Efficiënte verwerking begint bij een correcte aanlevering

By april 30, 2015ProActive tip

E-facturering is een buzzword waarmee zeker veel economisch voordeel behaald kan worden. Maar hoe profiteert u daar nu eigenlijk optimaal van? Een efficiënte verwerking van de digitale factuur begint bij een correcte aanlevering van de factuur door de leverancier.

Er zijn nogal wat verschillende manieren om een digitale factuur op te stellen en aan te leveren. Het correct opstellen van een factuur begint al bij het bestand. De factuur zou als bestand moeten worden aangeleverd. De e-mail kun je eventueel zien als envelop en het bestand als het vel papier. De factuur als tekst in de e-mail is vergelijkbaar met het bedrag op de envelop schrijven en dus niet gewenst. Iedere factuur zou in een apart bestand moeten worden aangeleverd, meerdere facturen in één bestand is vergelijkbaar met meerdere facturen op één pagina afdrukken. Dat is niet wenselijk.

In welk formaat moet ik het aanleveren?
Het formaat waarin de factuur wordt aangeboden is van essentieel belang. Excel en Word bestanden zijn geen gebruikelijke formaten om een factuur in aan te bieden en zouden door u als klant niet moeten worden geaccepteerd. Facturen dienen in een PDF en/of een XML bestandsformaat te worden aangeleverd waarbij de XML bij voorkeur is opgebouwd volgens het gestandaardiseerde UBL 2.0 formaat. Dit garandeert een efficiënte verwerking van de factuur via ProActive.

Het aanleveren van de digitale factuur door de leverancier kan ook op diverse manieren. Inmiddels zijn er verschillende tussenpartijen die ervoor kunnen zorgen dat de facturen van een leverancier in een digitaal formaat bij hun klanten worden bezorgd, de zogenaamde e-facturatie dienstverleners.

De ene e-facturatie dienstverlener doet dat kosteloos en bij de ander zijn er kosten aan verbonden voor de leverancier of de klant. Er ontstaat een vreemde situatie wanneer je als klant moet betalen voor het digitaal ontvangen van een factuur. Dit is alsof je als klant de postzegels voor het ontvangen van een papieren factuur moet betalen. Wie wil er nu snel betaald worden?

Wat is de originele factuur?
Een ander belangrijk vraagstuk met de tussenkomst van zo’n dienstverlener is wat nu de originele factuur is. Is dit de informatie die je als klant ontvangt van de e-facturatie dienstverlener of is dit de informatie die de leverancier aan de e-facturatie dienstverlener verstrekt? Het verdient aanbeveling om de voorwaarden goed te bekijken.

Het uiteindelijk bezorgen van de digitale factuur kan ook weer op diverse manieren. Vreemd is het wanneer de leverancier een e-mail stuurt met daarin een link naar een website waar je na inloggen de factuur kan downloaden. Dat is vergelijkbaar met het ontvangen van een brief waarin het verzoek staat om de factuur te komen ophalen op bijvoorbeeld ons adres de Richard Holkade 9 te Haarlem. Het moeten downloaden van de factuur levert wederom extra onwenselijke verwerkingstijd op. Het is wenselijk om een factuur via de elektronische post oftewel e-mail op het juiste adres te ontvangen zodat deze eventueel rechtstreeks in uw factuurverwerkingspakket ProActive verwerkt kan worden.

ProActive is voorbereid op het efficiënt verwerken van digitaal ontvangen facturen. De mate van efficiëntie wordt echter sterk bepaald door de aanlevering van de digitale factuur. Het is daarom raadzaam om met uw leveranciers in overleg te treden over het aanleveren van de factuur. Daarbij zou zelfs overleg kunnen zijn over het opnemen van een juiste verdeling over kostenplaatsen in de digitaal aangeleverde XML-factuur om de factuur geheel geautomatiseerd te laten coderen. Deze investering gaat zichzelf bij uw grote leveranciers zeker snel terugverdienen.

Vuistregels aanlevering van digitale facturen:
1. Via bijlage in e-mail
2. 1 bijlage = 1 factuur
3. Als PDF of XML
4. E-mailadres juist
5. Kostenplaatsverdeling opgeven

Home

ProActive: verwijder complexiteit en leg de focus op belangrijke zaken.

Spend Cloud

Eén volledige oplossing waarbij u bepaalt welke functionaliteiten nodig zijn.

Functionaliteiten

Factuurverwerking, inkoop, kas & pas, contractmanagement, budgetteren & analyseren.

Cases

Onze klanten over hoe de Spend Cloud in de praktijk werkt.

ProActive gebruikt cookies en scripts van Google om uw gebruik van onze websites geanonimiseerd te analyseren, zodat we functionaliteit en effectiviteit kunnen aanpassen en advertenties kunnen tonen. Ook gebruiken we na aparte toestemming cookies en scripts van Facebook, Twitter, LinkedIn en Google om social media integratie op onze websites mogelijk te maken. Ten slotte plaatst SalesFeed cookies voor het aansturen van Liquid Content functionaliteiten. Als u wilt aanpassen welke cookies en scripts we mogen gebruiken, kunt u hieronder uw instellingen wijzigen. Meer informatie is beschikbaar in onze privacy- en cookieverklaring.

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten