Papieren facturen zijn nog niet uitgestorven in 2024
XML-facturen zijn een goede manier om jouw factuurverwerkingsproces te optimaliseren.
Wolterskluwer legt uit dat het wetsvoorstel ‘VAT in the Digital Age’ (ViDA) onder andere inhoudt dat e-facturatie in 2028 verplicht wordt in Europa. Dat betekent dat bedrijven vanaf 2028 alleen e-facturen mogen versturen en ontvangen. Als jouw organisatie nog werkt met papieren facturen, is het hoog tijd voor een verbeterslag. Zorg dat je klaar bent om e-facturatie voor 2028 de norm te maken.
Benieuwd hoe je 100% digitale factuurverwerking voor elkaar krijgt? En hoe jouw organisatie zich verhoudt tot het gemiddelde in Nederland? Dat lees je in deze blog.
Hoe haalbaar is een volledig gedigitaliseerd factuurverwerkingsproces?
In het Trendrapport over de digitale transformatie van Finance en Inkoop deelt onafhankelijk marktonderzoeksbureau DirectResearch inzichten van hoe het er anno 2024 aan toe is. In welke mate verwerken Nederlandse bedrijven hun facturen digitaal? Hoeveel kost de gemiddelde factuurverwerking? En hoelang is de gemiddelde doorlooptijd? In deze blog delen we wat highlights uit het trendrapport.
Voor dit onderzoek heeft DirectResearch meer dan 200 finance- en inkoopprofessionals van organisaties met meer dan 500 FTE ondervraagd.
90% van Nederlandse bedrijven ontvangt nog wel eens een papieren factuur
Er is genoeg ruimte voor verbetering als je bedenkt dat minder dan 10% van de bedrijven uit het onderzoek nooit meer papieren facturen ontvangt. Dat betekent dat 90% dus wél minstens een papieren factuur per jaar binnenkrijgt. Interessant om te weten: John Schouten, Director Product Management bij ISPnext, laat in een interview weten dat hij gelukkig ervaart dat “het aandeel papieren facturen in de Nederlandse markt minder dan een procent is”.
De helft van Nederlandse bedrijven ontvangen nog vaak pdf-facturen
Boven op het feit dat er nog geregeld papieren facturen worden rondgestuurd, vermeldt het trendrapport dat 46% tot 52% van de bedrijven facturen vaak als pdf in de mail ontvangt. En dat terwijl bedrijven gemiddeld tussen de 10.000 en 50.000 facturen per jaar ontvangen. Logisch dat een kwart van de bedrijven meer dan de helft van hun facturen te laat betalen.
Te trage en foutgevoelige factuurverwerking
Uit het trendrapport blijkt ook dat de grootste reden voor het te laat betalen van facturen de duur van het goedkeuringsproces is. De gemiddelde doorlooptijd van inkomende facturen is 14 dagen. Daarnaast is de foutgevoeligheid van het factuurverwerkingsproces een groot struikelblok. Het verwerken van een factuur, inclusief correcties, kost bedrijven gemiddeld tussen de 15 en 20 euro per factuur. Dat kost dus jaarlijks 150.000 tot 1.000.000 euro en 140.000 tot 700.000 dagen. Hoeveel van deze middelen en van deze tijd kan beter gespendeerd worden?
Medewerkers zijn zich gelukkig bewust van het probleem en de oorzaken, en willen op zoek naar een oplossing. Zo maakt 42% tot 47% van de bedrijven al gebruik van automatische factuurmatching en minder dan 10% van touchless factuurverwerking. Er is een trend te zien richting e-facturatie, maar is dat genoeg om voor 2028 op het ViDA wetsvoorstel voorbereid te zijn?
Hoe digitaliseer ik mijn factuurverwerking volledig voor 2028?
ROC MN: “Een simpele en gebruiksvriendelijke manier voor een snelle factuurverwerking.”
Zoals onderwijsorganisatie ROC Midden Nederland omschrijft is de Spend Cloud een simpele en gebruiksvriendelijke manier voor snelle digitale factuurverwerking. De Spend Cloud biedt overzicht en controle met geautomatiseerde factuurverwerking met functionaliteiten zoals XML, PEPPOL, AI, geavanceerde factuurmatching met OCR, een onbeperkt aantal administraties en gebruikers en nog veel meer. Lees verder over Spend Cloud factuurverwerkingssoftware of vraag gelijk een vrijblijvende demo aan. We gaan graag met je in gesprek om jouw proces klaar te stomen voor ViDA en de toekomst.
Ontdek hoe de Spend Cloud jouw factuurverwerking helpt digitaliseren
Maak factuurverwerking eenvoudig met kunstmatige intelligentie (AI). Zet de eerste stap naar automatisch coderen en touchless verwerken!
