6 tips voor jouw inkoopproces als kinderopvangorganisatie
Hoe geschikt is een inkoopsysteem voor de kinderopvangsector?
Zoals in veel sectoren, neemt ook in de kinderopvang de behoefte aan een inkoopsysteem toe. Juist nu kunstmatige intelligentie veelvuldig wordt ingezet, zijn de verwachtingen van softwarepakketten hoog en de criteria scherp. In hoeverre kunnen inkoopsystemen van tegenwoordig hieraan voldoen? In deze blog geven we diverse tips om een standaard oplossing met slimme instellingen af te stemmen op de specifieke behoeften van jouw organisatie.
Uiteraard zijn al deze tips van toepassing op Spend Cloud inkoopsoftware.
Resultaten die kinderopvangorganisaties vaak willen bereiken met een inkoopsysteem
Accountmanager Ivo vertelt: “Ik zie vaak dat kinderopvangorganisaties een aantal doelen willen bereiken als ze met een inkoopsysteem gaan werken. Bijvoorbeeld:
- Grip hebben op verplichtingen
- Grip hebben op afspraken met leveranciers
- Grip op je interne assortiment
- Grip hebben op alle organisatie-uitgaven
- Het inkoopproces toegankelijk en gebruiksvriendelijk maken voor alle medewerkers
- Efficiënter verwerken van de facturen dankzij 3-way matching
- Eén centraal bestelplatform bieden, zodat je kan afdwingen wat nodig is. Hiermee ga je onder andere een wildgroei aan crediteuren tegen
Dit alles wil je natuurlijk bereiken zonder beperking op hoeveel facturen of inkooporders je open hebt staan. “Voordat je een inkoopsysteem uitkiest, is het dus belangrijk om te onderzoeken of jouw doelen ook behaald kunnen worden met het pakket dat je selecteert,” benoemt Ivo.
Tip 1: Voordat je een inkoopsysteem implementeert, creëer draagvlak
“Neem medewerkers mee in een verandering voordat de implementatie van start gaat,” vertelt Ivo. “Je moet als organisatie verantwoordelijkheid nemen voor de communicatie rondom die verandering. Leg hierbij uit wat het beleid is, welke keuzes er gemaakt zijn, waarom die keuzes gemaakt zijn en wat de voordelen van de nieuwe werkwijze zijn. Daarmee neem je de meeste weerstand weg.”
“Inkoopadviseur Kim, die in dienst is bij kinderopvang Junis, heeft hierin het goede voorbeeld,” gaat Ivo verder. “Zij heeft echt de tijd genomen om draagvlak te creëren voordat de Spend Cloud bij Junis werd geïmplementeerd. Natuurlijk biedt de Spend Cloud diverse mogelijkheden, maar de kunst is om dit gefaseerd toe te passen. Daar heeft Kim goed rekening mee gehouden.”
Lees meer in het succesverhaal van Junis met Spend Cloud Inkoop.
Tip 2: Wees realistisch over het eindresultaat
Het is cruciaal om een realistische inschatting van het vertrekpunt en de stip op de horizon te maken voordat je gaat optimaliseren. “Kijk naar hoe dingen nu gaan en waar je heen wil,” legt Ivo uit. “Wat is de ideale uitkomst en hoe haalbaar is dat? Vooral: hoeveel tijd en middelen wil je kwijt zijn om dat resultaat te behalen? Wil je zo snel mogelijk starten en gaandeweg verbeteren of moet alles meteen staan als een huis? Zelf raad ik aan om te starten en geleidelijk te optimaliseren, maar ook dit moet aansluiten bij de behoeften van de organisatie.”
Tip 3: Richt het inkoopsysteem in met pedagogisch medewerkers in gedachten
Ivo: “Pedagogisch medewerkers worden aangenomen vanwege hun talent met kinderen, niet omdat ze digivaardig moeten zijn. Natuurlijk is dat mooi meegenomen, maar het zou geen beperking moeten zijn. Daarom is het belangrijk dat een inkoopsysteem toegankelijk is voor iedereen: met en zonder Finance achtergrond, met en zonder technisch inzicht.”
Stel je voor: jouw ideale inkoopproces met de Spend Cloud
Pedagogisch medewerkers signaleren dat de luiers bijna op raken en pakken de groepstablet op om een bestelling te plaatsen. Ze navigeren in de browser naar de Spend Cloud webversie, loggen in en klikken de order eenvoudig bij elkaar. Omdat het een order is die onder de drempelwaarde valt, wordt deze automatisch goedgekeurd en zijn de luiers meteen de volgende dag op de groep afgeleverd.
Of de pedagogisch medewerker informeert de locatiemanager of senior manager, en een van hen bestelt de luiers. Wie er dan ook verantwoordelijk is voor het voorzien in genoeg middelen, je wil dat het bestelproces altijd toegankelijk en gebruiksvriendelijk is voor iedereen. Het bestelproces wil je te allen tijde kunnen faciliteren.
Denk kritisch na over welke verantwoordelijkheden waar liggen
Om deze ideale flow te kunnen realiseren, moet er goed worden nagedacht over welke verantwoordelijkheden waar liggen. Ivo legt uit: “Welke vragen kan een pedagogisch medewerker vanuit hun kennis beantwoorden? Moeten ze weten wat grootboekrekeningen en projectcodes zijn? Hoeveel tijd mogen ze kwijt zijn aan administratieve taken en hoeveel aan het primaire proces?”
“Pedagogisch medewerkers moeten gewoon kunnen bestellen, toch?” concludeert Ivo. “Stel ze dan geen overbodige vragen tijdens het bestelproces. Dan houd je het overzichtelijk. Laat het inkoopsysteem zo veel mogelijk automatiseren en voor de medewerker invullen, zodat je ze niet belast met overbodige administratieve taken.”
“Ik kan me wel voorstellen dat je van een manager andere verwachtingen hebt dan van een pedagogisch medewerker,” gaat Ivo verder. “Managers zijn vaak goed geschikt om orders te verrijken, mocht dat vereist zijn. Het is een belangrijke uitdaging om de balans te vinden tussen de perfect gecodeerde order en het bestelproces zo eenvoudig mogelijk houden. Dat is volledig afhankelijk van de prioriteiten van de organisatie.”
Tip 4: Zoek de balans tussen bedrijfsvoering en gebruiksvriendelijkheid
Aan de ene kant is het belangrijk om vanuit de bedrijfsvoering te zien hoe een inkoopsysteem het verschil kan maken. Je wil natuurlijk controle over je inkoopproces hebben. Aan de andere kant moet je ook het gebruiksgemak van een bestelproces voor medewerkers in het oog houden. Daarom raadt Ivo aan een inkoopsysteem altijd gefaseerd uit te voeren.
“Begin klein zodat je de medewerkers niet meteen te veel belast,” legt Ivo uit. Het werken met een nieuw systeem volgens een nieuwe werkwijze kan natuurlijk erg intensief zijn. Het is prettiger om dit langzaam op te bouwen. “Door gefaseerd te implementeren, verkort je het implementatietraject ook en kun je sneller aan de slag. Begin met de veelgebruikte productcategorieën en breid daarna uit.”
Tip 5: Optimaliseer het inkoopsysteem voor hoofdleveranciers
Ivo: “In mijn ervaring verwerkt de gemiddelde kinderopvangorganisatie al gauw 4.000 facturen per jaar, afhankelijk van de grootte van de organisatie. De facturen zijn vaak afkomstig van 300 verschillende leveranciers, waarvan 100 eenmalig. Slechts een handvol van die overige 200 leveranciers worden frequent gebruikt. Dit zijn de grote leveranciers die voorzien in dagelijkse behoeften, zoals supermarkten Albert Heijn of Jumbo. Je wil het inkoopsysteem eigenlijk zo inrichten dat je zo min mogelijk tijd besteedt aan die grote leveranciers, dat je al hun facturen kunt automatiseren. Zou houd je tijd over voor de uitzonderingen van de leveranciers die eens in het jaar factureren.”
Besteed je tijd efficiënt: niet aan facturen van 200 euro
“Als we het dan toch over supermarkten hebben, zie ik dat de facturen die daar vandaan komen vaak een maximale waarde hebben van 200 euro,” gaat Ivo verder. “Aan zulke bedragen wil je eigenlijk niet te veel tijd kwijt zijn en zeker niet te veel handmatig werk. Stel dat je iedere dag voor 12:00 een bestelling geplaatst moet hebben, zodat de juiste producten de volgende dag geleverd worden. Dan wil je natuurlijk niet elke dag wachten op een goedkeuringsflow die eigenlijk te lang duurt.”
Ga slim om met drempelwaarden
“Ik raad daarom aan om kritisch te zijn over je beoordelingsflows. Denk bijvoorbeeld aan het verhogen van de drempelwaarde voor het bestellen van producten binnen de categorie ‘Voeding’ of ‘Boodschappen’. Als die automatisch worden goedgekeurd onder de 200 euro, weet je zeker dat je iedere dag de juiste producten op locatie hebt, zodat iedereen z’n werk kan doen. Of zet de drempelwaarde van specifieke leveranciers hoger, zodat bestellingen die bij hen worden geplaatst, automatisch goedgekeurd worden. Zo blijven cruciale producten niet hangen in een beoordelingsflow, terwijl dat eigenlijk niet nodig is.”
Blijf optimaliseren, bijvoorbeeld met de ABC-analyse
Hoe kun je een inkoopsysteem het beste optimaliseren voor die hoofdleveranciers? Neem bijvoorbeeld een kijkje in de ABC-analyse die de Spend Cloud standaard aanbiedt. En kijk dus kritisch naar de beoordelingsflow die hoort bij de productcategorieën van je hoofdleveranciers.
Tip 6: Maak gebruik van de bestelopties die het beste bij jouw werkwijze passen
De Spend Cloud biedt veel flexibiliteit wat betreft het doen van een bestelling. Je kunt namelijk gebruik maken van ruim 250 OCI-koppelingen, een intern assortiment en de vrije regel optie. Deze mogelijkheden kun je per functieprofiel aan- of uitzetten. Dat zorgt namelijk voor een rustiger overzicht voor bestellers. Ze zien alleen de bestelopties, leveranciers en productgroepen waar ze rechten voor hebben. Ook kun je kiezen voor alleen het tonen van assortimenten van partners of voorkeursleveranciers.
Met deze opties stel je een soort persoonlijk assortiment per functieprofiel samen. Denk aan: wel de rechten hebben om boodschappen te doen, maar niet om witgoed te bestellen. Zo verwerk je 100 logins bij één leverancier in één Spend Cloud-knopje. Less is more.
“We zien dat de look & feel van ons inkoopsysteem goed aansluit bij de behoeften van onder andere de kinderopvangsector,” geeft Ivo aan. “Die overzichtelijke startpagina voor bestellers doet het erg goed. Tijdens demo’s krijg ik vaak te horen: ‘Oh maar zo kan iedereen wel een bestelling plaatsen, wat makkelijk!’ Dat is altijd leuk.”
Ontdek wat het Spend Cloud inkoopsysteem voor jou kan betekenen
We bewijzen de impact van onze inkoopsoftware graag via een online demo. Ga het gesprek met ons aan! Zo kunnen we de inrichting van de Spend Cloud afstemmen op de specifieke behoeften van jouw bedrijf. Of lees eerst meer op de Spend Cloud-pagina en in de andere succesverhalen. Spreken we je binnenkort?
Eén reactie