Case Eden Hotels – Inkoop en Factuurverwerking

Met 35.000 inkomende facturen per jaar zijn fouten en vooral de tijd die het kost om die fouten te corrigeren zeer onwenselijk.
Nadat Eden Hotels ervoor koos dit aan te pakken met de Spend Cloud hebben zij eerst zes weken getest in 3 van de 11 hotels. Omdat de voordelen direct zichtbaar zijn, werd de nieuwe werkwijze direct als prettig ervaren. Hierna gingen zij over op de volgende stap: inkooporders automatisch koppelen aan inkomende facturen.
Nadat Eden Hotels ervoor koos dit aan te pakken met de Spend Cloud hebben zij eerst zes weken getest in 3 van de 11 hotels. Omdat de voordelen direct zichtbaar zijn, werd de nieuwe werkwijze direct als prettig ervaren. Hierna gingen zij over op de volgende stap: inkooporders automatisch koppelen aan inkomende facturen.

Eden Hotels – Digitaal inkooporders en facturen verwerken

Eden Hotels had met 20 hotels en 45.000 inkomende facturen op jaarbasis last van veel te lange doorlooptijden. Er kwamen te veel fouten voor, dus ook veel correcties. En dat allemaal omdat de verwerking van de documentenstroom niet efficiënt was ingericht. Met het digitaliseren van het volledige proces vanaf inkoop tot aan de betaling, wilden ze op tijd en kosten besparen. Na een uitvoerig pakketselectietraject bleek de Spend Cloud het beste aan te sluiten op de eisen en wensen.

Facturen zeer snel terug te vinden
De eerste stap naar een volledig gedigitaliseerd purchase to pay proces was het digitaliseren van inkoopfacturen. De module Factuurverwerking werd eerst 6 weken proefgedraaid in 3 hotels. De nieuwe werkwijze werd direct als prettig ervaren. Bovendien waren de eerste voordelen direct zichtbaar; minder facturen kwijt, minder fouten tijdens het boeken en een snellere, geautomatiseerde workflow. De allergrootste tijdsbesparing wordt behaald uit het terugzoeken en verwerken van facturen.

Om een nog grotere efficiencyslag te slaan heeft Eden Hotels met de top 15 leveranciers afgesproken facturen enkel digitaal via de postbus te ontvangen. Dat heeft ervoor gezorgd dat 90% van de facturen digitaal worden ontvangen en deze dus nóg sneller kunnen worden verwerkt in de Spend Cloud.

Joost Peeperkorn
Financieel directeur
“De samenwerking met ProActive voelt als een partnership.”

Factuurmatching
Nadat de functionaliteit Factuurverwerking in de gehele organisatie was uitgerold, was het tijd voor de volgende stap: namelijk het stroomlijnen van het inkoopproces door middel van de module Inkoop. Het mooie van de Spend Cloud is dat beide processen, factuurverwerking en inkoop, met elkaar worden verbonden. Het systeem signaleert en matcht inkomende facturen automatisch met de bijbehorende, goedgekeurde inkooporder en de levering. Deze worden vervolgens automatisch afgeboekt en klaargezet voor betaling. Voorheen moesten de medewerkers papieren inkooporders en facturen in archiefkasten terugzoeken om deze te controleren. Nu wordt dit automatisch door de Spend Cloud opgevangen. Dat scheelt enorm veel tijd!

Samenwerking voelt als partnership
Joost Peeperkorn concludeert: “Dankzij de Spend Cloud is er meer borging van het proces, alles wordt namelijk digitaal vastgelegd. Daarnaast zijn wij erg tevreden over de door ProActive geboden service. Lopende zaken worden zeer snel en accuraat opgepakt. ProActive doet hun naam eer aan!

Meer informatie over de Spend Cloud? 

Wij bellen je (op werkdagen van maandag t/m vrijdag) graag terug.

Of neem contact op

Benieuwd wat de Spend Cloud van ProActive voor jou kan betekenen?

Bel mij terug

Neem contact op