Case FNV – Factuurverwerking

Het FNV kan nu, ondanks de regionale locaties door het hele land, de doorlooptijd van facturen met 67% verminderen! De digitale manier van werken met de Spend Cloud heeft daar flink aan bijgedragen.

Het FNV zit nooit meer met facturen die minstens 6 weken nodig hebben om verwerkt te kunnen worden. Betaaltermijnen halen is niet langer een uitdaging, maar gewoon de dagelijkse gang van zaken.

FNV – Digitaal facturen verwerken

De FNV (Federatie Nederlandse Vakbeweging) is de grootste vakbond van Nederland. Het Centraal Vakbondshuis van de FNV zit in Utrecht, maar de organisatie heeft regionale vakbondshuizen door het hele land. In het verleden was er in elk regionaal vakbondshuis een archief met facturen te vinden.

Factuurstroom digitaliseren

Door de omvang en het decentrale karakter van de FNV bestond er een grote behoefte aan het digitaliseren van het factuurverwerkingsproces. In het verleden had de organisatie regelmatig te maken met lange doorlooptijden, waren facturen zoek en werd er door decentrale medewerkers een eigen archief van kopieën bijgehouden. Kopie facturen en herinneringsfacturen zorgden regelmatig voor dubbele betalingen. Het proces was verre van efficiënt.

Gestructureerde factuurstroom

Na een aantal pakketten te hebben bekeken, heeft de FNV gekozen voor de Spend Cloud. De duidelijke projectaanpak, koppeling met het door de organisatie gebruikte financiële pakket DBS Financieel en het feit dat de oplossing webbased is, gaven de doorslag in de uiteindelijke keuze. Facturen worden centraal gescand, waarbij gegevens automatisch worden herkend en toegevoegd aan het digitale archief. Via het ingebouwde procuratieschema wordt elke factuur door de juiste budgethouders beoordeeld en afgetekend. Omdat de software webbased is, zijn facturen altijd en overal toegankelijk voor alle betrokkenen. Direct na ontvangst van de laatste benodigde accordering staat de factuur klaar voor betaling in DBS Financieel.”

Een efficiëntere verwerking en meer!

Benieuwd naar alle voordelen van digitale factuurverwerking met de Spend Cloud? Download de factsheet!

Yvonne Wijnker

hoofd Financiën

“Dankzij de Spend Cloud is de doorlooptijd van facturen met 67% afgenomen!”

Snellere factuurverwerking

Yvonne Wijnker, Hoofd Financiën, vertelt over haar ervaring met de Spend Cloud: “Voor de implementatie van de Spend Cloud binnen de organisatie duurde het gemiddeld wel 6 weken voordat een factuur door alle verantwoordelijke personen was geaccordeerd en kon worden klaargezet voor betaling. Met als gevolg dat we de gestelde betaaltermijnen niet haalden. We ontvingen dan ook geregeld aanmaningen van onze leveranciers. Dit probleem is sinds we met de Spend Cloud werken verholpen. De doorlooptijd van een factuur is zelfs met 67% afgenomen!

Een efficiëntere verwerking en meer!

Benieuwd naar alle voordelen van digitale factuurverwerking met de Spend Cloud? Download de factsheet!

Benieuwd wat de Spend Cloud van ProActive voor jou kan betekenen?