Case LUMICKS – Purchase-to-Pay

Als je ineens twee keer zoveel medewerkers hebt als vorig jaar, doet dat iets met je werkwijze. Alle tools die je gebruikt om het werk voor medewerkers te versimpelen, moeten dan wel schaalbaar zijn.

Gelukkig heeft LUMICKS in de Spend Cloud een oplossing kunnen vinden. 

vito-lumicks

Excelbestanden zijn met zo’n verdubbeling niet meer werkbaar. Ook LUMICKS ontdekte dat in maart 2020, toen ze van start gingen met de Spend Cloud modules Inkoop en Factuurverwerking. Ondertussen matchen ze alle facturen (2.319) en inkooporders (1.100) waar dat kan.

LUMICKS – Purchase-to-Pay

Met 120 medewerkers verspreid over twee locaties, waarvan één helemaal in Boston, moet je een werkwijze hebben die voor iedereen makkelijk is. Het moet praktisch zijn voor collega’s in Nederland én in het buitenland. Het moet toekomstbestendig zijn, zodat je als bedrijf kan blijven groeien. Gelukkig kon de Spend Cloud aan de behoeftes van deze biotechnische innovator voldoen. 

Hoe werkt LUMICKS?

Dit unieke bedrijf zet zich onder andere in voor de strijd tegen kanker. Met hun onderscheidende technieken van complexe microscopen, lasers en fluorescerend gelabelde eiwitten helpen zij onderzoekers van de meest vooraanstaande universiteiten wereldwijd met het onderzoek naar DNA-eiwit interacties. En met een geheel nieuw instrument voor de immunologie markt willen zij onderzoekers de mogelijkheid geven om te meten welke T-cellen het best in staat zijn om kankercellen te bestrijden. 

Soms klinkt het alsof ze zich bezighouden met science-fiction, maar de impact die ze op onze samenleving hebben is zeker werkelijkheid. Je kunt je voorstellen dat het ontwerpen van zulke oplossingen precisiewerk is, dat complete concentratie vereist. Afleiding van een omslachtig inkoopproces is onacceptabel!

Van dubbel werk doen naar dubbel zo snel werken

Vroeger werkte LUMICKS met diverse Excelformulieren waar veel informatie in gestopt moest worden. Dit werd daarna allemaal handmatig overgenomen. De administratie moest alle schema’s controleren en vaak de handelingen die de medewerker had gedaan om informatie te verzamelen, in de webshop gaan herhalen. Dan ben je dus minstens zo lang en soms zelf langer dan de medewerker bezig om daadwerkelijk iets te bestellen. Kortom: een foutgevoelig proces dat overbodig veel handmatige handelingen vereist. 

“Irritaties waren er niet echt in onze vorige manier van werken, maar we wilden vooral structuur en duidelijkheid hebben. Met één druk op de knop een order doorzetten is toch een wereld van verschil in vergelijking met een administratie die alle handelingen van een medewerker moet gaan herhalen”, volgens Vito Havik, Source & Supply Chain Officer, die de zoektocht naar een oplossing in werking heeft gezet. Helemaal als je jaarlijks meer dan 900 orders verwerkt!

De Spend Cloud als waardevolle aanvulling op Exact

Voordat LUMICKS aan de slag ging met de Spend Cloud, werkten ze al een flinke tijd met Exact Online als financieel systeem. Later kwam voorraadbeheer van Exact daar ook bij en dus was het fijn dat de Spend Cloud hier naadloos op kan aansluiten. Dat was zelfs een van de redenen dat LUMICKS ProActive überhaupt overwoog. Exact zelf was voor LUMICKS te omslachtig voor Inkoop en Factuurverwerking, dus het was een must dat ze het startpakket van Exact konden uitbreiden met de specialistische Purchase-to-Pay software van ProActive.

Waarom heeft LUMICKS zo specifiek voor Inkoop met de Spend Cloud gekozen?

In de eerste plaats wilde LUMICKS een alternatief voor het toenmalige inkoopproces. De uitbreiding met factuurverwerkingssoftware is pas daarna gekomen. “Het inkoopproces moest efficiënter en minder foutgevoelig. We wilden de autonomie bij de medewerkers zelf houden, maar de controle moet natuurlijk bij het management liggen. Dat kan goed met de Spend Cloud.” 

De intentie was dus om vooral inkoop te versimpelen, maar het automatisch matchen van facturen scheelt ook veel uitzoekwerk. Dat maakt de combinatie tussen de twee Spend Cloud modules zo aantrekkelijk voor LUMICKS.

“We kunnen er met de Spend Cloud voor kiezen om facturen volledig automatisch te gaan verwerken. De 3-way match is niet meer weg te denken uit het proces, maar we kiezen er toch voor om een vinger aan de pols te houden en alle facturen via de administratie te laten gaan. Die keuzevrijheid heb je als bedrijf en dat is prettig.”

Een implementatietraject van 3 maanden 

En dat terwijl iedereen thuis werkt

Wanneer je in maart 2020 met een grote verandering te maken hebt, gaat dat uiteraard niet zoals je het van tevoren bedacht had. Face-to-face ondersteuning bieden is natuurlijk fijner wanneer je nieuwe software implementeert, maar gelukkig is de Spend Cloud intuïtief. Ook wanneer iedereen thuis werkt, lukt een implementatie dus goed. Zo goed dat LUMICKS binnen drie maanden live was met Inkoop én Factuurverwerking! 

“Wanneer je een jong en dynamisch bedrijf bent dat goed overweg kan met techniek en open staat voor verandering, helpt dat echt met een snelle implementatie. Medewerkers zagen voordat we van start gingen het belang van de oplossing in. Implementeren gaat natuurlijk veel soepeler als de Spend Cloud breed gedragen wordt en dat was bij ons zeker het geval.” 

Menselijk zijn heeft zo zijn nadelen, maar gelukkig maakt de ‘human touch’ van ProActive een hoop goed

ProActive is menselijk: dat merk je aan dat er soms een bug is, maar ook aan de human touch van de supportafdeling bijvoorbeeld. Die staan altijd voor je klaar. 

“Wanneer er een update is, wil dat nog wel eens een bug met zich meebrengen en in het ergste geval loopt je hele inkoopproces dan vast. Het scheelt dat dat soort problemen meestal snel opgelost zijn wanneer je even belt. We zijn tevreden over de ProActive support afdeling.”

Werken met de Spend Cloud, is focussen op de toekomst

Wanneer je Vito vraagt wat het grootste voordeel van de Spend Cloud is, blijkt dat een moeilijke vraag. Er springen voor hem eigenlijk twee elementen uit.

Controle én vrijheid

“Je kunt van bovenaf sturing geven op gedrag van medewerkers, terwijl ze wel veel vrijheid ervaren. Dat is een prettige werkwijze voor beide afdelingen. Een platform waarop medewerkers zelf al hun inkopen kunnen doen, is dan essentieel. Dat vonden we gelukkig in de Spend Cloud. Daarnaast is het fijn dat er geen ingewikkelde taken verstopt zitten achter een proces dat voor de medewerkers makkelijker is. De software werkt voor iedereen.”

Toekomstbestendigheid

LUMICKS wil niet alleen medische oplossingen leveren voor de toekomst, maar ze zijn ook gefocust op hun eigen toekomst. Met de Spend Cloud zijn ze te allen tijde voorbereid op een audit en zijn ze groeibestendig. Ze kunnen makkelijk nog een verdubbeling in medewerkers aan, zonder dat de backoffice ook moet verdubbelen. Iedereen kan veel efficiënter werken, dus wordt hetzelfde werk verzet met veel minder medewerkers. Dat is winnen op gebied van tijd, geld én handmatige handelingen.

Nieuwsgierig naar meer over Purchase-to-Pay?

Bekijk alle voordelen van het werken met een volledig digitaal en geautomatiseerd Purchase-to-Pay proces in deze factsheet.

Vito Havik

Source & Supply Chain Officer

“Met de Spend Cloud kun je eenvoudig opschalen, dus we kunnen blijven groeien terwijl we de uren besteed aan administratie terugbrengen. Het administratieve werk is met één klik klaar, bij wijze van spreken.”

Ondertussen werkt eigenlijk iedereen bij LUMICKS met de Spend Cloud. Alle inkopen gaan via de module Inkoop, de administratie controleert of de kosten goed zijn genoteerd en of ze uitgaven ook daadwerkelijk willen doen. Het inkoopproces vloeit naadloos over in Factuurverwerking. LUMICKS heeft dus controle vooraf over uitgaven en dat is fijn. 

Ook is ProActive klaar voor de toekomst wat betreft innovatie en nieuwe technologie. Steeds vaker regelen we dingen via smartphones in plaats van via computers en tablets, dus een app mogelijkheid is meer een noodzaak dan een wens. Zeker tijdens het thuiswerken en wanneer medewerkers ook ‘on the go’ connected willen blijven, is zo’n feature belangrijk. 

“Zelf werk ik grotendeels met desktop, veel collega’s ook, maar de Spend Cloud App werkt zeker prettig. Het is praktisch voor wanneer je onderweg bent of wanneer je niet je hele computer wil opstarten om even een inkoopaanvraag goed te keuren.” 

Benieuwd wat de Spend Cloud kan betekenen voor jouw bedrijf?

Neem contact op of vraag een online demo aan.

Nieuwsgierig naar meer over Purchase-to-Pay?

Bekijk alle voordelen van het werken met een volledig digitaal en geautomatiseerd Purchase-to-Pay proces in deze factsheet.

Benieuwd wat de Spend Cloud van ProActive voor jou kan betekenen?