Hoe digitalisering jouw budgetbewaking ondersteunt

Met alle bezuinigingen in de zorg is het belangrijk om controle te hebben op het steeds krapper wordende budget. Met minder geld moet je voorzien in dezelfde behoefte aan zorg. Hoe is dat te realiseren? Technologische ontwikkelingen worden ingezet voor de uitvoering van zorg; zelfmeetapparatuur, beeldschermzorg en in de toekomst wellicht ambulance-drones. Maar ook voor secundaire taken, taken waarmee je grip krijgt op het budget, zijn er technologische ontwikkelingen. In deze blog laten wij jou zien waar de technologie van nu ondersteuning kan bieden bij de bewaking van het budget.

Eenheid tussen verschillende locaties
De zorgsector heeft een decentraal karakter. Organisaties bestaan vaak uit een centrale locatie waar het bestuur zich afspeelt en verscheidene locaties waar de wezenlijke zorg plaatsvindt. Elke zorglocatie heeft een eigen karakter en eigen behoeften. De zelfsturende teams van tegenwoordig regelen grotendeels de zaken van hun eigen locatie en besteden het budget om invulling te geven aan hun behoeften. Wel vormen alle locaties samen één organisatie, waarvoor het bestuur uiteindelijk één financiële verantwoording aflegt. Hoe zorg je nu voor overeenstemming in deze verschillende financiën?

Langs elkaar werken
De eerste verdeling van zorgorganisaties is over locaties, maar er is ook een verdeling in afdelingen. Elke afdeling heeft een eigen taak. Zo kijkt inkoop naar de benodigdheden en de geschikte leveranciers en handelt de crediteurenadministratie de facturen af. Hoewel het aparte afdelingen zijn, hebben zij wel invloed op elkaars werk. Door deze processen op elkaar af te stemmen, op het punt waar ze elkaar beïnvloeden, vereenvoudig je het werk. Op welke manier krijg je deze processen op één lijn?

Dezelfde taal spreken
Voor een gestroomlijnd proces; een optimale samenwerking tussen locaties en afdelingen binnen jouw organisatie, is het nodig dat zij onderling informatie uitwisselen. Technologische ontwikkelingen maken het werk van deze afdelingen al makkelijker doordat zij vanwege digitale pakketten minder werk hoeven te verrichten. Alleen werken afdelingen in verschillende systemen, gericht op hun specifieke werkzaamheden. Hoe kunnen zij onderling toch informatie uitwisselen?

Optimaal automatiseren
Het is je vast opgevallen dat elke alinea eindigt met een vraag. Deze gaan wij ook voor je beantwoorden. Hoe zorg je voor overeenstemming in verschillende financiën? Door op verschillende locaties wel eenzelfde werkwijze te hanteren. Als alle locaties met hetzelfde systeem werken, komen de gegevens gegarandeerd met elkaar overeen.

Het stroomlijnen van processen en onderling uitwisselen van informatie hangt nauw met elkaar samen. Het onderling uitwisselen van informatie is noodzakelijk voor het stroomlijnen van processen. Een voorbeeld: als afdeling Inkoop in hetzelfde systeem als de crediteurenadministratie werkt, is de financiële medewerker ervan verzekerd dat hij een factuur goedkeurt van een daadwerkelijke geleverd product, de zogeheten 3 way matching. Voor die matching zijn nog meer opties: facturen waarvan het systeem controleert of zij binnen een contract vallen dat in het systeem geregistreerd staat.

Natuurlijk hebben de afdelingen ook andere digitale pakketten en systemen die ze moeten gebruiken. Inkoop maakt gebruik van webshops om artikelen te bestellen en nadat de administratie facturen heeft goedgekeurd, moeten deze verwerkt en betaald worden. Ook hier is het uitwisselen van gegevens belangrijk. Met het synchroniseren van deze systemen zorg je voor een foutloze overdracht van gegevens.