Het succesvol implementeren van een nieuw inkoopsysteem

Het digitaliseren van het inkoopproces: stel een lijstje op met alle eisen en wensen, zoek een leverancier die hier het beste op aansluit en implementeer de software binnen de hele organisatie. Het lijkt heel simpel, maar er komt meer bij kijken dan in eerste instantie nodig lijkt. Op de achtergrond zijn er namelijk een aantal belangrijke vraagstukken die de nodige aandacht verdienen alvorens de start van het project. Waarmee valt en staat een succesvolle implementatie? Tijdens een inspiratiesessie hebben we over deze vraag gebrainstormd met een aantal klanten. Terugblikkend op hoe zij de implementatie hebben ervaren hebben we een aantal aspecten kunnen vastleggen.

Tips voor het implementeren van een inkoopsysteem

1. Geef het vormgevingsproces de nodige tijd
Het vormgeven van het gewenste inkoopproces kost en verdient veel tijd in de beginfase van het traject, zeker als er voorheen geen afspraken op het gebied van bestellingen werden gemaakt. Je wilt meer grip, hoe ga je dit proces dan verder inkaderen? Wie gaat het applicatiebeheer uitvoeren en het proces monitoren indien er geen inkoopafdeling is? Dit zijn vragen die moeten worden beantwoord voordat de volgende stap kan worden gezet. Wat zijn de voor- en nadelen van deze keuzes? Een goede ondersteuning en begeleiding van de leverancier van jouw inkoopsysteem is hier heel belangrijk.

Het opstarten van een pilotfase is niet zinvol zolang het inkoopproces niet helder is, dit werkt namelijk vertragend en verwarrend voor de pilot. Geef daarom het vormgevingsproces de nodige tijd. Daar zal je later weer de vruchten van plukken.

2. Focus op de kern!
Bedenk dat een nieuw inkoopsysteem het gewenste proces moet ondersteunen. Ga uit van hetgeen dat je wilt bereiken door doelen op te stellen. Richt je bij het bepalen van het gewenste proces op de kern van de bestellingen, sta niet teveel stil bij uitzonderingen. De uitzonderlijke gevallen zouden het beleid niet moeten bepalen, omdat je daar uiteindelijk ook niet de winst op gaat behalen.

3. Betrek iedereen tijdig
Een inkoopsysteem moet werkbaar zijn voor de gehele organisatie. Dat kan alleen bereikt worden indien alle relevante afdelingen worden betrokken in het voortraject. Vaak zien we in de praktijk dat de inkoper de enige is die het systeem begrijpt en dat de besteller op locatie geen idee heeft hoe de bestelling geplaatst moet worden. Focus bij het kiezen van een ondersteunend systeem op de voordelen voor alle stakeholders.

Ook bij het bepalen van het proces is het belangrijk dat alle partijen hierachter staan. Het proces moet werkbaar zijn voor zowel de inkoopafdeling, financiële administratie als degene die bestelt. Zonder deze afstemming zullen kinken in de kabel ontstaan, hetgeen de implementatie in de weg staat.

4. Communicatie: wat levert het voor mij op?
Een organisatie kan op meerdere vlakken voordeel halen uit een inkoopsysteem en het is goed om dit mee te nemen in de communicatie. Een besteller wil echter met name weten wat het hem oplevert. Richt je bij de uitrol niet zozeer op de voordelen van de organisatie, maar highlight de voordelen voor de eindgebruiker. Hiermee verhoog je de acceptatiegraad en gaan mensen er daadwerkelijk mee aan de slag.

Communicatie blijft altijd belangrijk. Betrek de organisatie bij alle ontwikkelingen en blijf positief, ook al is er sprake van weerstand. Uiteindelijk ben jij degene die hen moet overtuigen dat dit de beste methode is.