Hoe kies je de beste contractmanagementtool?
En aan welke criteria voor de beste contractmanagementtool voldoet de Spend Cloud?
Efficiënt contractmanagement kan een hoop tijd en kosten besparen. Als je één ongewenste contractverlenging voorkomt, heb je de investering van zo’n tool er vaak al uit. Maar hoe weet je zeker dat je de juiste tool kiest? En wat maakt iets de beste contractmanagementtool voor jouw organisatie? Dat ontdek je aan de hand van de 10 criteria die Capterra heeft opgesteld. Deze criteria behandelen we stuk voor stuk in deze blog.
1. Biedt de leverancier een cloud-based of on-premise oplossing?
Het eerste dat je moet uitzoeken is of de contractmanagementtool die jij op het oog hebt cloud-based is of niet. Capterra legt uit: “Bij on-premise installaties heb je alles in eigen hand. Kies je voor de cloud, dan heb je geen zorgen over software en infrastructuur, maar de leverancier moet garant kunnen staan voor de beveiliging van de contractdata.” Daarom is vraag twee in hoeverre cyberveiligheid een prioriteit is voor jouw (toekomstige) leverancier.
Lees meer over de 6 voordelen van een 100% cloud-based oplossing, zoals de Spend Cloud.
2. Heeft de leverancier de cyberveiligheid op orde?
Capterra raadt aan om vragen te stellen, zoals:
- Is de leverancier ISAE 3402 en ISO 27001 en/of ISO 9001 gecertificeerd?
- Staan de servers binnen de EU?
- Hoe zijn back-ups en een eventuele recovery geregeld?
Aanvullend kun je op de website van de leverancier bekijken of ze een prioriteit maken van cyberveiligheid. Het Visma Trust Center en de Spend Cloud Cybersecuritypagina zijn goede voorbeelden.
3. Hoeveel medewerkers kunnen gebruik maken van de contractmanagementtool?
En welk prijskaartje hangt daar dan aan?
Bij het afnemen van een abonnement is het altijd handig om vooraf te onderzoeken hoeveel accounts binnen welk kostenplaatje vallen. Hoeveel medewerkers moeten toegang krijgen tot de tool en kan dit ook? Zijn de kosten in balans met hoe intensief de tool gebruikt gaat worden? Denk ook aan de lange termijn kosten, zoals onderhoud en training. Zorg dat je een tool kiest die schaalbaar is en kan meegroeien met je organisatie.
Goed om te weten: een Spend Cloud abonnement is gebaseerd op een pay-per-use prijsmodel, waarbij je een onbeperkt aantal gebruikers hebt. Bekijk de transparante Spend Cloud tarieven en meer informatie over ons prijsmodel.
4. Centrale digitale opslag
Met eenvoudige zoekfunctie
Een goede contractmanagementtool is altijd beschikbaar en heeft een gebruiksvriendelijk digitaal archief. Zo kun je contracten centraal beheren, onafhankelijk van of jouw organisatie over veel locaties is verspreid of niet. Daarnaast is een eenvoudige zoekfunctie belangrijk, zodat medewerkers snel vinden wat ze nodig hebben. Wist je dat de Spend Cloud opties biedt om te zoeken op contracttitel, einddatum, crediteur en contracteigenaar?
Extra handig: als je beide Spend Cloud Factuurverwerking en Contractmanagement hebt, kun je in het factuurverwerkingsarchief eenvoudig inzien welke facturen aan een contract zijn gekoppeld.
5. Mogelijkheden voor contractregistratie en beheer
Waaronder het bijhouden van diverse mijlpalen, zoals aflooptermijnen
Contractmanagement gaat veel verder dan alleen het registreren van contracten. Het gaat om het effectief beheren van contracten gedurende hun gehele levenscyclus. Denk hierbij aan het registreren, opslaan, monitoren en wijzigen van contracten. Het doel van de beste contractmanagementtool is om overzicht te creëren, zodat alle betrokken partijen zich makkelijk aan de voorwaarden kunnen houden.
Belangrijke features die hierbij helpen, zijn:
- Automatische matching tussen contracten en facturen
- Tijdige notificaties, zodat je ongewenste contractverlengingen kan voorkomen
- Automatische workflows, zodat taken altijd bij de juiste medewerker terechtkomen
- Een volledige audittrail, waarmee je ook vorige versies kunt inzien
De Spend Cloud biedt deze mogelijkheden en meer. Ontdek ze op de Spend Cloud Contractmanagement-pagina.
6. Koppelen met andere systemen en apps
Contractmatching werkt natuurlijk pas wanneer de contractmanagementtool is gekoppeld aan het systeem dat facturen verwerkt. Die integratie is dus cruciaal als je stappen wilt zetten in automatisering. Je hebt pas echt grip op alle organisatie-uitgaven zodra je het volledige Purchase to Pay proces vormgeeft in één omgeving. Lees meer over de aanvullende kansen die Spend Cloud Purchase to Pay biedt.
Goed om te weten: de Spend Cloud koppelt met diverse boekhoudprogramma’s.
7. Makkelijk in gebruik voor uitvoerende medewerkers
Onderzoek kritisch hoe gebruiksvriendelijk de contractmanagementtool is die je op het oog hebt. Kunnen medewerkers zonder ervaring met computers of Finance er ook mee uit de voeten? Hoeveel uitleg hebben ze nodig? Hoe makkelijk is het om iets aan te passen en hoeveel kan er misgaan bij een foutje? Waar kunnen medewerkers terecht als ze vragen hebben? Dit maakt goede ondersteuning vanuit de leverancier extra belangrijk.
Ontdek hoe gebruiksvriendelijk de Spend Cloud is.
8. Goede ondersteuning vanuit de leverancier
Voor, tijdens en na de implementatie
Capterra benoemt: “De support is ook belangrijk. Is deze online? Alleen tijdens kantooruren? Wat is de responsetijd? Informeer ook naar hoe bestaande contracten tijdens de implementatie worden overgezet naar de nieuwe applicatie en welke ondersteuning door de leverancier wordt geboden.”
Tijdens online demo’s, het intakegesprek, de implementatie en daarna wil je goed ondersteund worden door één aanspreekpunt. Denk bijvoorbeeld aan best-practices om implementatierisico’s te handelen, tips om een projectteam samen te stellen en adviezen over efficiënt stakeholdermanagement. Daarom kun je tijdens de implementatie altijd terecht bij de Spend Cloud Consultant die aan jou is toegewezen.
Na de livegang is het kennisportaal 24/7 beschikbaar. Daar vind je kennisartikelen, opnames van webinars en de status van jouw tickets. Kom je er met het kennisportaal niet uit? Uiteraard staat onze supportafdeling voor je klaar tijdens kantooruren: per mail én telefonisch.
9. Makkelijk te onderhouden voor applicatiebeheerders
Niet alleen moet de tool gebruiksvriendelijk zijn voor uitvoerende medewerkers. Ook applicatiebeheerders moeten goed met de software overweg kunnen. Ga met de toekomstige leverancier van de contractmanagementtool in gesprek over:
- Hoe makkelijk is het om de inrichting van het systeem te onderhouden?
- Wie voert eventuele updates uit en hoe vaak?
- Hoeveel tijd is een medewerker kwijt aan applicatiebeheer?
Zoals we benoemen in de blog over applicatiebeheer, zijn grote, complexe organisaties gemiddeld maximaal 1,5 uur per week kwijt aan het onderhouden van Spend Cloud Contractmanagement.
10. De beste contractmanagementtool biedt ook opties voor rapportages
Verder geeft Capterra aan dat de beste contractmanagementtool mogelijkheden biedt voor:
- Het tijdig inzien van de contractstatus en de contract life cycle, dankzij triggers zoals de afloopdatum
- Overzicht hebben van de kosten die met een contract zijn gemoeid
- Overzicht hebben van de waarde van een contract(groep)
- Inzicht hebben in de prestaties van contractpartners
- Het tijdig inzien van de risico’s van een contract
Ontdek welke opties de Spend Cloud biedt op de Spend Analytics-pagina. Deze is het krachtigst als je het volledige Purchase to Pay proces vormgeeft in de Spend Cloud.
Maak kennis met de Spend Cloud contractmanagementtool
Efficiënt contractbeheer helpt organisaties risico’s te beperken, naleving van afspraken te waarborgen en de winstgevendheid te verbeteren. Een contractmanagementtool stelt je namelijk in staat om aan laagdrempelige, systematische controle en monitoring van contractuele verplichtingen te doen, dankzij real-time overzichten en automatisering. Met Spend Cloud Contractmanagement krijg je makkelijk toegang tot essentiële informatie, zodat je tijdig sturing kan geven aan de bedrijfsvoering.
Prisma: “Door het energiecontract in de Spend Cloud vast te leggen, wordt het voorschot automatisch met de factuur gematcht.”
Met Spend Cloud Contractmanagement ben je altijd op tijd om aflopende contracten te wijzigen. Maak het beheren van contracten eenvoudig en overzichtelijk met automatische matching, tijdige signaleringen en een volledige audittrail. Mogelijkheden voor besparing worden meteen duidelijk en je creëert overzicht. We bewijzen de kracht van onze software graag tijdens een online demo. Spreken we je binnenkort?
Ontdek hoe toegankelijk Spend Cloud Contractmanagement is
Download de factsheet en bekijk alle voordelen.
