“Hadden we jaren eerder moeten doen”: ASVZ werkt cashless met Spend Cloud Cards
Hoe Spend Cloud Cards zorgen voor gemak, vertrouwen en efficiëntie in de dagelijkse zorgpraktijk.
ASVZ, een van de grootste zorgorganisaties van Nederland, ondersteunt ruim 6.500 mensen met een verstandelijke beperking op zo’n 500 locaties. Om financiële processen te moderniseren en de administratieve lasten te verlichten, heeft de organisatie gekozen voor een volledige overstap naar cashless werken met Spend Cloud Cards. Die overstap levert grote voordelen op: minder administratieve lasten, meer overzicht, gebruiksgemak en – het allerbelangrijkst – meer tijd voor de cliënt.
Tijdrovende administratie met kasgeld
Voorheen werkten de teams van ASVZ met kasgeld voor dagelijkse uitgaven zoals boodschappen of uitjes met cliënten. Dit zorgde voor een aanzienlijke administratieve rompslomp. “Voorheen hadden we kasgeld en dan kom je terug van boodschappen doen, dan moet je het kasgeld gaan tellen,” vertelt Silvia Stout, begeleider bij dagbesteding ‘de Kjoep’. Medewerkers moesten vaak uit eigen zak voorschieten voor online aankopen en vervolgens declareren, wat zowel tijdrovend als foutgevoelig was.
Voor de financiële afdeling was het een uitdaging om grip te houden op al die kleine geldstromen in een organisatie van deze omvang. De roep om een efficiënter en veiliger systeem werd steeds luider.
Project van Care for Cash
De succesvolle implementatie van Spend Cloud Cards is gerealiseerd in nauwe samenwerking met Care for Cash. Dit project was meer dan alleen het invoeren van nieuwe betaalpassen – het ging om een cultuurverandering in hoe zorgteams met geld omgaan. Projectleider John van Rumpt speelde hierin een sleutelrol. Hij zorgde voor de inrichting van de database (25%) en het opzetten van heldere procedures (25%), maar bovenal besteedde hij 50% van zijn inzet aan de migratie van alle medewerkers naar de nieuwe passen en digitale ‘pasboeken’. Díe persoonlijke begeleiding en aandacht voor de werkvloer waren cruciaal voor het succes van de invoering.
Eén slimme pas voor alle uitgaven
Met een eigen Spend Cloud Card kunnen medewerkers nu veilig en eenvoudig betalen – in winkels, online én in de cashless kantine op locatie. Het grootste gemak zit in de directe verwerking: na een betaling maken medewerkers direct een foto van het bonnetje via de Spend Cloud app. “Je maakt een foto van de bon. Super simpel en in principe hoeven ze niet meer bewaard te worden,” aldus Silvia.
Het traditionele kasboek, losse bonnetjes en papieren declaratieformulieren zijn daarmee verleden tijd. Elke uitgave wordt automatisch gekoppeld aan de administratie – helder, overzichtelijk en in real-time.
Meer tijd, vertrouwen en controle
De overstap naar Spend Cloud heeft ASVZ op meerdere vlakken winst opgeleverd. Vooral in tijd: begeleiders kunnen zich weer volledig richten op hun cliënten, zonder afgeleid te worden door administratieve handelingen of het tellen van contant geld.
Ook het vertrouwen en de autonomie binnen teams zijn gegroeid. “Iedereen heeft een eigen pas, dus dat is super makkelijk en dat geeft vertrouwen,” vertelt Silvia. Medewerkers hoeven geen geld meer voor te schieten en de financiële afhandeling is transparant en efficiënt.
Manager Finance & Control Marcel Lankhaar is al even enthousiast: “De digitale aanpak verkleint de kans op fraude en biedt ons als organisatie een waterdicht financieel overzicht.” Maar wat voor hem écht het verschil maakt, is het enthousiasme vanuit de teams: “Heel vaak is het met nieuwe systemen: ‘we moeten ermee werken’. En in dit geval werd er vaak gezegd: ‘we mogen ermee werken’. Dat is een heel goed compliment.” Dankzij de succesvolle pilot vroegen andere teams dan ook snel: “Goh, wanneer mogen wij?”
Wil jij al je zakelijke uitgaven onder controle?
Download de factsheet en ontdek de voordelen van cashless betalen met Spend Cloud Cards.
Maak kennis met Spend Cloud Cards voor zelfsturende zorgteams
Benieuwd of Spend Cloud en de slimme betaalpassen passen bij de werkwijze van jouw zorgorganisatie? Tijdens een korte online demo laten we je graag live zien hoe eenvoudig het werkt en welke concrete voordelen het oplevert voor jouw team.
Plan vrijblijvend een demo, we laten je graag de kracht van Spend Cloud ervaren.
Wil jij al je zakelijke uitgaven onder controle?
Download de factsheet en ontdek de voordelen van cashless betalen met Spend Cloud Cards.
