Hoe belangrijk is effectief contractbeheer?
In de dynamische wereld van bedrijfsvoering is effectief contractbeheer essentieel voor kostenbesparing, risicomanagement en efficiëntie.
Met centrale digitalisering, slimme automatisering, duidelijke overzichten, soepele samenwerkingen en kwalitatieve rapportages bespaar je jezelf en collega’s namelijk een hoop werk wat betreft contractbeheer. De tijd en energie die medewerkers daarmee besparen, kan worden gestoken in strategische bedrijfsvoering. Zo kun je interne processen blijven professionaliseren en optimaliseren. Hoe belangrijk effectief contractbeheer precies is, bespreken we in deze blog.
Benieuwd welke ondersteuning de Spend Cloud kan bieden voor effectief contractbeheer? Ontdek Spend Cloud contractmanagementsoftware.
Wat is contractbeheer?
Contractbeheer houdt simpel gezegd in dat alle contracten netjes worden afgestemd, geregistreerd en gemonitord. Het omvat de volledige levenscyclus: opstellen, onderhandelen, uitvoeren, opslaan en bewaken. Goed contractbeheer zorgt ervoor dat alle betrokkenen zich aan de voorwaarden houden en dat de afspraken worden nagekomen. Als je het goed aanpakt, heb je overzicht en is alles georganiseerd. Dan kunnen de juiste mensen makkelijk toegang krijgen tot belangrijke informatie, zoals vervaldata, voorwaarden en verantwoordelijkheden.
Wat zijn de nadelen als contractbeheer geen prioriteit is?
Als een organisatie contractbeheer niet op orde heeft, hebben ze helaas een vergrootte kans op:
- Budgetoverschrijdingen en verspilt geld door ongewenste contractverlengingen en boetes voor late betalingen
- Door gebrek aan overzicht is het moeilijker om risico’s te identificeren en af te handelen, en om naleving van afspraken te waarborgen
- Relaties met leveranciers staan onder druk en er heerst overbodig veel frustratie. Dit kan uiteindelijk leiden tot schade aan het imago van de organisatie
- In het slechtste geval loopt de organisatie zelfs risico op juridische geschillen, die waardevolle tijd en energie kosten
- Daarnaast verlopen processen traag en inefficiënt, en is er geen zicht op strategische kansen
- Wijzigingen doorvoeren en aanpassingen beheren is arbeidsintensief en onoverzichtelijk
Genoeg reden dus om dit te willen voorkomen met een gestroomlijnd proces. Maar, uiteraard ervaart een organisatie diverse aanvullende voordelen. Daar gaan we in de volgende alinea dieper op in.
Wat zijn de voordelen als contractbeheer wel een prioriteit is?
Als goed contractbeheer een prioriteit is, is het een doel op zich om een real-time overzicht van alle contracten te hebben. Dit is een voordeel wat nog veel meer mooie bijkomstigheden met zich meebrengt. Deze voordelen zijn alleen haalbaar dankzij systematische controle en monitoring van contractuele verplichtingen.
1. Efficiënt prestatiebeheer
Met goed contractbeheer kun je de prestaties van leveranciers en partners efficiënt monitoren. Je stelt prestatie-indicatoren vast op basis van analyses en gebruikt deze criteria om de betrokken partijen te evalueren. Daarnaast kan efficiënt prestatiebeheer helpen vermijdbare kosten te identificeren om kosten te besparen.
2. Diverse kostenbesparingen
Efficiënt prestatiebeheer is niet de enige manier om met contractbeheer kosten te besparen. Dankzij een actueel overzicht van alle contracten én tijdige notificaties van een contractmanagementsysteem, voorkom je ongewenste verlengingen, boetes en juridische geschillen. Dit kan een hoop kosten besparen en zo is het eenvoudiger om binnen budget te blijven. Verder kan actuele data helpen accurate voorspellingen te doen en efficiënter te budgetteren in de toekomst.
Goed contractbeheer kan zelfs inzicht bieden in kortingen voor vroegtijdige betaling. Bovendien kan het helpen bij het optimaliseren van inkoopstrategieën en het onderhandelen over gunstigere voorwaarden bij contractverlengingen. Dit alles draagt bij aan een betere financiële gezondheid van de organisatie.
3. Verbetering van de kwaliteit van processen
De impact van effectief contractbeheer op strategische besluitvorming
Niet alleen hebben alle betrokkenen baat bij naadloze, gestroomlijnde processen en een centraal digitaal archief. Effectief contractbeheer is zelfs essentieel voor strategische besluitvorming. Door accurate en actuele contractgegevens kunnen managers weloverwogen beslissingen nemen. Hiermee zijn contractuele afspraken makkelijker te verbeteren. Ook is het eenvoudiger om strategische plannen te ontwikkelen die in lijn zijn met de bedrijfsdoelstellingen.
Leveranciers en partners evalueren
Daarnaast biedt effectief contractbeheer inzicht in de prestaties van leveranciers en partners. Hierdoor kan hun betrouwbaarheid en waarde eenvoudig beoordeeld worden. Zo kunnen bedrijven beter inspelen op marktveranderingen en concurrentievoordeel behalen.
Uniforme contractregistratie
Vooral in grote, decentrale organisaties met veel verschillende soorten contracten is het belangrijk om aan goed contractbeheer te doen. Het is namelijk een uitdaging om contracten uniform te registreren en consistent te beheren. Een contractmanagementsysteem kan helpen voorkomen dat belangrijke details over het hoofd worden gezien en verzamelt alle informatie op één centrale plek. Een gestandaardiseerde aanpak en het gebruik van sjablonen en workflows kunnen helpen om de complexiteit te verminderen en de consistentie te waarborgen.
4. Verbetering van de kwaliteit van relaties
Het is daarnaast makkelijker om een goede relatie te onderhouden met leveranciers, klanten en andere stakeholders. Omdat je overzicht hebt, kun je ze namelijk duidelijkheid bieden over afspraken en kom je over als een betrouwbare partner. Dat zullen leveranciers ook meer geneigd zijn om mee te denken over innovatie en optimalisatie. Een win-winsituatie dus!
5. Risicomanagement
Monitoren of contracten wel voldoen aan de meest recente wettelijke vereisten kan een tijdrovend en complex proces zijn. Zeker in de zorg en overheid is compliance erg belangrijk. Dankzij effectief contractbeheer kan de organisatie zorgen dat contracten voldoen aan de wet- en regelgeving.
Eventuele risico’s op het gebied van compliance en afwijkingen worden snel geïdentificeerd en beheerst, omdat er met overzichtelijke en actuele data wordt gewerkt. Afwijkingen kunnen snel worden gecorrigeerd en risico’s worden beperkt. Bovendien helpt goed contractbeheer met het borgen van de naleving van contractafspraken. Kortom het proces wordt een stuk minder foutgevoelig en risico’s zijn makkelijker te managen.
6. Flexibiliteit
Als contractbeheerprocessen gestroomlijnd en overzichtelijk zijn, is het eenvoudig om wijzigingen door te voeren en aanpassingen te beheren. Hierdoor blijft de organisatie flexibel en kan er snel worden ingespeeld op actualiteiten. Goed contractbeheer biedt een onmisbare mate van flexibiliteit voor organisaties die wendbaar en weerbaar willen blijven in een dynamische tijd vol snelle innovaties.
Het belang van effectief contractbeheer
Kortom: met goed contractbeheer voorkom je niet alleen 6 nadelen, maar kun je ook de vruchten plukken van 6 voordelen. De organisatie heeft overzicht van wat er speelt én welke kansen en risico’s er zijn. Denk hierbij aan optimalisatie met automatisering en het verminderen van menselijke fouten. Het gebruik van een goede contractmanagementtool is tegenwoordig eigenlijk niet meer optioneel, maar een vereiste.
Ontdek Spend Cloud Contractmanagement
Benieuwd hoe Spend Cloud Contractmanagement jouw organisatie kan helpen het overzicht te bewaren en tijdig in te spelen op kansen en risico’s? Zo zie je nooit meer een deadline over het hoofd en zijn alle contracten in één 100% cloud-based archief te vinden.
Ontdek hoe toegankelijk Spend Cloud Contractmanagement is
Download de factsheet en bekijk alle voordelen.
