5 tips: Richt jouw zakelijke inkoopproces efficiënt in
Hoe richt je een inkoopsysteem in, zodat het de inkoopprocessen van bedrijven goed ondersteunt?
Bedrijven hebben andere behoeften dan bijvoorbeeld zorgorganisaties, onderwijsinstellingen en de kinderopvangsector. Hoe richt je een inkoopsysteem optimaal in om ook aan die vereisten te kunnen voldoen? Dat ontdek je in deze blog.
Wanneer is een inkoopsysteem geschikt voor bedrijven?
In onze ervaring kan een inkoopsysteem voldoen aan de behoeften van de zakelijke branche als het:
- Eén omgeving biedt waarin het volledige inkoopproces wordt ondergebracht
- Makkelijk in gebruik is
- Maximale controle over uitgaven ondersteunt
- Een nauwkeurige administratie faciliteert
- Ook aanvullende opties biedt om softwarelicenties aan te schaffen
Deze punten doorlopen we hieronder stapsgewijs, zodat jij de beste keuze kunt maken voor jouw bedrijf.
1. Eén plek voor de volledige inkoop
Een inkoopsysteem moet overzicht creëren
Het is een uitdaging om het overzicht te bewaren als medewerkers op verschillende manieren bestellingen plaatsen: via de webshop, telefonisch of per mail. Dit kan leiden tot onprettige verrassingen en onduidelijkheden. Daarom is het belangrijk om alle bestellingen onder één dak te brengen, idealiter in het inkoopsysteem. Laat het dus een vereiste zijn voor jouw toekomstige inkoopssyteem om alle inkoopprocessen te vangen waar jouw bedrijf mee te maken heeft.
Hierbij is het essentieel dat medewerkers het inkoopsysteem consistent gebruiken. Een factor die daar veel invloed op heeft, is het gebruiksgemak van de software. Daar gaan we in het volgende punt dieper op in.
Benieuwd wat de meerwaarde is van alle uitgavenprocessen in één omgeving? Lees meer over de unieke meerwaarde van Spend Cloud Purchase to Pay in combinatie met Spend Cloud Expense in deze blog.
2. Voorzie je medewerkers van bestelgemak
Een inkoopsysteem moet makkelijk in gebruik zijn
Zorg dat medewerkers altijd een (makkelijke) manier hebben om te bestellen, wat ze ook nodig hebben. Dat begint bij het aanbieden van diverse bestelmogelijkheden, zoals OCI webshop-koppelingen, interne assortimenten en vrije regel-bestellingen. Daarnaast is het handig om (nieuwe) medewerkers inzicht te geven in het bestelarchief van hun afdeling. Zo kunnen ze zien welke voorkeursleveranciers meestal worden gebruikt door directe collega’s en welk merk producten de voorkeur had in het verleden.
Zorg ook dat het bestelproces overzichtelijk, duidelijk en niet arbeidsintensief is. In deze blog geven we diverse tips om het inkoopproces makkelijk te maken voor medewerkers. Op die manier kunnen ze laagdrempelig worden aangemoedigd om het inkoopsysteem consistent te gebruiken. Zie ook onze tips voor een slimme inrichting van jouw inkoopsysteem.
Met bovenstaande opties neemt het bestelgemak toe, waardoor je weerstand wegneemt om met een nieuw inkoopsysteem aan de slag te gaan.
3. Beoordeel orders vooraf voor maximale grip op uitgaven
Een inkoopsysteem moet je écht vooruit helpen
Als medewerkers het inkoopsysteem consistent gebruiken, is het fijn als de software de mogelijkheid biedt om orders te beoordelen voordat de bestelling wordt geplaatst. Daarmee voorkom je dat geld wordt uitgegeven aan de verkeerde producten of bij de verkeerde leveranciers. Door vooraf procuratierechten in te richten, kunnen medewerkers bij verschillende leveranciersgroepen via verschillende procuraties bestellen. Denk aan het bestellen van een dure training, waarbij medewerkers een inkoopvoorstel indienen bij hun leidinggevende. Een extra kabeltje kan dan bij een andere leveranciersgroep binnen de eigen procuratie besteld worden.
4. Faciliteer een nauwkeurige administratie
Een inkoopsysteem moet tijdig inzicht in kosten creëeren
Een modern inkoopsysteem is meer dan alleen een gebruiksvriendelijke tool voor het plaatsen van bestellingen. Je moet weten waar het geld van stakeholders precies naartoe gaat. Je wil real-time inzicht hebben in gemaakte kosten én je wil vooruit kunnen kijken.
Een inkoopsysteem dat naadloos integreert met andere uitgavenbeheersoftware (zoals het volledige Purchase to Pay proces) maakt één overzicht van alle kosten mogelijk. Eén digitaal archief voor facturen, orders, contracten, declaraties en uitgaven via slimme betaalpassen. Zo weet je precies hoeveel budget je nog over hebt en welke kosten eraan komen.
Daarnaast moet het met één druk op de knop duidelijk zijn welke verplichtingen zijn aangegaan, welke offertes openstaan en welke kosten er nog aankomen. Het moet makkelijk zijn om een nauwkeurige financiële rapportage uit te draaien en om moeiteloos de maandafsluiting te doorlopen. Je moet zorgeloos een audit kunnen volbrengen.
Vraag je bij het kiezen van een nieuw inkoopsysteem dus af in hoeverre de software een nauwkeurige administratie faciliteert en hoe belangrijk dit voor jouw bedrijf is.
5. Reken softwarelicenties af met virtual cards
Een inkoopsysteem dat opties biedt voor alle betaalbehoeften
Kenmerkend aan de zakelijke branche is dat er snel nieuwe software moet kunnen worden aangeschaft. Niet alle licenties kun je aanschaffen op factuurbasis, dus het is fijn als het inkoopsysteem ook deze aankopen ondersteunt. Denk bijvoorbeeld aan het afsluiten van een licentie op Amerikaanse software, zoals Adobe. Hoe richt je dat (gebruiksvriendelijk) in? Met slimme betaalpassen voor medewerkers.
Slimme betaalpassen zijn een mooie aanvulling op je inkoopsysteem. Als een soepele koppeling met (virtual) cards een must is voor jouw bedrijf, raden we aan om een inkoopsysteem te zoeken die beide opties aanbiedt. Zo behoud je één overzicht van alle zakelijke uitgaven.
Maak kennis met (virtuele) Spend Cloud Cards, die naadloos integreren met Spend Cloud Purchase to Pay.
Ontdek wat het Spend Cloud inkoopsysteem voor jou kan betekenen
We bewijzen de impact van onze inkoopsoftware graag via een online demo. Ga het gesprek met ons aan! Zo kunnen we de inrichting van de Spend Cloud afstemmen op de specifieke behoeften van jouw bedrijf. Of lees eerst meer op de Spend Cloud-pagina en in de andere succesverhalen. Spreken we je binnenkort?
