Centraal Museum

By juli 27, 2018Geen categorie

Centraal Museum

Alhoewel het Centraal Museum veel traditionele items in de collectie heeft, zijn ze bij hun werkprocessen minder gefocust op het traditionele. De traditionele verspreiding van facturen nam namelijk te veel tijd in beslag. Door het factuurverwerkingsproces te digitaliseren in ProActive is de doorlooptijd van inkoopfacturen verminderd én is het proces efficiënter en eenvoudiger gemaakt voor medewerkers.

“Het systeem zit logisch in elkaar. Daardoor is de acceptatie bij gebruik ers erg goed.”

Klaas den Boer, Controller

Het Centraal Museum is gevestigd in Utrecht. Het museum bestaat sinds 1838 en is het oudste stedelijk museum van Nederland. Het Centraal Museum heeft een uitgebreide collectie oude en moderne kunst, maar ook mode, stadsgeschiedenis en vormgeving. Ook het Dick Bruna Huis en het Rietveld Schröderhuis maken deel uit van het Centraal Museum.

Factuurstroom versnellen
Om de factuurstroom binnen de organisatie te versnellen koos het Centraal Museum in 2012 ervoor het factuurverwerkingsproces met de functionaliteit Factuurverwerking van ProActive te professionaliseren. Het verspreiden van papieren facturen onder de budgethouders was namelijk een omslachtig proces; facturen die via de post binnenkwam werden door de receptie geselecteerd en in het postvakje van de crediteurenadministratie gelegd. Zij verspreidden op hun beurt de factuur over de budgethouders voor goedkeuring. Omdat een factuur vaak langs meerdere budgethouders moest voor goedkeuring, nam dit proces veel tijd in beslag.

Facturen coderen op onderhoudskosten
Door ProActive is het factuurverwerkingsproces binnen het Centraal Museum volledig gedigitaliseerd. Door middel van scan- en herkentechnieken worden boekings- en coderingsgegevens van een factuur overgenomen. Tevens biedt ProActive het Centraal Museum de mogelijkheid om facturen te coderen op onderhoudskosten. Het Centraal Museum heeft de rapportages in ProActive gekoppeld aan hun Onderhoudsplanning, wat een totaaloverzicht biedt van de gemaakte en te verwachte kosten.

Na codering gaat de factuur digitaal de organisatie rond. Budgethouders krijgen door middel van een signalering via de e-mail door dat er een factuur klaarstaat voor beoordeling. Gemiddeld zijn facturen binnen één week na binnenkomst beoordeeld en klaar voor betaling in het financiële pakket.

Gebruiksvriendelijk systeem
Klaas den Boer – Controller vertelt over zijn ervaring met ProActive: “ProActive is een heel gebruiksvriendelijk systeem om het factuurproces te automatiseren. De acceptatie bij de gebruikers is erg goed. Dat komt doordat het systeem logisch in elkaar zit. ProActive is makkelijk te gebruiken zonder veel uitleg.”

 

Factsheet

In de factsheet staat specifieke informatie over de functionaliteit die het Centraal Museum gebruikt: Factuurverwerking.

Download factsheet

Of neem contact met ons op

023 – 54 222 99

Zelf zien hoe het werkt?

 

Wij komen graag bij u langs of verzorgen een online demonstratie. Of als uw voorkeur daar naar uitgaat, plannen wij een referentiebezoek in bij één van onze klanten.

Referentiebezoek inplannen

Home

ProActive: verwijder complexiteit en leg de focus op belangrijke zaken.

Spend Cloud

Eén volledige oplossing waarbij u bepaalt welke functionaliteiten nodig zijn.

Functionaliteiten

Factuurverwerking, inkoop, kas & pas, contractmanagement, budgetteren & analyseren.

Cases

Onze klanten over hoe de Spend Cloud in de praktijk werkt.

ProActive gebruikt cookies en scripts van Google om uw gebruik van onze websites geanonimiseerd te analyseren, zodat we functionaliteit en effectiviteit kunnen aanpassen en advertenties kunnen tonen. Ook gebruiken we na aparte toestemming cookies en scripts van Facebook, Twitter, LinkedIn en Google om social media integratie op onze websites mogelijk te maken. Ten slotte plaatst SalesFeed cookies voor het aansturen van Liquid Content functionaliteiten. Als u wilt aanpassen welke cookies en scripts we mogen gebruiken, kunt u hieronder uw instellingen wijzigen. Meer informatie is beschikbaar in onze privacy- en cookieverklaring.

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten