Hoe betalen medewerkers met de Spend Cloud?
De Spend Cloud in één omgeving voor diverse uitgavenprocessen, waaronder factuurverwerking en declareren.
Je kunt dus niet direct met de Spend Cloud betalen, maar je kunt uitgaven wel faciliteren. Medewerkers kunnen inkooporders aanmaken, facturen klaarzetten voor betaling in het boekhoudprogramma, declareren én gebruikmaken van slimme betaalpassen. In deze blog gaan we dieper in op alle betaalmogelijkheden van de Spend Cloud.


Deze pagina beantwoordt deze vragen:
- Hoe betalen medewerkers bestellingen met de Spend Cloud?
- Hoe betalen medewerkers facturen met de Spend Cloud?
- Hoe betalen medewerkers contractuele verplichtingen met de Spend Cloud?
- Hoe doen medewerkers kleine, incidentele uitgaven met de Spend Cloud?
Benieuwd met welke boekhoudprogramma’s de Spend Cloud allemaal koppelt? Bekijk het op de boekhoudprogramma-pagina.
Bestellingen betalen met de Spend Cloud
Medewerkers hebben drie manieren om in de Spend Cloud een inkooporder aan te maken: 1) via een van de 200+ OCI-webshopkoppelingen, 2) een intern assortimen of 3) een handmatige orderaanvraag. Daarmee plaatsen medewerkers nog geen daadwerkelijke bestelling, maar doen ze een voorstel.
De betaling vindt pas plaats wanneer:
- Een factuur is ontvangen voor de betreffende order (en al dan niet via matching is gekoppeld aan order)
- De factuur is goedgekeurd in Spend Cloud
- De factuur daarna wordt geëxporteerd naar het boekhoudprogramma
Na het akkoord van alle relevante beoordelaars wordt de bestelling automatisch geplaatst. Deze workflows zijn volledig te personaliseren. Lees meer over Spend Cloud Inkoop.


Facturen betalen met de Spend Cloud
Zodra een factuur de Spend Cloud binnenkomt, krijgt de financiële administratie de taak om deze eventueel te controleren en te coderen (tenzij er een 3-way match en touchless factuurverwerking mogelijk is). Tijdens het coderen wordt een medewerker geselecteerd die de factuur dient te beoordelen en te coderen. Na goedkeuring door een medewerker met de juiste procuratie exporteert de Spend Cloud de factuur automatisch naar het boekhoudprogramma voor betaling. Lees meer over Spend Cloud Factuurverwerking.
Contractuele verplichtingen betalen met de Spend Cloud
Met automatische incasso
Het betalen van contractuele verplichting kan per organisatie, contract en situatie verschillen. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een automatische incasso. In zo’n geval wordt een contract in de Spend Cloud geregistreerd en gecontroleerd. Daarna kunnen hier facturen aan worden gekoppeld. Dan kunnen facturen eventueel automatisch worden goedgekeurd en geëxporteerd naar het boekhoudprogramma. Daar vindt de betaling dan plaats.


Contractuele verplichtingen betalen met de Spend Cloud
Zonder automatische incasso
Wanneer er geen automatische incasso is ingesteld, verloopt het proces vergelijkbaar zoals een gewone factuurmatching en betaling. Mogelijk herkent de Spend Cloud een contractnummer op de factuur en wordt de factuur automatisch aangevuld met extra informatie. Dan controleert de Spend Cloud of de factuur voldoet aan de criteria voor een automatische goedkeuring. Daarna wordt de factuur eventueel automatisch goedgekeurd of aangeboden aan een medewerker voor handmatige goedkeuring, en kan deze geëxporteerd worden naar het boekhoudprogramma. Daar vindt de betaling plaats.
Kleine, incidentele uitgaven doen met de Spend Cloud
Medewerkers kunnen uitgaven doen met slimme Spend Cloud Cards. Zo betalen ze direct vanuit de organisatie, in plaats van dat ze een voorschot moeten krijgen of moeten declareren. Spend Cloud Cards bieden de volgende betaalopties:
- Online uitgaven doen
- (Contactloos) pinnen in een winkel
- Pinnen bij een pinautomaat als jouw organisatie met contant geld wil blijven werken
De slimme betaalpassen zijn erg geschikt om nog even iets kleins te halen bij de supermarkt, maar ook om softwarelicenties mee te betalen. Lees meer over Spend Cloud Cards.


Hoe werken slimme betaalpassen?
Als organisatie krijg je een eigen saldorekening waar geld op overgemaakt kan worden vanuit de eigen huisbank. Medewerkers met een Spend Cloud Card hebben op die manier toegang tot een budget dat is gekoppeld aan hun specifieke pas. Dit budget maakt gebruik van het saldo op de rekening. Daarmee zijn voorschotten vanuit medewerkers of vanuit de organisatie verleden tijd!
Hoe werken Spend Cloud declaraties?
Is er een situatie waarin een medewerker even geen gebruik kan maken van een Spend Cloud Card? Bijvoorbeeld als die de pas niet op zak heeft, maar wel iets handigs tegenkomt voor op werk? Dan kan de medewerker altijd terugvallen op Spend Cloud Declareren om uitgaven te doen.
Medewerkers dienen eenvoudig een declaratie in, bijvoorbeeld met de gebruiksvriendelijke Spend Cloud App. De declaratie wordt daarna naar het boekhoudprogramma of salarispakket geëxporteerd en van daaruit betaald.
Het Spend Cloud declaratieproces is ook erg geschikt om reiskosten mee te vergoeden en urenverantwoordingen mee in te dienen. Lees meer over alle slimme declaratie-opties die de Spend Cloud biedt.


Best-practice: alles op factuurbasis of met slimme betaalpassen
Moedig medewerkers aan om alle grote uitgaven op factuurbasis te betalen en de rest met Spend Cloud Cards. Zo is het makkelijk om overzicht te houden van alle kosten, groot en klein. Sowieso raden we aan om volledig cashless te werken en declaratieprocessen te minimaliseren. Doe bijvoorbeeld boodschappen via de OCI-webshopkoppeling met jouw favoriete supermarkt en haal een verse verjaardagstaart met een Spend Cloud Card. Betaalpassen als het kan, declareren alleen als het moet.
Hoe betaal ik voor de Spend Cloud?
De Spend Cloud is een 100% cloud-based SaaS-oplossing. Dat betekent dat je implementatiekosten betaalt om van start te gaan en daarna een abonnement afsluit om de Spend Cloud te betalen. Lees alles over ons prijsmodel op de tarieven-pagina.
