Case Stichting Zorgbalans – Slimme betaalpassen

In de tijd dat Zorgbalans begon met hun koers richting cashless werken, waren er weinig leveranciers van pinpassen die je als organisatie in eigen beheer hebt.
Toen deze leverancier stopte met het aanbieden van passen, ging Zorgbalans direct op zoek naar een alternatief. De eisen waren niet veranderd. In twee maanden tijd moesten 200 passen verspreid worden. Samen met Zorgbalans zorgden we voor een vlekkeloze overstap naar nieuwe passen en een succesvol vervol
Toen deze leverancier stopte met het aanbieden van passen, ging Zorgbalans direct op zoek naar een alternatief. De eisen waren niet veranderd. In twee maanden tijd moesten 200 passen verspreid worden. Samen met Zorgbalans zorgden we voor een vlekkeloze overstap naar nieuwe passen en een succesvol vervol

Zorgbalans – Zakelijke bankpas met Kas & Pas

Het was een samenloop van omstandigheden die ertoe geleid heeft dat Zorgbalans jaren geleden is gestart met het gebruik van prepaid-passen. Vanuit de treasury commissie kregen zij de opdracht om het kasverkeer sterk te verminderen, terwijl zij in dezelfde periode bezig waren met een opsplitsing van de buurtteams. Van 6 grote buurtteams gingen zij naar 45 kleine. Een van deze teams en een aantal intramurale teams hadden belangstelling voor een pinpas. Dit bleek een schot in de roos.

“In de tijd dat wij aan de slag gingen met prepaid-passen, waren er weinig spelers op de markt”, vertelt Wim Janssen, manager administratieve diensten bij Zorgbalans. “ We kozen voor Multi Service Prepaid Solutions en hebben jaren met hun bankpassen gewerkt. Het project was zo een succes, dat de Raad van Bestuur direct is ingeschakeld toen we te horen kregen dat Multi Service zou stoppen en wij op zoek moesten naar een nieuwe leverancier.”

Veelbelovende oplossing

Deze zoektocht verliep vrij simpel, omdat Zorgbalans het traject al eerder doorlopen had . “Er waren natuurlijk al een aantal aanbieders over de vloer geweest, die kregen alsnog een kans. Daarnaast had Multi Service een leverancier aangegeven die hun diensten kon overnemen. En toevallig was mijn collega kort daarvoor naar een inspiratiesessie van bunq en ProActive geweest. Er was nog geen product, maar wat eraan zat te komen, klonk heel goed.”

Wim Janssen
Manager administratieve diensten
“Als je minder tijd besteedt aan de administratie, heb je meer tijd over voor de zorg.”

De distributie van 200 passen

Alhoewel Zorgbalans ook voor het volledige purchase-to-pay proces en de nog bestaande kasadministratie gebruikmaakt van de Spend Cloud, was de keuze voor de Spend Cloud deze keer niet zo vanzelfsprekend. “Er was geen gebrek aan vertrouwen in de Spend Cloud, maar nu kregen we ook te maken met bunq, voor ons onbekend. Uiteindelijk heb ik een business case gemaakt voor drie verschillende aanbieders, waaronder ook de Spend Cloud in combinatie met bunq.”

Kostentechnisch pakte de Spend Cloud goed uit, maar Wim moest de Raad van Bestuur alsnog overtuigen om voldoende vertrouwen te krijgen in het IT-bedrijf met een banklicentie. “Enerzijds zijn wij dit traject ingegaan vanuit vertrouwen en partnership. Wij zien ProActive als een betrouwbare leverancier die meedenkt met de klant. Anderzijds was het ook een kwestie van ondernemerschap; het lef hebben om aan een project aan te gaan zonder een gereed product.”

Aangezien Multi Service al snel zou stoppen, lag er een behoorlijke tijdsdruk op het implementatietraject. In twee maanden tijd, moest alles overgezet worden. Om het goed op te zetten, werd aan dit project een hoge prioriteit gegeven. Vóór 1 oktober moesten er 200 werkzame bankpassen bij de betrokkenen liggen. “Mijn collega Marleen Herben en ik vormden samen met het Productmanagement team van ProActive één team. Er was ruimte voor onze visie en we mochten meedenken met mogelijkheden. Deze manier van samenwerken heeft gezorgd voor een vlekkeloze overstap.”

De Belastingdienst wordt er enthousiast van

De 200 passen worden gebruikt door verschillende medewerkers; extra- en intramurale teams, buurtteams, prettig thuisteams, maar ook managers en artsen. “Wij hebben onze werkwijze aan de Belastingdienst voorgelegd en ze werden er enthousiast van. Er is een scheiding tussen uitgaven ten behoeve van de cliënt en personele kosten. We controleren steekproefsgewijs op horecagelegenheden om er zeker van te zijn dat de juiste pas voor de juiste uitgave gebruikt wordt.”

Nu Zorgbalans de bunq bankpassen enige tijd gebruikt, kunnen zij de oude en nieuwe leverancier tegenover elkaar stellen. “Het belangrijkste verschil is dat de Spend Cloud Single Sign On heeft waardoor je slechts één keer hoeft in te loggen. Software moet zo eenvoudig mogelijk zijn, want hoe minder tijd je besteedt aan administratieve handelingen, des te meer tijd je over hebt voor de zorg. Als ik de voordelen moet opsommen, zeg ik:

  • De nieuwe pas wordt overal geaccepteerd
  • De pashouder kan zelf een pincode instellen
  • Er is geen aparte login vereist om transacties te bekijken

En niet te vergeten de bereikbaarheid bij ProActive. Echt een perfecte helpdesk.”

Meer informatie over de Spend Cloud? 

Wij bellen je (op werkdagen van maandag t/m vrijdag) graag terug.

Of neem contact met ons op

Benieuwd wat de Spend Cloud van ProActive voor jou kan betekenen?

Bel mij terug