Kan ik contant geld volledig uit mijn organisatie bannen?

Contant geld heeft als nadeel dat je er weinig grip op hebt. Diverse factoren, zoals fraude en het moeilijk registreren van contant geld, zorgen voor een versnipperd beeld. Geld dat er eigenlijk nog zou moeten zijn, is niet meer terug te vinden binnen de organisatie.

Gelukkig zijn er steeds meer gebruiksvriendelijke systemen die geldstromen inzichtelijk maken. Deze systemen zorgen ervoor dat medewerkers hun uitgaven, en eventueel inkomsten, registreren. Dit kunnen zowel contante uitgaven als uitgaven met een bankpas zijn.

Het voordeel van uitgaven met een bankpas is dat je alleen dagelijks de dagafschriften op de administratie hoeft in te lezen. Daardoor hoeven medewerkers alleen uitgaven te verantwoorden die ze daadwerkelijk hebben gedaan. Doordat het verantwoorden vaak geen kerntaak is, is het van groot belang dit zo eenvoudig mogelijk te maken.

Naast de nauwkeurige registratie bieden deze oplossingen ook de mogelijkheid om iemand mee te laten kijken. Dit ‘4 ogen principe’ is een laatste check voordat de gegevens worden verwerkt in het financiële pakket.

Volledig cashless werken

Naast systemen die de mogelijkheid geven voor een zorgvuldige registratie van contant geld of uitgaven met de bankpas, zijn er alternatieven om volledig cashless te werken. Inderdaad: geen contant geld meer! Dit kan in de vorm van prepaid betaalpassen die kunnen worden voorzien van een saldo. Het resultaat hiervan is dat medewerkers alleen het bedrag dat op de kaart staat kunnen uitgeven. Indien het bedrag niet toereikend is kun je de pas realtime opladen. Medewerkers lopen dus niet meer met grote hoeveelheden geld over straat.

De uitgaven van medewerkers zijn op deze manier ook realtime inzichtelijk. Zo hoef je niet meer te wachten op de gegevens die de kasbeheerder verstrekt. Daarnaast is deze manier van werken nauwkeuriger doordat niemand handmatig formulieren hoeft in te vullen en in te voeren. Alle transacties staan nu direct in het systeem.

Het gebruik van prepaid betaalpassen is een trend in de zorg, waar de passen vaak worden gebruikt door zelfsturende teams. Ook kunnen deze passen worden gebruikt voor bijvoorbeeld cliënten die met geld om moeten leren gaan. De prepaidpas kan worden voorzien van kleine bedragen, raakt de cliënt de pas kwijt dan is deze direct te blokkeren en gaat er geen geld verloren. Naast zorgorganisaties maken onderwijsinstellingen ook steeds vaker gebruik van deze passen, ook hier dient de prepaidpas ter vervanging van het contant geld op decentrale locaties.

Contant geld uitbannen is niet voor elke organisatie een noodzaak, maar het is zeer zeker mogelijk. Bovenstaande voorbeelden tonen aan dat er veel voordeel valt te halen aan het overstappen naar systemen waarbij contant geld niet meer nodig is.