Case Centraal Museum – Factuurverwerking

Door het factuurverwerkingsproces van Centraal Museum te digitaliseren in de Spend Cloud, is de doorlooptijd van inkoopfacturen verminderd. Daarnaast is het proces efficiënter en eenvoudiger gemaakt voor medewerkers.

Een groot voordeel dat tijdens de implementatie naar voren kwam, was de gebruiksvriendelijkheid van de Spend Cloud. De acceptatie was daardoor erg goed onder gebruikers!

Centraal Museum – Digitaal facturen verwerken

Het Centraal Museum is gevestigd in Utrecht. Het museum bestaat sinds 1838 en is het oudste stedelijk museum van Nederland. Het Centraal Museum heeft een uitgebreide collectie oude en moderne kunst, maar ook mode, stadsgeschiedenis en vormgeving. Ook het Dick Bruna Huis en het Rietveld Schröderhuis maken deel uit van het Centraal Museum.

Alhoewel het Centraal Museum veel traditionele items in de collectie heeft, zijn ze bij hun werkprocessen minder gefocust op het traditionele. De traditionele verspreiding van facturen nam namelijk te veel tijd in beslag.

Gebruiksvriendelijk systeem

Om de factuurstroom binnen de organisatie te versnellen koos het Centraal Museum in 2012 ervoor het factuurverwerkingsproces met de module Factuurverwerking van de Spend Cloud te professionaliseren. Het verspreiden van papieren facturen onder de budgethouders was namelijk een omslachtig proces; facturen die via de post binnenkwam werden door de receptie geselecteerd en in het postvakje van de crediteurenadministratie gelegd. Zij verspreidden op hun beurt de factuur over de budgethouders voor goedkeuring. Omdat een factuur vaak langs meerdere budgethouders moest voor goedkeuring, nam dit proces veel tijd in beslag.

 

Klaas den Boer

Controller

“Het systeem zit logisch in elkaar. Daardoor is de acceptatie bij gebruik ers erg goed.”

Benieuwd hoe intuïtief de Spend Cloud in de praktijk is?

Download de Factuurverwerking factsheet om alle voordelen van deze module te bekijken!

Facturen coderen op onderhoudskosten

Door de Spend Cloud is het factuurverwerkingsproces binnen het Centraal Museum volledig gedigitaliseerd. Door middel van scan- en herkentechnieken worden boekings- en coderingsgegevens van een factuur overgenomen. Tevens biedt de Spend Cloud het Centraal Museum de mogelijkheid om facturen te coderen op onderhoudskosten. Het Centraal Museum heeft de rapportages in de Spend Cloud gekoppeld aan hun Onderhoudsplanning, wat een totaaloverzicht biedt van de gemaakte en te verwachte kosten.

Na codering gaat de factuur digitaal de organisatie rond. Budgethouders krijgen door middel van een signalering via de e-mail door dat er een factuur klaarstaat voor beoordeling. Gemiddeld zijn facturen binnen één week na binnenkomst beoordeeld en klaar voor betaling in het financiële pakket.

Gebruiksvriendelijk systeem

Klaas den Boer – Controller vertelt over zijn ervaring met de Spend Cloud: “de Spend Cloud is een heel gebruiksvriendelijk systeem om het factuurproces te automatiseren. De acceptatie bij de gebruikers is erg goed. Dat komt doordat het systeem logisch in elkaar zit, de Spend Cloud is makkelijk te gebruiken zonder veel uitleg.”

Benieuwd hoe intuïtief de Spend Cloud in de praktijk is?

Download de Factuurverwerking factsheet om alle voordelen van deze module te bekijken!

Benieuwd wat de Spend Cloud van ProActive voor jou kan betekenen?