Case Syncasso – Factuurverwerking

De prijs-kwaliteitverhouding en de besparing die wordt gerealiseerd ten opzichte van andere leveranciers waren voor Syncasso de voornaamste reden van de keuze voor de Spend Cloud om factuurverwerking in te optimaliseren.
Inmiddels werkt Syncasso alweer 7 jaar in de Spend Cloud. Naast een kortere doorlooptijd, hebben zij nu ook inzichtelijk waar de stagnatie van het verwerken van facturen precies zit.
Inmiddels werkt Syncasso alweer 7 jaar in de Spend Cloud. Naast een kortere doorlooptijd, hebben zij nu ook inzichtelijk waar de stagnatie van het verwerken van facturen precies zit.

Syncasso – Digitaal facturen verwerken

Syncasso is een incasso- en gerechtsdeurwaarder organisatie. Met een hoofdkantoor in Utrecht, 7 vestigingen en ruim 350 medewerkers zijn zij verspreid over heel Nederland. Daarmee heeft deze organisatie binnen haar marktsegment een leidinggevende positie.

Complexe documentprocessen

Vanwege de omvang heeft de organisatie te maken met complexe documentprocessen, zo ook de factuurstroom. Met jaarlijks meer dan 11.000 inkomende facturen bleek de factuurverwerking een ingewikkeld en tijdrovend proces. Facturen werden voorheen geregistreerd in Otho Software. De originele factuur werd per post naar de budgethouders op verschillende locaties verzonden. Daarnaast werden ook papieren dossiers bijgehouden in een archief. Hierdoor kwam het regelmatig voor dat facturen zoek raakten of te lang in behandeling waren bij een medewerker. Om die reden ging de organisatie op zoek naar een software leverancier voor een oplossing voor digitale factuurverwerking. De prijs-kwaliteitverhouding en de besparing die met de Spend Cloud wordt gerealiseerd ten opzichte van andere leveranciers waren voor Syncasso de voornaamste reden van de keuze voor ProActive.

Tekstherkenning zorgt voor automatische codering

Syncasso werkt inmiddels ruim vier jaar naar volle tevredenheid met de Spend Cloud. De meest uit het oog springende verbetering is de wijze van factuurverwerking. Facturen komen nu centraal binnen op het hoofdkantoor in Utrecht, waar ze direct worden ingescand en gecodeerd door de financiële administratie. Dankzij de geavanceerde tekstherkenning worden de facturen voorgecodeerd. Zo worden bijvoorbeeld de leveranciers, grootboekrekeningnummers, kostenplaatsen en betalingscondities automatisch ingevuld door de Spend Cloud. Daarnaast worden facturen gekoppeld aan een dossiernummer. Afhankelijk van het bedrag en het dossiernummer worden de facturen automatisch aan de juiste kantoren en personen toegewezen voor controle. Na goedkeuring worden de facturen betaald in Otho Software.

Berry Philippi
Manager Finance & Control
“Sinds wij met de Spend Cloud werken worden facturen tweemaal zo snel verwerkt!”

Doorlooptijd van facturen nu tweemaal zo snel

Berry Philippi, Manager Finance & Control vertelt over zijn ervaring met de Spend Cloud: “De doelstelling was om de vele handmatige slagen te automatiseren en daarmee de doorlooptijd van de verwerking van inkoopfacturen te versnellen. Onze doelstellingen zijn ruimschoots behaald. De doorlooptijd is aanzienlijk verminderd en we kunnen nu goed bijhouden wie wat moet beoordelen en hoe lang hij of zij erover doet. ProActive heeft in samenwerking met Otho Software een koppeling gerealiseerd waarmee de financiële administratie op ieder gewenst moment inzicht heeft in de status van de betaling. Doordat de factuurverwerking nu volledig is gedigitaliseerd, hebben we geen zoekgeraakte facturen meer. Sinds wij met de Spend Cloud werken worden facturen nu gemiddeld twee maal zo snel verwerkt! Dankzij deze besparing hebben de medewerkers van de financiële administratie nu meer tijd voor andere belangrijke zaken.”

Meer informatie over de Spend Cloud? 

Wij bellen je (op werkdagen van maandag t/m vrijdag) graag terug.

Of neem contact op

Benieuwd wat de Spend Cloud van ProActive voor jou kan betekenen?

Bel mij terug

Download whitepaper