Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen

By juli 26, 2018Geen categorie

Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen

De NVZ werkte met drie medewerkers in één Excel-bestand. Als een factuur binnenkwam, keek een medewerker in Excel naar de bijbehorende verplichting. Alleen bleek dat niet handig als iemand vrij of ziek was. Na het opstellen van een eisenlijst, begon het vergelijken van verschillende leveranciers online. Nadat ProActive deze race overtuigend won, wilden ze zo snel mogelijk aan de slag. Met twee medewerkers verzamelden zij de benodigde gegevens en droegen op die manier zelf bij aan een razendsnelle implementatie.

“Dankzij de rapportages kan ik gerichte sturing geven op de tweede helft van het jaar.”

Monique van de Haar, medewerker Financiële administratie

“Toen de verplichtingenadministratie in Excel niet meer aansloot op de facturen, moesten we op zoek naar een efficiënte oplossing om facturen en verplichtingen bij elkaar te brengen,” vertelt Monique van de Haar, medewerker Financiële administratie bij de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ). “We hebben eerst nagedacht over wat we precies willen en begonnen daarna aan onze zoektocht.”

“Voor ProActive verliep zowel de factuurverwerking als de verplichtingenadministratie volledig handmatig. Wanneer wij facturen binnenkregen, keek ik, of één van mijn twee collega’s in het Excel-bestand naar de bijbehorende verplichting. Zo hielden we de stand van de verplichting bij en controleerden we tegelijkertijd de factuur.”

Met drie medewerkers in één Excel-bestand werken bleek geen gunstige werkmethode. “Als mijn collega afwezig was, wist ik niet precies waar hij gebleven was. Dan klopte de administratie niet meer en had ik ook geen overzichten om aan het managementteam te presenteren, terwijl dat juist de bedoeling is.” Het moest dus anders, maar waar te beginnen?

Het begint bij Google
Het selectieteam – bestaand uit een secretaresse, de directie- en bestuurssecretaris, de controller, de manager Bedrijfsvoering en Monique – stelde de volgende randvoorwaarden op:

  • de software zorgt voor een snel en efficiënt proces
  • de software heeft opties om facturen digitaal op te slaan
  • de software koppelt facturen aan verplichtingen
  • de software is gebruiksvriendelijk
  • de software koppelt met Exact

“Afzonderlijk gingen wij via Google op zoek naar de mogelijkheden om verplichtingen en facturen bij elkaar te krijgen. Dan krijg je een lijst met aanbieders en sta je voor een tweede keus. Na verscheidene websites bekeken te hebben, hadden we een aantal leveranciers gevonden en begon het echte vergelijken. Wat zijn de voordelen? En welke voordelen komen overeen met onze voorwaarden?”

Zo snel mogelijk implementeren en van start
“Na een unanieme keuze voor ProActive, wilden wij zo snel mogelijk starten. Wij vroegen of een korte implementatie mogelijk was en ontvingen een keurig overzicht met de gegevens die we moesten aanleveren. Daar hebben we met twee man aan zitten werken, waardoor de implementatie was afgerond voordat we er erg in hadden.”
Voor het inrichten van de verplichtingenadministratie heeft de NVZ een simpele werkwijze: grote investering, of een bijeenkomst van één van de afdelingen, voor alle uitgaven boven €1.000,- wordt een offerte aangevraagd. De administratie registreert de gekozen offerte als verplichting en koppelt dit terug aan de afdeling. Zo weten zij bij elke nieuwe verplichting wat er over is van het budget.

“Ook hebben wij per afdeling een projectenpot die wij bewaken aan de hand van verplichtingen, zoals nu het innovatieproject bijvoorbeeld. We hangen een verplichting met projectcode aan alle offertes die we hiervoor binnenkrijgen. Zo zien we gemakkelijk en snel welke verplichtingen bij dat project horen.”

“Onze leveranciers werken ook goed mee; 60% levert de facturen digitaal aan en dat worden er steeds meer. We zijn al klaar om over te stappen op XML, maar onze leveranciers beginnen te klapperen met hun oren als we daarover beginnen.”

Sturen op de toekomst
“Ik kan met zekerheid zeggen dat we ons doel volledig bereikt hebben. Iedereen werkt met gemak op de nieuwe, efficiëntere wijze, we hebben weer structuur in onze processen en we hebben een duidelijker beeld van het budgetverbruik. Een leven zonder Verplichtingen zou m’n werk ernstig bemoeilijken.

Dankzij de rapportages in ProActive kan ik gerichte sturing geven op de tweede helft van het jaar. Ik loop de begroting na, bekijk de rapportages en geef door welke uitgaven ze het best binnen de perken kunnen houden. Ons eerstvolgende doel is maandrapportages realiseren. Hier hebben we nu eindelijk de tijd voor.”

Factsheet

In de factsheets staat specifieke informatie over de functionaliteiten die de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen gebruikt: Factuurverwerking en Contractmanagement.

Download factsheet

Of neem contact met ons op

023 – 54 222 99

Zelf zien hoe het werkt?

 

Wij komen graag bij u langs of verzorgen een online demonstratie. Of als uw voorkeur daar naar uitgaat, plannen wij een referentiebezoek in bij één van onze klanten.

Referentiebezoek inplannen

Home

ProActive: verwijder complexiteit en leg de focus op belangrijke zaken.

Spend Cloud

Eén volledige oplossing waarbij u bepaalt welke functionaliteiten nodig zijn.

Functionaliteiten

Factuurverwerking, inkoop, kas & pas, contractmanagement, budgetteren & analyseren.

Cases

Onze klanten over hoe de Spend Cloud in de praktijk werkt.

ProActive gebruikt cookies en scripts van Google om uw gebruik van onze websites geanonimiseerd te analyseren, zodat we functionaliteit en effectiviteit kunnen aanpassen en advertenties kunnen tonen. Ook gebruiken we na aparte toestemming cookies en scripts van Facebook, Twitter, LinkedIn en Google om social media integratie op onze websites mogelijk te maken. Ten slotte plaatst SalesFeed cookies voor het aansturen van Liquid Content functionaliteiten. Als u wilt aanpassen welke cookies en scripts we mogen gebruiken, kunt u hieronder uw instellingen wijzigen. Meer informatie is beschikbaar in onze privacy- en cookieverklaring.

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten