
Hoe stel ik een implementatie-projectteam samen?
Sta jij op het punt om met een nieuw softwarepakket aan de slag te gaan en wil jij je goed voorbereiden?
Welke medewerkers mogen met hun unieke perspectief niet ontbreken? Welke ondersteuning mag je van een leverancier verwachten? En hoeveel meerwaarde kan een implementatiepartner bieden? In deze blog vind je tips voor het samenstellen van een projectteam en nog veel meer!
Welke medewerkers moet ik bij het projectteam betrekken?
Voor een efficiënte implementatie van uitgavenbeheer software raden we aan om een projectgroep samen te stellen. Het is belangrijk om de volgende rollen daarin te vertegenwoordigen:
- Een projectmanager vanuit de organisatie die de software aanschaft. Dit is vooral van belang als het om grote implementaties gaat. Deze rol kan door elke medewerker worden vervuld.
- Medewerkers die veel met de software zullen gaan werken. Denk aan medewerkers van de financiële administratie of inkoopafdeling.
- Functioneel beheerder die het applicatiebeheer zal verzorgen.
- Pilot-deelnemers: een groep medewerkers die representatief is voor de gehele organisatie, zodat de software uitvoerig getest wordt voor de uitrol naar de rest van de medewerkers.
- Mogelijk moeten ICT-medewerkers aanvullende tooling configureren. Denk hierbij aan een contract-scanner of een medewerkerssynchronisatie met een HR-systeem.
Hierbij is het uiteraard mogelijk dat één persoon meerdere rollen vertegenwoordigt. Goed om te weten: een Spend Cloud implementatie wordt altijd begeleid door een Spend Cloud Consultant, die dus ook deel uitmaakt van het projectteam.
Afhankelijk van welk uitgavenproces je precies aanpakt, kan het ook handig zijn om medewerkers met de volgende rol te betrekken: inkopers, contract-, salaris-, crediteuren- en kas- & pasadministratie, en applicatiebeheerders van het financiële pakket. Samen met de functioneel beheerder(s) zijn deze medewerkers veruit de belangrijkste mensen binnen het projectteam.
Welke verantwoordelijkheden heeft het projectteam?
Iedereen een actieve rol tijdens het intakegesprek
Het is belangrijk om een intakegesprek te hebben met het volledige projectteam, zodat iedereen op de hoogte is van de planning. Tijdens de intake bespreek je namelijk de inrichting van het softwarepakket en de taakverdeling. Wat zijn de doelstellingen die behaald moeten worden met de software? Welke informatie is vereist voor de initiële inrichting van de software? Met welke beleidsvoering en procuratie moet rekening worden gehouden?
Projectmanager: interne begeleiding bieden
Tijdens de implementatie van nieuwe software is de projectmanager verantwoordelijk voor:
- Benodigde gegevens verzamelen en aanleveren, zodat de software goed ingericht kan worden
- Dienen als intern aanspreekpunt en als contactpersoon voor de leverancier (in ons geval de Spend Cloud Consultant)
- Eventueel deelnemen aan de softwaretraining en zorgen dat andere medewerkers ook kunnen deelnemen
- Monitoren en begeleiden van de pilotfase vanuit de organisatie
- Verdere uitrol van de software na beëindiging van de testfase. (De uitrol zelf hoeft niet per se door de projectmanager uitgevoerd te worden, zolang deze medewerker de eindverantwoordelijkheid maar draagt)
Applicatiebeheerders: inrichting van de software onderhouden
Tijdens de implementatie van nieuwe software is het belangrijk dat applicatiebeheerders deelnemen aan trainingen en de inrichting testen. Na de livegang zijn applicatiebeheerders verantwoordelijk voor het onderhouden van de software-inrichting. Denk aan het in gebruik nemen van nieuwe functionaliteiten, maar ook het aanmaken van nieuwe medewerkers. Applicatiebeheerders zijn vaak ook een aanspreekpunt voor collega’s met vragen. Hiervoor verwijzen we beheerders graag naar de Spend Cloud kennisbank en onze supportmedewerkers.
ICT: configuratie klaarzetten
Afhankelijk van welke uitgavenbeheerprocessen precies worden verbeterd, hebben ICT-medewerkers de volgende verantwoordelijkheden:
- Het configureren van e-mailadressen als digitaal ontvangstadres voor inkoopfacturen
- Digitale facturen automatisch doorsturen naar de factuurverwerkingssoftware
- Zorgen dat de medewerkerssynchronisatie werkt voor het (de)activeren van medewerker-accounts
- Eventueel een ‘Single Sign On’-koppeling configureren
Applicatiebeheer boekhoudprogramma
We adviseren om één medewerker het aanspreekpunt te maken tijdens het implementatietraject. Natuurlijk kunnen meerdere medewerkers betrokken worden, zolang er een eindverantwoordelijke is. Zelf zien we vaak dat bij kleine organisaties iemand van de financiële administratie het algemene applicatiebeheer doet. Bij grotere organisaties is dat meestal een aparte functie.
Deze rol bevat de verantwoordelijkheid voor de koppeling tussen het nieuwe softwarepakket, het boekhoudprogramma en eventueel het salarispakket. Afhankelijk van de aanvullende tooling kan een applicatiebeheerder dit zelf instellen of moet deze de desbetreffende leverancier inschakelen. Mogelijk is het configureren van een importdefinitie vereist. Daarna zijn het testen en onderhouden van de koppeling(en) belangrijke taken bij deze rol. Na de implementatie zijn applicatiebeheerders bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het toevoegen van nieuwe medewerkers, het wijzigen van rollen en het definiëren van bevoegdheden.
Inkoopafdeling
Om zeker te weten dat medewerkers met de inrichting van de software uit de voeten kunnen, is het belangrijk deze goed te testen tijdens de pilotfase. Bij de implementatie van een nieuw inkoopsysteem, is het belangrijk dat de inkoopafdeling wordt betrokken. Hierbij hebben inkopers de volgende verantwoordelijkheden:
- Inkoopproces en autorisatieschema bepalen
- Projectmanager voorzien van benodigde gegevens
- Deelnemen aan de softwaretraining
- Software-inrichting uitvoerig testen
- Uitrol van de software naar de rest van de organisatie ondersteunen
Contractadministratie: contracten vastleggen in contractmanagementsoftware
Het is belangrijk de medewerkers te betrekken die uiteindelijk gaan werken met contractmanagementsoftware. De medewerkers die inzichtelijk hebben welke contracten er binnen de organisatie zijn afgesloten, zodat ze deze digitaal kunnen verzamelen in het nieuwe softwarepakket. Denk bijvoorbeeld aan de contractadministratie-afdeling of de inkoopafdeling.
Zij moeten de projectmanager namelijk van de benodigde gegevens voorzien, deelnemen aan de softwaretraining en helpen testen. Ook hun advies en perspectief is namelijk onmisbaar. Om zeker te weten dat medewerkers met de inrichting van de software uit de voeten kunnen, is het belangrijk deze goed te testen tijdens de pilotfase. Zo minimaliseer je de behoefte aan aanpassingen na de livegang en is alles meteen klaar voor gebruik.
Kas- & pasadministratie: procesbeheerders
Ook bij het implementeren van software die de uitgaven van medewerkers helpt beheren, zijn eerder genoemde taken belangrijk. Denk aan het voorzien van benodigde gegevens, deelnemen aan de training en helpen testen. Daarbij komt ook kijken: het dagelijkse pasbeheer en afgesloten periodes exporteren naar het financieel pakket. Onder dagelijks pasbeheer verstaan we bijvoorbeeld het aanvragen van nieuwe passen en het opladen van saldi.
Benieuwd naar de oplossing die de Spend Cloud hiervoor biedt? Ontdek Spend Cloud Cards: slimme betaalpassen voor medewerkers.
Wat mag je van de softwareleverancier verwachten?
Tijdens de implementatie van de Spend Cloud heeft de Spend Cloud Consultant meestal de volgende verantwoordelijkheden:
- Advies geven over de mogelijkheden van de software.
- Begeleiding bieden in de aanlevering van de juiste gegevens.
- Uitleg geven over het gebruik van de software.
- Het verzorgen van de initiële inrichting van de software.
- Ondersteuning verlenen tijdens de testfase.
Aanvullende begeleiding van Spend Cloud Partners
Naast de begeleiding die Spend Cloud Consultants zelf kunnen bieden, kun je altijd een van onze partners inschakelen. Zij kunnen je bijvoorbeeld helpen met ondersteuning van een ervaren projectleider. Denk ook aan het uitvoeren van functioneel applicatiebeheer na de livegang. Lees meer op de Spend Cloud Partner-pagina.

Ontdek hoe de Spend Cloud jouw uitgavenprocessen kan verbeteren
Benieuwd hoeveel impact de Spend Cloud kan hebben? Laat het ons bewijzen tijdens een online demo. Dan bespreken we de specifieke uitdagingen van jouw organisatie en stemmen we de demonstratie af op jouw behoeften.