Case Prisma – Purchase-to-Pay

Purchase-to-Pay in de Spend Cloud bestaat uit de modules Inkoop, Factuurverwerking en Contractmanagement. Prisma is nog een stap verder gegaan door deze modules samen te laten werken. 

Werken met deze afzonderlijke modules zorgt al voor een drastische vermindering in handmatige handelingen en werkdruk. Medewerkers kunnen efficiënter werken en houden tijd over voor kerntaken. Een naadloze koppeling zorgt zelfs voor een extra stap in optimalisatie. Benieuwd naar meer informatie over Purchase-to-Pay en de Spend Cloud?

Ambulante ondersteuning

Prisma: het Inkoopproces

Als je werkt met 35.000 facturen per jaar en een lange lijst aan crediteuren, zoals zorgverlener Prisma, kun je het overzicht gemakkelijk verliezen. Automatiseren van het proces is dan eerder noodzakelijk dan een keuze.

“Met de juiste tools kun je voorkomen dat de ene medewerker bestelt bij bol.com en dat de andere medewerker zelf naar de winkel rijdt. Daarmee krimpt je crediteurenlijst en voorkom je willekeur” – André Koolwijk, teamleider financiële administratie bij Prisma. 

Wanneer je het inkoopproces wil gaan digitaliseren, automatiseren en optimaliseren, zul je vaak wat weerstand krijgen. Met alle veranderingen ervaar je vaak een zekere mate van weerstand, maar zeker op het gebied van Inkoop heb je dan te maken met een omslag in cultuur. 

Teamleiders die gewend zijn zelf uit te zoeken waar ze hun bestellingen doen, worden ineens gedwongen om zich aan strengere richtlijnen te houden. Plots wordt er meer focus gelegd op het volgen van het inkoopbeleid. Daarnaast is dit een verandering die impact heeft op meerdere afdelingen. Natuurlijk zijn er altijd medewerkers die het moeilijk vinden als er dingen zijn die opeens anders gaan, maar zodra ze eenmaal werken met nieuwe software, valt het gelukkig mee.

André Koolwijk

teamleider financiële administratie bij Prisma

“De meeste medewerkers waren binnen een week al enthousiast over de Spend Cloud en vaak staken ze zelfs collega’s aan.”

Hoeveel tijd én geld ga jij besparen met Purchase-to-Pay?

Download de factsheet om alle voordelen van deze automatisering te bekijken!

Niet alleen tijd en moeite, maar ook geld besparen

Door gebruik te maken van de module Inkoop van de Spend Cloud, kun je ook gericht kijken naar een oplossing op maat. Je zoekt een oplossing die volledig past bij jouw organisatie en jouw behoeftes. Dan hoeft een bepaalde leverancier niet altijd de goedkoopste oplossing te zijn. Leverbetrouwbaarheid en kwaliteit kunnen opwegen tegen een iets hogere prijs. Of je kunt juist kiezen om alleen nog met lokale leveranciers een relatie aan te gaan. Denk hierbij aan maatschappelijk verantwoord ondernemen, maar het kan ook veel bezorgkosten schelen. 

Door jouw criteria in kaart te brengen, kun je samen met de Spend Cloud werken naar een efficiënt proces op maat. Het aanbieden van voorgeselecteerde leveranciers is daar een goed voorbeeld van. 

Automatische facturen op basis van contracten

Met de module Inkoop is Prisma ook het automatisch matchen van facturen met inkooporders, de zogenoemde 3-way match, gaan gebruiken. Een veelgehoorde term bij Purchase-to-Pay. Minder veelvoorkomend is dat in de Spend Cloud ook periodiek terugkerende (contractuele) verplichtingen heel eenvoudig automatisch kunnen worden gematcht.

“Onze energiefacturen konden heel bewerkelijk zijn. Echter, omdat we het energiecontract in de Spend Cloud hebben vastgelegd, wordt het voorschot dat we krijgen automatisch gematcht en dat neemt al veel werk uit handen. De teamleider VIF is daar ontzettend blij mee, omdat hij 160 locaties maal tot 20 adressen is 1.900+ factuurregels per maand moest verwerken. Dat is nu verleden tijd. Hij hoeft alleen in te grijpen bij afwijkingen en de jaarafrekening kritisch te controleren” – André Koolwijk, teamleider financiële administratie bij Prisma. 

Benieuwd hoe we jouw Purchase-to-Pay proces kunnen optimaliseren?

Neem contact op of vraag een demo aan.

Hoeveel tijd én geld ga jij besparen met Purchase-to-Pay?

Download de factsheet om alle voordelen van deze automatisering te bekijken!

Benieuwd wat de Spend Cloud van ProActive voor jou kan betekenen?