Eden Hotels

By juli 27, 2018Geen categorie

Eden Hotels

Met 35.000 inkomende facturen per jaar zijn fouten en vooral de tijd die het kost om die fouten te corrigeren zeer onwenselijk. Nadat Eden Hotels ervoor koos dit aan te pakken met ProActive hebben zij eerst zes weken getest in 3 van de 11 hotels. Omdat de voordelen direct zichtbaar zijn, werd de nieuwe werkwijze direct als prettig ervaren. Hierna gingen zij over op de volgende stap: inkooporders automatisch koppelen aan inkomende facturen.

“De samenwerking met ProActive voelt als een partnership.”

Joost Peeperkorn, Financieel directeur

Eden Hotels had met 20 hotels en 45.000 inkomende facturen op jaarbasis last van veel te lange doorlooptijden. Er kwamen te veel fouten voor, dus ook veel correcties. En dat allemaal omdat de verwerking van de documentenstroom niet efficiënt was ingericht. Met het digitaliseren van het volledige proces vanaf inkoop tot aan de betaling, wilden ze op tijd en kosten besparen. Na een uitvoerig pakketselectietraject bleek ProActive het beste aan te sluiten op de eisen en wensen.

Facturen zeer snel terug te vinden
De eerste stap naar een volledig gedigitaliseerd purchase to pay proces was het digitaliseren van inkoopfacturen. ProActive Factuurverwerking werd eerst 6 weken proefgedraaid in 3 hotels. De nieuwe werkwijze werd direct als prettig ervaren. Bovendien waren de eerste voordelen direct zichtbaar; minder facturen kwijt, minder fouten tijdens het boeken en een snellere, geautomatiseerde workflow. De allergrootste tijdsbesparing wordt behaald uit het terugzoeken en verwerken van facturen.

Om een nog grotere efficiencyslag te slaan heeft Eden Hotels met de top 15 leveranciers afgesproken facturen enkel digitaal via de postbus te ontvangen. Dat heeft ervoor gezorgd dat 90% van de facturen digitaal worden ontvangen en deze dus nóg sneller kunnen worden verwerkt in ProActive.

Factuurmatching
Nadat de functionaliteit Factuurverwerking in de gehele organisatie was uitgerold, was het tijd voor de volgende stap: namelijk het stroomlijnen van het inkoopproces door middel van ProActive Inkoop. Het mooie van ProActive is dat beide processen, factuurverwerking en inkoop, met elkaar worden verbonden. Het systeem signaleert en matcht inkomende facturen automatisch met de bijbehorende, goedgekeurde inkooporder en de levering. Deze worden vervolgens automatisch afgeboekt en klaargezet voor betaling. Voorheen moesten de medewerkers papieren inkooporders en facturen in archiefkasten terugzoeken om deze te controleren. Nu wordt dit automatisch door ProActive opgevangen. Dat scheelt enorm veel tijd!

Samenwerking voelt als partnership
Joost Peeperkorn concludeert: “Dankzij ProActive is er meer borging van het proces, alles wordt namelijk digitaal vastgelegd. Daarnaast zijn wij erg tevreden over de door ProActive geboden service. Lopende zaken worden zeer snel en accuraat opgepakt. ProActive doet hun naam eer aan!”

Factsheet

In de factsheets staat specifieke informatie over de functionaliteiten die Eden Hotels gebruikt: Factuurverwerking en Inkoop.

Download factsheet

Of neem contact met ons op

023 – 54 222 99

Zelf zien hoe het werkt?

 

Wij komen graag bij u langs of verzorgen een online demonstratie. Of als uw voorkeur daar naar uitgaat, plannen wij een referentiebezoek in bij één van onze klanten.

Referentiebezoek inplannen

Home

ProActive: verwijder complexiteit en leg de focus op belangrijke zaken.

Spend Cloud

Eén volledige oplossing waarbij u bepaalt welke functionaliteiten nodig zijn.

Functionaliteiten

Factuurverwerking, inkoop, kas & pas, contractmanagement, budgetteren & analyseren.

Cases

Onze klanten over hoe de Spend Cloud in de praktijk werkt.

ProActive gebruikt cookies en scripts van Google om uw gebruik van onze websites geanonimiseerd te analyseren, zodat we functionaliteit en effectiviteit kunnen aanpassen en advertenties kunnen tonen. Ook gebruiken we na aparte toestemming cookies en scripts van Facebook, Twitter, LinkedIn en Google om social media integratie op onze websites mogelijk te maken. Ten slotte plaatst SalesFeed cookies voor het aansturen van Liquid Content functionaliteiten. Als u wilt aanpassen welke cookies en scripts we mogen gebruiken, kunt u hieronder uw instellingen wijzigen. Meer informatie is beschikbaar in onze privacy- en cookieverklaring.

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten