Optimaliseer jouw Spend Cloud met diverse e-mailfunctionaliteiten
Een groot aantal Spend Cloud e-mailnotificaties is inmiddels in een nieuw jasje gegoten.
Denk aan een nieuwe look, gestroomlijnde teksten en de toevoeging van handige linkjes. Een goed moment dus om de Spend Cloud e-mailfunctionaliteiten eens in het zonnetje te zetten. In deze blog lees je meer over Spend Cloud e-mailnotificaties, de ‘notificatie naar beoordelaar’-functionaliteit en het optimaliseren van de Spend Cloud Postbus.
Wat zijn Spend Cloud e-mailnotificaties?
In sommige gevallen genereert de Spend Cloud automatisch een e-mail om een gebruiker ergens van op de hoogte te stellen. Een voorbeeld hiervan is de boodschap dat er nog één of meerdere periodes in een Spend Cloud kasboek afgesloten moeten worden. Als organisatie kun je zelf instellen welke boodschappen relevant zijn voor jouw medewerkers en wanneer een herinnering gepast is. Als jouw organisatie gebruik maakt van de Spend Cloud, kunnen beheerders daarin zelf instellen wat voor type e-mails er worden verstuurd. Daarover vind je meer informatie in de Spend Cloud kennisbank, via het vraagteken rechtsboven in jouw Spend Cloud-omgeving.
Wat is er veranderd aan Spend Cloud e-mailnotificaties?
De oude Spend Cloud Expense e-mails hadden:
- Een eenvoudige en functionele look
- Een droge en functionele tekst
- Alleen basisinformatie
- Veel flexibiliteit, zodat beheerders de volledige tekst van de e-mail konden aanpassen
De nieuwe Spend Cloud Expense e-mails hebben:
- Een modern design met herkenbare visuele elementen die passen bij de stijl van de Spend Cloud
- Een tekst die beter aansluit bij het taalgebruik dat je van ons gewend bent
- Geoptimaliseerde informatie, inclusief links naar specifieke onderdelen in de Spend Cloud.
- Meer standaardisering. De basisinhoud is niet langer aanpasbaar, maar er is nog steeds ruimte voor een gepersonaliseerd bericht in de mail
Door deze vier aanpassingen bieden de nieuwe e-mailnotificaties een betere gebruikservaring. Spend Cloud-gebruikers begrijpen namelijk sneller wat van hen wordt verwacht. Verder is het risico op phishing en fraude kleiner, omdat de stijl en het taalgebruik makkelijker herkenbaar is in mails die daadwerkelijk uit de Spend Cloud komen. Daarnaast zorgen directe links in de e-mails voor een efficiëntere navigatie binnen de Spend Cloud. Deze wijzigingen maken de communicatie niet alleen duidelijker en veiliger, maar ook sneller en gemakkelijker voor alle Spend Cloud-gebruikers.
Hoe kan een mail veiliger zijn, als deze ineens meer links bevat?
Nu denk je misschien: “Links in e-mails, dat is toch juist een phishing-gevaar?” Dat klopt! Hierover lees je meer in de phishing-blog. Daarom raden we aan om met je muis over een link te bewegen voordat je erop klikt. Ook als de mail uit de Spend Cloud komt (of lijkt te komen).
Door over een link heen te bewegen in plaats van te klikken, krijg je in de linkerbenedenhoek van je beeldscherm een voorproefje te zien van waar je heen navigeert als je op de link klikt. Zo kun je controleren of deze daadwerkelijk naar de Spend Cloud gaat of dat je te maken hebt met cybercriminaliteit.
Belangrijk: We zullen nooit om je wachtwoord, accountgegevens of andere gevoelige informatie vragen. Als je een e-mail ontvangt waarin om dergelijke informatie wordt gevraagd, neem dan onmiddellijk contact op met de beheerder binnen je organisatie.
Voor de nieuwe look van de e-mailnotificaties hebben we gekozen voor een balans tussen links (voor gebruiksvriendelijkheid) en herkenbaarheid (zodat phishingmails en frauduleuze mails sneller opvallen).
Wist je al van deze slimme e-mailnotificatie af?
De ‘notificatie naar beoordelaar’-functionaliteit
In Spend Cloud Expense kun je instellen dat de beoordelaar van een boek een e-mailnotificatie krijgt wanneer de drempelwaarde voor een bepaalde kostensoort wordt overschreven. Zo krijgen medewerkers die verantwoordelijk zijn voor een boek, een notificatie wanneer een collega een bepaald bedrag uitgeeft aan een kostensoort. Dit is bijvoorbeeld handig als sommige medewerkers veel kosten maken voor lunchen buiten de deur of vaker dan nodig nieuwe kantoorartikelen aanschaffen.
De Spend Cloud Postbus optimaliseren
Wat is de Spend Cloud Postbus?
De Spend Cloud heeft een ingebouwde postbus om per e-mail ontvangen facturen en contracten direct te kunnen verwerken. Dit biedt diverse mogelijkheden voor automatisering. In plaats van e-mails zelf door te sturen naar de postbus, zodat je controle houdt over wat er in de Spend Cloud terechtkomt, raden we namelijk het volgende aan.
Tip: Interne e-mailadressen aanmaken en automatisch omleiden
Als je intern een e-mailadres aanmaakt voor facturen@organisatienaam.nl en inkoopcontracten@organisatienaam.nl, kun je deze automatisch laten omleiden naar de Spend Cloud. Hierbij kan er automatisch een administratie worden toegekend op basis van het ontvangstadres. Dit is extra handig voor organisaties die meerdere administraties hanteren.
Het omleiden scheelt dus al wat handmatige handelingen, als je met leveranciers afstemt dat facturen en contracten direct naar de interne e-mailadressen verstuurd worden. Voor tips voor slimme e-mailfilters, instellingen en doorstuurregels, verwijzen we je opnieuw door naar de Spend Cloud kennisbank.
Kies je ervoor om toch met de hand te blijven doorsturen? Hou er dan rekening mee dat je alsnog een verwerkingsslag moet doorvoeren in de Spend Cloud. Je moet dan namelijk de bijlagen van de e-mails als facturen of contracten kenmerken. Niet iedere bijlage is namelijk een factuur of contract.
En hoe verloopt factuurverwerking met de postbus dan?
Beeld je in: een crediteur verstuurt een factuur direct naar facturen@organisatienaam.nl. Deze wordt automatisch omgeleid naar de postbus, waarna de Spend Cloud automatisch de juiste administratie selecteert. Daarna hebben medewerkers met de juiste rechten direct inzicht in de factuur. Via geavanceerde OCR-techniek wordt de factuur verder de Spend Cloud ingestuurd om verwerkt te worden. Benieuwd hoe ver je dit proces kunt automatiseren? Lees dan meer over touchless factuurverwerking.
Het proces met contracten is vergelijkbaar.
Ik heb interesse in touchless factuurverwerking
Maak dan kennis met Spend Cloud Purchase to Pay: een combinatie van inkoop-, factuurverwerkings- en contractmanagementsoftware. Door het inkoop-, factuurverwerkings- en contractmanagementproces naadloos te integreren, ervaar je een unieke meerwaarde ten opzichte van de losse processen. End-to-end automatisering is dichterbij dan je denkt! Lees verder op de Purchase to Pay-pagina.
Benieuwd hoeveel werk een geoptimaliseerde postbus kan schelen?
We laten het graag zien tijdens een live demonstratie van Spend Cloud factuurverwerkingssoftware. Spreken we je binnenkort?
Ik wil een demo
2 reacties