Case Prisma – Kas & Pas

2.200 zorgmedewerkers op 160 locaties voor 2.000 cliënten zorgt voor een complex proces. Daarom zijn de slimme betaalpassen voor Prisma een uitkomst. In 2018 zijn ze aan de slag gegaan met de Spend Cloud module Kas & Pas als oplossing voor het beheren van cliëntgelden.

Ondertussen hebben Prisma en ProActive zich samen verder ontwikkeld en kunnen we nog beter op behoeftes van zorgmedewerkers van Prisma aansluiten. 

prisma-zorg-kas-pas

De aanleiding om met Kas & Pas te gaan werken

Prisma werkt met 2.200 zorgmedewerkers op 160 locaties voor 2.000 cliënten. Dat maakt de administratie behoorlijk complex. Vooral de hoeveelheid handmatige, administratieve, handelingen was frustrerend voor de zorgmedewerkers. Het verwerken van een transactie kostte onnodig veel tijd; tijd die je dus niet aan cliënten kunt besteden. 

“Door de eenvoud van de Spend Cloud app hebben medewerkers geen boekhoudkundige achtergrond nodig om een bonnetje te verwerken”, volgens André Koolwijk, teamleider financiële administratie bij Prisma. Het systeem is zo toegankelijk, dat iedereen ermee kan werken. Er zijn geen grootboekrekeningnummers zichtbaar die voor verwarring kunnen zorgen. Met de Spend Cloud heb je een helder proces waarin iedereen hetzelfde werkt. Je bespaart veel tijd en irritaties en je voorkomt fouten. Ondertussen heeft Prisma wel 1.500 slimme betaalpassen in de omloop. “De Spend Cloud in één zin omschrijven is ingewikkeld, omdat je er zoveel opties zijn, maar het gebruiksgemak is heel groot”, volgens André Koolwijk. 

Mobiel blijven met Kas & Pas

“Kas & Pas werkt gewoon heel goed, met name de Spend Cloud app is ontzettend handig” – André Koolwijk, teamleider financiële administratie bij Prisma. “Daarmee kun je nu zelfs periodes afsluiten, net als in de online versie. Er zijn bijna geen beperkingen meer wanneer je de mogelijkheden van desktop en app vergelijkt. Met de update waardoor er nu geboekt kan worden op cliënten, ging er ook een nieuwe wereld open over Prisma. Juist omdat zorgmedewerkers niet veel tijd hebben om achter een computer te zitten, omdat ze mobiel moeten zijn, is de app een fijne toevoeging aan het systeem.”

André Koolwijk

teamleider financiële administratie bij Prisma

“Je maakt een foto van het bonnetje en klaar is Kees. Transacties zijn binnen vijf minuten te verwerken.”

Ga jij zakelijke uitgaven versimpelen met de slimme betaalpassen van de Spend Cloud?

Download de factsheet en bekijk alle voordelen!

“Omdat zorgmedewerkers uitgaven ter plekke verantwoorden, gaat het proces veel sneller. Juist omdat het zo eenvoudig en snel kan, stellen medewerkers het verantwoorden geen weken meer uit. Alles kan namelijk real-time. In het verleden liep Prisma soms tot wel vijf maanden achter. Door het proces te versimpelen, bespaar je niet alleen tijd, maar vermijd je ook nog eens veel frustratie en discussies over uitgaven.” 

Vanwege de tevredenheid is Prisma ondertussen ook aan de slag gegaan met de Spend Cloud modules Factuurverwerking, Contractmanagement en Inkoop. Het laatste ontbrekende onderdeel (Declareren) staat voor de toekomst op de prioriteitenlijst.

Ben jij klaar om een einde te maken aan administratief gedoe?

Bekijk dan de Spend Cloud module Kas & Pas met de slimme prepaid betaalpassen.

Ga jij zakelijke uitgaven versimpelen met de slimme betaalpassen van de Spend Cloud?

Download de factsheet en bekijk alle voordelen!

Benieuwd wat de Spend Cloud van ProActive voor jou kan betekenen?