Tip – Gegevens voor de accountant

By januari 5, 2018ProActive tip

We zijn net het nieuwe jaar begonnen. Dat betekent dat de accountant voor de deur staat. Voor de controle zijn er een aantal gegevens uit ProActive nodig.

Enerzijds kunt u deze gegevens uit ProActive zelf halen; anderzijds kunt u deze opvragen bij onze supportafdeling.

In de tip laat Claudia zien welke gegevens u uit ProActive kunt halen en welke u opvraagt bij support.

Kunt  u de video niet via YouTube kunt bekijken? Klik dan hier om de video in ProActive te bekijken.

Gegevens vanuit Support: wachtwoordbeleid en ISAE 3402 Type II

Via onze supportafdeling kunt u een document opvragen met de instellingen van uw wachtwoordbeleid. Daarnaast kunt u onze ISAE 3402 Type II verklaring voor 2016 opvragen. Deze verklaring geeft een oordeel over de opzet en de werking van interne processen en de maatregelen die wij treffen om de kwaliteit van de dienstverlening te borgen. De verklaring voor 2017 verwachten wij in februari te ontvangen. Wanneer deze beschikbaar is zullen wij u op de hoogte stellen.

Audit rapport uit ProActive

Vanuit ProActive heeft u de mogelijkheid om een audit rapport te genereren. Dit doet u bij ‘Analyses’ en dan ‘Audit’. Hiermee genereert u verschillende rapportages betreffende de instellingen en gegevens van uw ProActive-omgeving in een specifieke periode.

Bovenaan het overzicht selecteert u ‘Genereren’, waarna u kunt specificeren over welke periode u het rapport wilt creëren. Wanneer u nu op ‘Opslaan’ klikt, zal ProActive de gegevens ophalen. Afhankelijk van de omvang van de geselecteerde periode kan dit enige tijd duren.

Wanneer het audit rapport klaar is, ziet u deze weergegeven in het overzicht. Hier kunt u op de regel van het rapport klikken, zodat er een zip-bestand wordt gedownload met alle rapportages.

Audit trails

In het document ‘Audit rapport’ geeft Mazars Management Consultants een verklaring waarbij ze aangeven dat alle rapporten in het zip-bestand zijn gevalideerd en de rapportages overeenkomen met de gegevens in ProActive.

Bij ‘Goedkeuring facturen’ vindt u een overzicht van alle gegevens met betrekking tot de goedkeuringen op de factuurregels uit de geselecteerde periode. Bij het document ‘Goedkeuring Inkooporders’ vindt u alle gegevens met betrekking tot de goedkeuringen van alle orderregels van orders die zijn geplaatst. Bij ‘Kassaldo’ vindt u een overzicht van de begin- en eindsaldi van alle boeken binnen de module Kas & Pas. Als laatst ziet u bij het rapport ‘Rol geschiedenis’ per medewerker en per organisatorische eenheid een overzicht van alle actuele rollen, inclusief mutaties.

Overzicht procuratieschema

Naast het Audit rapport kunt u een overzicht samenstellen van uw procuratieschema. Dit doet u bij ‘Applicatiebeheer’, ‘Organisatie’ en dan ‘Rollen’. Vervolgens selecteert u de gewenste module aan de linkerkant.

In het overzicht ziet u alle rollen binnen de geselecteerde module met het bijbehorende procuratieschema. Bovenaan het overzicht kunt u een PDF-, CSV- of Excel-export van de rollen maken om aan uw accountant aan te leveren.

Accountant toegang verlenen tot ProActive

Als uw accountant zelf toegang tot ProActive behoeft, kunt u een tijdelijke rol aanmaken. Dit doet u door bij ‘Applicatiebeheer’, ‘Organisatie’ en dan ‘Rechten’ een nieuwe rechtenset samen te stellen met bijvoorbeeld alleen toegang tot het archief.

Daarnaast kunt u de instelling ‘Module beheerder’ aanvinken. Normaal ziet een medewerker alleen zijn of haar eigen data in het archief. Met deze instelling kan de accountant alle data van alle medewerkers inzien. Indien wenselijk, kunt u hier ook aangeven dat de accountant toegang krijgt tot het onderdeel Analyse. Hiermee kan de accountant zelf de nodige rapportages genereren, zoals het audit rapport.

Vervolgens dient u de gegevens van de accountant toe te voegen en op basis van de zojuist samengestelde rechtenset een rol aan te maken. Nadat u de inloggegevens heeft toegestuurd kan de accountant inloggen in ProActive en de nodige acties uitvoeren. In de tussentijd kunt u zich bezighouden met andere belangrijke zaken.

Home

ProActive: verwijder complexiteit en leg de focus op belangrijke zaken.

Spend Cloud

Eén volledige oplossing waarbij u bepaalt welke functionaliteiten nodig zijn.

Functionaliteiten

Factuurverwerking, inkoop, kas & pas, contractmanagement, budgetteren & analyseren.

Cases

Onze klanten over hoe de Spend Cloud in de praktijk werkt.

ProActive gebruikt cookies en scripts van Google om uw gebruik van onze websites geanonimiseerd te analyseren, zodat we functionaliteit en effectiviteit kunnen aanpassen en advertenties kunnen tonen. Ook gebruiken we na aparte toestemming cookies en scripts van Facebook, Twitter, LinkedIn en Google om social media integratie op onze websites mogelijk te maken. Ten slotte plaatst SalesFeed cookies voor het aansturen van Liquid Content functionaliteiten. Als u wilt aanpassen welke cookies en scripts we mogen gebruiken, kunt u hieronder uw instellingen wijzigen. Meer informatie is beschikbaar in onze privacy- en cookieverklaring.

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten