Spend Cloud Purchase to Pay spreekt voor zich bij WelThuis
Met de Spend Cloud konden WelThuis direct een hoop fouten én geld besparen.
Hetzelfde werk ineens moeten doen met de helft van de mensen is lastig. Dit leidde er bij WelThuis voor dat facturen wel eens op goed geluk betaald werden. Met de Spend Cloud konden ze direct een hoop fouten én geld besparen.
Nu zij in de Spend Cloud werken, worden facturen namelijk automatisch gematcht aan de inkooporder. En als een factuur niet van een inkoopordernummer is voorzien, hoeven medewerkers van de financiële administratie alleen te kijken naar iemand van afdeling Inkoop. Die gaat er dan gelijk achteraan.
WelThuis – Digitaal facturen & inkooporders verwerken
“In het verleden was het zo dat we soms op goed geluk een factuur betaalden”, vertelt Arnold van Atten. Hij is ondertussen ruim 7 jaar inkoper bij WelThuis. “Als een besteller de ontvangst niet had geregistreerd, wist niemand – behalve hij – of de levering al had plaatsgevonden. We waren ook gescheiden afdelingen: de crediteurenadministratie op de 2e etage en Inkoop op de eerste.” De wens om samen op één afdeling te komen hadden zij wel. Het veranderende klimaat in de zorg zorgde ervoor dat die wens werd ingewilligd.
Minder budget in de zorg
De zorg verandert, de hiërarchie neemt af en hetzelfde gebeurt met het budget. Voor WelThuis betekende dit dat de helft van de backoffice er tijdens de reorganisatie uitging. “Met de helft van het aantal mensen moesten we dezelfde handelingen blijven doen. Bij de zelfsturende teams in de huidige zorgcultuur past ondersteuning door digitale pakketten. De pakketten die wij hadden, konden dat niet overnemen. Ook koppelden een aantal systemen niet goed met elkaar en wilden we sowieso de hoeveelheid aan pakketten inkrimpen.”
“Wij werkten al met een systeem, dus het principe was hetzelfde. Het verschil zit in de gebruiksvriendelijkheid van dit systeem. Dat heeft ertoe geleid dat iedereen binnen een maand na de overstap al ermee aan het werk was.” Ton van Dorp, manager Backoffice, is het daarmee eens: “Ik begon in januari als manager en heb geen cursus gehad. Ik ging erachter zitten en kon direct aan het werk. Het systeem spreekt voor zich.”
Inkoop gebruikt vooral de koppeling met de webshop van de verpleegmateriaal- en voedingsleveranciers. “Dat komt omdat zij al een goede koppeling met het systeem hebben. En als er een koppeling gerealiseerd moet worden, gebeurt dat binnen een dag. Ik geef een contactpersoon door en dan is het vlot geregeld.”
Daarnaast gebruiken ze de catalogus voor artikelen die ze bij vaste leveranciers afnemen. “Het grappige is dat steeds meer managers uit onze verzorgingshuizen uit de catalogus kiezen. Vroeger belden ze iemand uit de gids op en bestelden daar. Dan moesten we zo een leverancier in het systeem toevoegen, een administratief gedoe.”
3 way matching
“Nu inkoop en de financiële administratie samen aan één blok zit, is er een wisselwerking. We ontvangen steeds meer digitale pdf-facturen, maar dat is niet waar onze focus ligt. We kijken of er een order aan de factuur vooraf is gegaan. Is een factuur niet van een inkoopordernummer voorzien, hoeft mijn collega alleen maar naar mij te kijken. Ik probeer dan gelijk te achterhalen waar dat in zit.”
Voor de 3-weg matching is er in de Spend Cloud de optie om de ontvangst van orders te registreren. “Vroeger zetten inkopers na een maand in één keer alle orders op geleverd. Nu zie ik in de voortgangsanalyses dat het aantal oploopt. Dan stuur ik vanuit het systeem een mail naar de betreffende persoon.”
Benieuwd hoe intuïtief de Spend Cloud in de praktijk is?
Download de Purchase-to-Pay factsheet om alle voordelen van deze automatisering te bekijken!
Op zijn wenken bediend
“In de nabije toekomst willen we meer werken met rapportages en analyse, vooral de ABC-analyse en Pareto grafiek. Dit komt in alle inkoopopleidingen aan bod. Je moet een Excel-deskundige zijn om de 80% uit te werken. Dan kom je er na een dag knutselen wel uit. Dat wil je zo graag voor elkaar krijgen en nu doet het systeem voor je. Je zou er bijna een sprongetje van maken.” Volgens Ton stond dit al lang op Arnold’s verlanglijstje en werd hij “op zijn wenken bediend”.
“Als organisatie staan wij erom bekend dat wij innovatie opzoeken. Het gevaar hiervan is dat zulke pilots lastig zijn te bestendigen. Een systeem zoals de Spend Cloud past fantastisch in onze visie: innovatief, maar tegelijkertijd ook de doelmatigheid verzekeren.”
‘De gelukkigste vrouw van de backoffice’
Ook financieel medewerker, Selma Zelihic, is razend enthousiast is over de software. Volgens Selma zijn er vier grote redenen waarom zij weer met plezier naar het werk gaat. Sinds de overstap naar de Spend Cloud ervaart ze: eenvoud, logica, intelligentie en service.
Eenvoud
“In het systeem dat wij eerst gebruikten, moeten klanten die digitaal willen factureren een vragenlijst invullen, voordat zij hun factuur kunnen indienen. Ik kreeg regelmatig klanten aan de lijn die vroegen of dit wel klopt, want het is nogal een gedoe. In de Spend Cloud hebben we een postbus waar ze hun factuur toesturen. Het mag ook gewoon een pdf’je zijn, in plaats van een XML-bestand. Het systeem werkt met allebei.”
Logica
Naast eenvoud, vindt Selma de Spend Cloud vooral logisch in elkaar zitten. “Waar ik vroeger vooral tegenaan liep was dat het systeem te ingewikkeld was. Niemand snapte er wat van en wij moesten dat allemaal oplossen. Mijn collega’s en ik waren de hele week bezig met het doorvoeren van correcties. Sinds de reorganisatie werk ik nagenoeg alleen en gelukkig werk ik nu in de Spend Cloud. Het systeem spreekt voor zich. Ik hoef niet bang te zijn voor consequenties op de achtergrond als ik op een bepaalde knop druk. Ik ben nu weer bezig met mijn werk, in plaats van vooral fouten herstellen.”
Intelligentie
Het is fijn dat het systeem op sommige punten voor Selma nadenkt en haar aan bepaalde zaken herinnert. “Als er inkooporders klaarstaan voor 3-way matching, krijg ik een melding van het systeem. Voorheen moest ik eerst alle crediteuren langslopen, nu doet het systeem dit voor mij.”
Service
“En als kers op de taart is de service ook hartstikke goed. Ik ben het gewend dat ik een paar dagen moet wachten op een reactie op vragen via de mail. Als ik dan een reactie kreeg, vroegen ze om verduidelijking van mijn vraag. Dan was je nog verder weg van huis. Nu lijkt het alsof mijn vraag binnen een paar seconden is opgelost. En als ze mijn vraag niet begrijpen, bellen ze me even op voor opheldering en is het alsnog supersnel opgelost.”
Het is onmiskenbaar dat de Spend Cloud het gewenste effect heeft op Selma. Zij stond er zelfs op te noemen dat zij sinds de Spend Cloud “de gelukkigste vrouw van de wereld” is. Dit is het effect dat wij natuurlijk graag bij al onze klanten willen bereiken.
Benieuwd hoe intuïtief de Spend Cloud in de praktijk is?
Download de Purchase to Pay factsheet om alle voordelen van deze automatisering te bekijken!
