De Spend Cloud met boekhoudprogramma AFAS

De Spend Cloud met boekhoud-programma AFAS

Als je gebruik maakt van de Spend Cloud, is het wel zo prettig om een goede koppeling met je boekhoudprogramma te hebben. Met AFAS kunnen we dat gemakkelijk.

Wist je dat de koppeling tussen de Spend Cloud en AFAS één van onze langst bestaande koppelingen is? Een oplossing die zich dus al jaren bewijst! Het verzorgt een eenvoudige, snelle en foutloze uitwisseling van gegevens via een GetConnector. En dat voor een onbeperkte hoeveelheid gebruikers.

Voordelen van de Spend Cloud met AFAS

Facturen kunnen automatisch geëxporteerd worden naar AFAS om ze efficiënt te betalen. Hiermee garandeerd je een uniforme werkwijze voor de hele organisatie. Wanneer je die betaling in AFAS precies doet, bepaal je zelf.

Je kunt medewerkers en rollen importeren vanuit AFAS HRM. Zo worden medewerkers automatisch op passief gezet in de Spend Cloud wanneer ze uit dienst zijn en heb je er geen handmatig werk aan.

Actuele statussen van kosten zijn altijd inzichtelijk met de functionaliteit ‘status betaald’. Zo weet je welke facturen wanneer betaald zijn. Je kunt gebruik ook maken van de ‘kosten onderweg’-functionaliteit.

Veel organisaties die werken met AFAS en de Spend Cloud, gebruiken slimme betaalpassen. Daarmee voorkom je gedoe rondom kleine uitgaven en een wirwar aan crediteuren. Ook het uitwisselen van data van slimme betaalpassen verloopt via een automatische koppeling met AFAS.

Meer informatie over de Spend Cloud? 

Neem contact met ons op of vraag meteen een gratis, vrijblijvende demo aan! 

Meer informatie over de Spend Cloud? 

Neem contact met ons op of vraag meteen een gratis, vrijblijvende demo aan! 

Audittrail volgens accountancyrichtlijnen

Audittrail volgens accountancy-richtlijnen

De Spend Cloud geeft inzicht in Spend Cloud data en data uit AFAS met een audittrail, rapportages en analyses. 

Met de Spend Cloud kun je: 

  • De doorlooptijd van facturen achterhalen en verbeteren.
  • Inzien welke rollen (personen) de spend hebben gezien en beoordeeld.
  • Inzicht krijgen in relevante coderingsinformatie.
  • Overzicht creëren met factuurstatussen.
  • De accountant eenvoudig toegang geven tot de auditfunctionaliteit, zodat zij zelf een audit trail kunnen generen en downloaden.

Weten hoeveel optimalisatiemogelijkheden je in de Spend Cloud hebt? Vraag een online demo aan!

Rapportages en analyses

Spend Analytics is geen rapportage die data aanlevert, maar geeft écht inzicht in processen en hun verbeterpunten. 

Werk met filters, data-exports, productgroepen, een ABC-analyse, groei relatie analyse, factuurwijze analyse en top-25 spend. Andere interessante functionaliteiten:

  • Cybersecurity volgens Visma standaarden, een ISAE 3402 Type 2 verklaring en ISO27001 Certificering
  • De Kraljic matrix is een echte tool voor inkopers
  • Een overzicht van Geografische Spreiding kan helpen bij inzicht in Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO)
  • krijg je Maak de werkbelasting van de financiële administratie inzichtelijk met het Crediteurenoverzicht
  • Het Inkoopvolume overzicht toont het inkoopvolume per productgroep. Ook hiermee krijg je inzicht in de verhouding tussen beïnvloedbare en niet-beïnvloedbare kosten

Automatisch Purchase to Pay proces en AFAS

Met Purchase to Pay in één Spend Cloud bespaar je tijd, kosten en handmatige handelingen. 

Inkoop, contractmanagement en factuurverwerking

Je stelt (bijvoorbeeld via een OCI-koppeling) een aanvraag samen en maakt een order aan. De bestelling komt binnen en wordt eenvoudig in de gebruiksvriendelijke Spend Cloud App als ontvangen geregistreerd. Je ontvangt de factuur in de Spend Cloud. De Spend Cloud herkent factuurgegevens met OCR en vult deze automatisch in. 

Autosuggest en geavanceerd matchen maakt dit proces nog efficiënter. Met een XML-factuur worden gegevens zelfs automatisch één op één overgenomen. Bij een 3-way match tussen de inkooporder, de geregistreerde levering en de factuur verwerkt de Spend Cloud de factuur automatisch.

Inkoop, contractmanagement en factuurverwerking

Je stelt (bijvoorbeeld via een OCI-koppeling) een aanvraag samen en maakt een order aan. De bestelling komt binnen en wordt eenvoudig in de gebruiksvriendelijke Spend Cloud App als ontvangen geregistreerd. Je ontvangt de factuur in de Spend Cloud. De Spend Cloud herkent factuurgegevens met OCR en vult deze automatisch in. 

 Autosuggest en geavanceerd matchen maakt dit proces nog efficiënter. Met een XML-factuur worden gegevens zelfs automatisch één op één overgenomen. Bij een 3-way match tussen de inkooporder, de geregistreerde levering en de factuur verwerkt de Spend Cloud de factuur automatisch.

Nooit meer declaratiegedoe

Nooit meer declaratiegedoe

Ook jouw pasuitgaven, boekingen en declaraties zijn te exporteren naar boekhoudprogramma AFAS. 

Als je bijvoorbeeld een uitgave met een slimme Spend Cloud Card gedaan hebt, wordt dit automatisch door de Spend Cloud verwerkt. Of het eenvoudig declareren van reiskosten in de Spend Cloud App. Deze betalingen kun je daarna in jouw financiële systeem verwerken.

Klantervaringen:

Viva! Zorggroep ziet de Spend Cloud en AFAS als sterk gekoppeld
“Wanneer wij rapportages presenteren aan budgethouders, kunnen ze zelf eenvoudig van het overzicht uit AFAS doorklikken naar specifieke mutatieregels en de inkoopfactuur in de Spend Cloud. Hierdoor kunnen we het plaatje compleet maken.”
Zorgbalans is erg tevreden over de audittrail
“Wanneer je minder tijd hoeft te besteden aan administratieve taken, heb je meer tijd over voor kerntaken. Met de Spend Cloud kun je die tijd heel eenvoudig besparen en zelfs de Belastingdienst wordt enthousiast van deze werkwijze!”
Bekijk de case
Spend Analytics werkt ideaal voor zorgorganisatie Fundis
"Spend Analytics van de Spend Cloud maakt optimaliseren eenvoudig. Je hoeft geen Excel-deskundige te zijn om de 80% uit te werken. Met de ABC-analyse en Pareto grafiek word ik op mijn wenken bediend.”
Bekijk de case
Previous
Next
Viva! Zorggroep
“De koppeling tussen de Spend Cloud en AFAS is heel sterk. Wanneer wij rapportages presenteren aan budgethouders, kunnen ze zelf eenvoudig van het overzicht uit AFAS doorklikken naar specifieke mutatieregels en de inkoopfactuur in de Spend Cloud. Hierdoor kunnen we het plaatje compleet maken.”
Zorgbalans
“Wanneer je minder tijd hoeft te besteden aan administratieve taken, heb je meer tijd over voor kerntaken. Met de Spend Cloud kun je die tijd heel eenvoudig besparen en zelfs de Belastingdienst wordt enthousiast van deze werkwijze!”
Zorgorganisatie Fundis
"Spend Analytics van de Spend Cloud maakt optimaliseren eenvoudig. Je hoeft geen Excel-deskundige te zijn om de 80% uit te werken. Met de ABC-analyse en Pareto grafiek word ik op mijn wenken bediend.”
Previous
Next

Benieuwd wat de Spend Cloud voor jouw organisatie kan betekenen?