Case Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen – Factuurverwerking

De NVZ werkte met drie medewerkers in één Excel-bestand. Als een factuur binnenkwam, keek een medewerker in Excel naar de bijbehorende verplichting. Alleen bleek dat niet handig als iemand vrij of ziek was.
Na het opstellen van een eisenlijst, begon het vergelijken van verschillende leveranciers online. Nadat de Spend Cloud deze race overtuigend won, wilden ze zo snel mogelijk aan de slag. Met twee medewerkers verzamelden zij de benodigde gegevens en droegen op die manier zelf bij aan een razendsnelle implementatie.
Na het opstellen van een eisenlijst, begon het vergelijken van verschillende leveranciers online. Nadat de Spend Cloud deze race overtuigend won, wilden ze zo snel mogelijk aan de slag. Met twee medewerkers verzamelden zij de benodigde gegevens en droegen op die manier zelf bij aan een razendsnelle implementatie.

De NVZ – Digitaal facturen verwerken

“Toen de verplichtingenadministratie in Excel niet meer aansloot op de facturen, moesten we op zoek naar een efficiënte oplossing om facturen en verplichtingen bij elkaar te brengen,” vertelt Monique van de Haar, medewerker Financiële administratie bij de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ). “We hebben eerst nagedacht over wat we precies willen en begonnen daarna aan onze zoektocht.”

“Voor de Spend Cloud verliep zowel de factuurverwerking als de verplichtingenadministratie volledig handmatig. Wanneer wij facturen binnenkregen, keek ik, of één van mijn twee collega’s in het Excel-bestand naar de bijbehorende verplichting. Zo hielden we de stand van de verplichting bij en controleerden we tegelijkertijd de factuur.”

Met drie medewerkers in één Excel-bestand werken bleek geen gunstige werkmethode. “Als mijn collega afwezig was, wist ik niet precies waar hij gebleven was. Dan klopte de administratie niet meer en had ik ook geen overzichten om aan het managementteam te presenteren, terwijl dat juist de bedoeling is.” Het moest dus anders, maar waar te beginnen?

Het begint bij Google

Het selectieteam – bestaand uit een secretaresse, de directie- en bestuurssecretaris, de controller, de manager Bedrijfsvoering en Monique – stelde de volgende randvoorwaarden op:

  • de software zorgt voor een snel en efficiënt proces
  • de software heeft opties om facturen digitaal op te slaan
  • de software koppelt facturen aan verplichtingen
  • de software is gebruiksvriendelijk
  • de software koppelt met Exact
Monique van de Haar
medewerker Financiële administratie
“Dankzij de rapportages kan ik gerichte sturing geven op de tweede helft van het jaar.”

“Afzonderlijk gingen wij via Google op zoek naar de mogelijkheden om verplichtingen en facturen bij elkaar te krijgen. Dan krijg je een lijst met aanbieders en sta je voor een tweede keus. Na verscheidene websites bekeken te hebben, hadden we een aantal leveranciers gevonden en begon het echte vergelijken. Wat zijn de voordelen? En welke voordelen komen overeen met onze voorwaarden?”

Zo snel mogelijk implementeren en van start

“Na een unanieme keuze voor de Spend Cloud, wilden wij zo snel mogelijk starten. Wij vroegen of een korte implementatie mogelijk was en ontvingen een keurig overzicht met de gegevens die we moesten aanleveren. Daar hebben we met twee man aan zitten werken, waardoor de implementatie was afgerond voordat we er erg in hadden.”
Voor het inrichten van de verplichtingenadministratie heeft de NVZ een simpele werkwijze: grote investering, of een bijeenkomst van één van de afdelingen, voor alle uitgaven boven €1.000,- wordt een offerte aangevraagd. De administratie registreert de gekozen offerte als verplichting en koppelt dit terug aan de afdeling. Zo weten zij bij elke nieuwe verplichting wat er over is van het budget.

“Ook hebben wij per afdeling een projectenpot die wij bewaken aan de hand van verplichtingen, zoals nu het innovatieproject bijvoorbeeld. We hangen een verplichting met projectcode aan alle offertes die we hiervoor binnenkrijgen. Zo zien we gemakkelijk en snel welke verplichtingen bij dat project horen.”

“Onze leveranciers werken ook goed mee; 60% levert de facturen digitaal aan en dat worden er steeds meer. We zijn al klaar om over te stappen op XML, maar onze leveranciers beginnen te klapperen met hun oren als we daarover beginnen.”

Sturen op de toekomst

“Ik kan met zekerheid zeggen dat we ons doel volledig bereikt hebben. Iedereen werkt met gemak op de nieuwe, efficiëntere wijze, we hebben weer structuur in onze processen en we hebben een duidelijker beeld van het budgetverbruik. Een leven zonder Verplichtingen zou m’n werk ernstig bemoeilijken.

Dankzij de rapportages in de Spend Cloud kan ik gerichte sturing geven op de tweede helft van het jaar. Ik loop de begroting na, bekijk de rapportages en geef door welke uitgaven ze het best binnen de perken kunnen houden. Ons eerstvolgende doel is maandrapportages realiseren. Hier hebben we nu eindelijk de tijd voor.”

Meer informatie over de Spend Cloud? 

Wij bellen je (op werkdagen van maandag t/m vrijdag) graag terug.

Of neem contact op

Benieuwd wat de Spend Cloud van ProActive voor jou kan betekenen?

Bel mij terug

Download whitepaper