WelThuis

By juli 27, 2018Geen categorie

WelThuis

Toen de helft van de WelThuis backoffice boventallig verklaard werd tijdens een reorganisatie, moest er ineens met de helft van het aantal mensen hetzelfde werk verzet worden. In de praktijk betekende dit dat facturen wel eens op goed geluk betaald werden. Nu zij in ProActive werken, worden facturen automatisch gematcht aan de inkooporder. En als een factuur niet van een inkoopordernummer is voorzien, hoeven medewerkers van de financiële administratie alleen te kijken naar iemand van afdeling Inkoop. Die gaat er dan gelijk achteraan.

“Met de ABC-analyse wordt Arnold op zijn wenken bediend.”

Ton van Dorp, manager Backoffice

“In het verleden was het zo dat we soms op goed geluk een factuur betaalden”, vertelt Arnold van Atten, ruim 7 jaar inkoper bij WelThuis. “Als een besteller de ontvangst niet had geregistreerd, wist niemand – behalve hij – of de levering al had plaatsgevonden. We waren ook gescheiden afdelingen: de crediteurenadministratie op de 2e etage en Inkoop op de eerste.” De wens om samen op één afdeling te komen hadden zij wel. Het veranderende klimaat in de zorg zorgde ervoor dat die wens werd ingewilligd.

Minder budget in de zorg
De zorg verandert, de hiërarchie neemt af en hetzelfde gebeurt met het budget. Voor WelThuis betekende dit dat de helft van de backoffice er tijdens de reorganisatie uitging. “Met de helft van het aantal mensen moesten we dezelfde handelingen blijven doen. Bij de zelfsturende teams in de huidige zorgcultuur past ondersteuning door digitale pakketten, maar de pakketten die wij hadden konden dat niet overnemen. Ook koppelden een aantal systemen niet goed met elkaar en wilden we sowieso de hoeveelheid aan pakketten inkrimpen.”

“Wij werkten al met een systeem, dus het principe was hetzelfde. Het verschil zit in de gebruiksvriendelijkheid van dit systeem. Dat heeft ertoe geleid dat iedereen binnen een maand na de overstap al ermee aan het werk was.” Ton van Dorp, manager Backoffice, is het daarmee eens: “Ik begon in januari als manager en heb geen cursus gehad. Ik ging erachter zitten en kon direct aan het werk. Het systeem spreekt voor zich.”

Inkoop gebruikt vooral de koppeling met de webshop van de verpleegmateriaal- en voedingsleveranciers. “Dat komt omdat zij al een goede koppeling met het systeem hebben. En als er een koppeling gerealiseerd moet worden, gebeurt dat binnen een dag. Ik geef een contactpersoon door en dan is het vlot geregeld.”

Daarnaast gebruiken ze de catalogus voor artikelen die ze bji vaste leveranciers afnemen. “Het grappige is dat steeds meer managers uit onze verzorgingshuizen uit de catalogus kiezen. Vroeger belden ze iemand uit de gids op en bestelden daar. Dan moesten we zo een leverancier in het systeem toevoegen, een administratief gedoe.”

3-weg matching
“Nu inkoop en de financiële administratie samen aan één blok zit, is er een wisselwerking. We ontvangen steeds meer digitale pdf-facturen, maar dat is niet waar onze focus ligt. We kijken of er een order aan de factuur vooraf is gegaan. Is een factuur niet van een inkoopordernummer voorzien, hoeft mijn collega alleen maar naar mij te kijken. Ik probeer dan gelijk te achterhalen waar dat in zit.”

Voor de 3-weg matching is er in ProActive de optie om de ontvangst van orders te registreren. “Vroeger zetten inkopers na een maand in één keer alle orders op geleverd. Nu zie ik in de voortgangsanalyses dat het aantal oploopt en stuur ik vanuit het systeem een mail naar de betreffende persoon.”

Op zijn wenken bediend
“In de nabije toekomst willen we meer werken met rapportages en analyse, vooral de ABC-analyse en Pareto grafiek. Dit komt in alle inkoopopleidingen aan bod. Je moet een Excel-deskundige zijn om de 80% uit te werken en dan kom je er na een dag knutselen wel uit. Dat wil je zo graag voor elkaar krijgen en nu doet het systeem voor je. Je zou er bijna een sprongetje van maken.” Volgens Ton stond dit al lang op Arnold’s verlanglijstje en werd hij “op zijn wenken bediend”.

“Als organisatie staan wij erom bekend dat wij innovatie opzoeken. Het gevaar hiervan is dat zulke pilots lastig zijn te bestendigen. Een systeem zoals ProActive past fantastisch in onze visie: innovatief, maar tegelijkertijd ook de doelmatigheid verzekeren.”

Factsheet

In de factsheets staat specifieke informatie over de functionaliteiten die WelThuis gebruikt: Factuurverwerking en Inkoop.

Download factsheet

Of neem contact met ons op

023 – 54 222 99

Zelf zien hoe het werkt?

 

Wij komen graag bij u langs of verzorgen een online demonstratie. Of als uw voorkeur daar naar uitgaat, plannen wij een referentiebezoek in bij één van onze klanten.

Referentiebezoek inplannen

Home

ProActive: verwijder complexiteit en leg de focus op belangrijke zaken.

Spend Cloud

Eén volledige oplossing waarbij u bepaalt welke functionaliteiten nodig zijn.

Functionaliteiten

Factuurverwerking, inkoop, kas & pas, contractmanagement, budgetteren & analyseren.

Cases

Onze klanten over hoe de Spend Cloud in de praktijk werkt.

ProActive gebruikt cookies en scripts van Google om uw gebruik van onze websites geanonimiseerd te analyseren, zodat we functionaliteit en effectiviteit kunnen aanpassen en advertenties kunnen tonen. Ook gebruiken we na aparte toestemming cookies en scripts van Facebook, Twitter, LinkedIn en Google om social media integratie op onze websites mogelijk te maken. Ten slotte plaatst SalesFeed cookies voor het aansturen van Liquid Content functionaliteiten. Als u wilt aanpassen welke cookies en scripts we mogen gebruiken, kunt u hieronder uw instellingen wijzigen. Meer informatie is beschikbaar in onze privacy- en cookieverklaring.

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten