proces voor de administratie te vereenvoudigen. Anders moet je alle boeken een voor een afgaan om te kijken welke uitgaven er nog open staan<\/li>
    6. Maak gebruik van slimme filters om automatisch te coderen<\/strong><\/li><\/ol>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t\t
      \n\t\t\t
      <\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t\t\t\t

      \u201cStel je voor, je bent een medewerker en doet een uitgave,\u201d vertelt Alexander. \u201cEr is maar \u00e9\u00e9n kostenplaats aan jouw pasboek toegevoegd. Als je kosten gaat verwerken, is die meteen ingevuld en hoef je daar niets meer aan te veranderen. Dan kun je uit een paar kostensoorten kiezen, alleen de kostensoorten die daadwerkelijk relevant zijn. De codering is zo geregeld.\u201d<\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

      \n\t\t\t\t
      \n\t\t\t

      Best practice 7: Cashless werken<\/h2>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t
      \n\t\t\t

      Stop met contant geld<\/h3>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t\t\t\t

      Contant geld maakt de administratie overbodig ingewikkeld. Voor een zorg-, non-profit of onderwijsorganisatie kan het vaak niet anders dan toch werken met cash, dus in de Spend Cloud kan dit natuurlijk gecombineerd worden. Alsnog raden we werken met contant geld af. Als cashless werken haalbaar is binnen jouw bedrijf, onderneem dan actie. We helpen je graag op weg. Bekijk bijvoorbeeld deze 4 voordelen van cashless werken.<\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

      \n\t\t\t\t
      \n\t\t\t

      Best practice 8: tips voor kosten splitsen <\/h2>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t\t\t\t

      Hebben medewerkers uitgaven gedaan waarvan de kosten gesplitst moeten worden? Laat de medewerker de foto van de bon dan uploaden via de Spend Cloud App. De administratie kan de kosten dan gebruiksvriendelijk coderen via de Spend Cloud webversie.<\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

      \n\t\t\t\t
      \n\t\t\t

      Best practice 9: gebruik slimme betaalpassen veilig<\/h2>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t\t\t\t

      Online betalingen verlopen altijd via extra verificatie in de Spend Cloud App. Wel zo veilig! Maak je al gebruik van de Spend Cloud? Lees dan meer over deze optie in de kennisbank. <\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

      \n\t\t\t\t
      \n\t\t\t

      Veilig online betalingen doen met Spend Cloud Cards<\/h3>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t\t\t\t

      Goed om te weten: online betalingen met Spend Cloud Cards hebben standaard een werelddekking. Dit betekent minder kans op foutmeldingen, zoals geweigerde transacties door beperkingen in pasinstellingen. De veiligheidsmaatregelen blijven onveranderd. Bijvoorbeeld: landen die als onveilig worden aangemerkt, blijven uitgesloten van de werelddekking.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

      \n\t\t\t\t
      \n\t\t\t

      Spend Cloud Cards veilig gebruiken in het buitenland<\/h3>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t\t\t\t

      Als applicatiebeheerder kun je per <\/span>Spend Cloud Card<\/span><\/a> instellen in welke landen er fysieke uitgaven mogen worden gedaan. Dan gaat het om pintransacties en eventueel geldopnames.\u00a0<\/span><\/p>

      Hou rekening met de volgende vuistregels:\u00a0<\/span><\/p>

      1. Opereert jouw organisatie voornamelijk <\/span>binnen Nederland<\/b>? Zorg dan dat je alleen Nederland hebt aangevinkt\u00a0<\/span><\/li>
      2. Is jouw organisatie meer <\/span>internationaal <\/b>geori\u00ebnteerd? Vink dan alle gewenste landen aan\u00a0<\/span><\/li>
      3. Wil je de instellingen voor alle passen wijzigen? Dat kan in \u00e9\u00e9n keer in de Spend Cloud! <\/span><\/li><\/ol>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
        \n\t\t\t\t
        \n\t\t\t\t\t
        \n\t\t\t
        <\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
        \n\t\t\t\t
        \n\t\t\t

        Worst practice: \u00e9\u00e9n pas voor alle medewerkers en de administratie alles laten coderen<\/h2>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
        \n\t\t\t\t
        \n\t\t\t\t\t\t\t

        Stel dat je bepaalt dat er \u00e9\u00e9n pas per werklocatie beschikbaar is. Die moet dan bij de pasverantwoordelijke worden opgehaald als er een uitgave gedaan moet worden. Na de uitgave worden de pas en het bonnetje ingeleverd en verwerkt \u00e9\u00e9n administratief medewerker de uitgave.<\/p>

        Dat is een behoorlijk omslachtig proces, als:<\/p>