Er zijn nogal wat verschillende manieren om een digitale factuur op te stellen en aan te leveren. Het correct opstellen van een factuur begint al bij het bestand. De factuur zou als bestand moeten worden aangeleverd. De e-mail kun je eventueel zien als envelop en het bestand als het vel papier. De factuur als tekst in de e-mail is vergelijkbaar met het bedrag op de envelop schrijven, en dus niet gewenst. Iedere factuur zou in een apart bestand moeten worden aangeleverd, meerdere facturen in één bestand is vergelijkbaar met meerdere facturen op één pagina afdrukken. Dat is niet wenselijk.
Het formaat waarin de factuur wordt aangeboden is van essentieel belang. Excel en Word bestanden zijn geen gebruikelijke formaten om een factuur in aan te bieden en zouden door jou als klant niet moeten worden geaccepteerd. Facturen dienen in een PDF en/of een XML bestandsformaat te worden aangeleverd waarbij de XML bij voorkeur is opgebouwd volgens het gestandaardiseerde UBL 2.0 formaat. Dit garandeert een efficiënte verwerking van de factuur in de Spend Cloud.
Het aanleveren van de digitale factuur door de leverancier kan ook op diverse manieren. Inmiddels zijn er verschillende tussenpartijen die ervoor kunnen zorgen dat de facturen van een leverancier in een digitaal formaat bij hun klanten worden bezorgd, de zogenaamde e-facturatie dienstverleners.
De ene e-facturatie dienstverlener doet dat kosteloos en bij de ander zijn er kosten aan verbonden voor de leverancier of de klant. Er ontstaat een vreemde situatie wanneer je als klant moet betalen voor het digitaal ontvangen van een factuur. Dit is alsof je als klant de postzegels voor het ontvangen van een papieren factuur moet betalen. Wie wil er nu snel betaald worden?
Een ander belangrijk vraagstuk met de tussenkomst van zo’n dienstverlener is wat nu de originele factuur is. Is dit de informatie die je als klant ontvangt van de e-facturatie dienstverlener of is dit de informatie die de leverancier aan de e-facturatie dienstverlener verstrekt? Het verdient aanbeveling om de voorwaarden goed te bekijken.
Het uiteindelijk bezorgen van de digitale factuur kan ook weer op diverse manieren. Vreemd is het wanneer de leverancier een e-mail stuurt met daarin een link naar een website waar je na inloggen de factuur kan downloaden. Dat is vergelijkbaar met het ontvangen van een brief waarin het verzoek staat om de factuur te komen ophalen op bijvoorbeeld ons adres de Richard Holkade 9 te Haarlem. Het moeten downloaden van de factuur levert wederom extra onwenselijke verwerkingstijd op. Het is wenselijk om een factuur via de elektronische post oftewel e-mail op het juiste adres te ontvangen zodat deze rechtstreeks in de Spend Cloud kan worden verwerkt.
De Spend Cloud is voorbereid op het efficiënt verwerken van digitaal ontvangen facturen. De mate van efficiëntie wordt echter sterk bepaald door de aanlevering van de digitale factuur. Het is daarom raadzaam om met je leveranciers in overleg te treden over het aanleveren van de factuur. Daarbij zou zelfs overleg kunnen zijn over het opnemen van een juiste verdeling over kostenplaatsen in de digitaal aangeleverde XML-factuur om de factuur geheel geautomatiseerd te laten coderen. Deze investering gaat zichzelf bij jouw grote leveranciers zeker snel terugverdienen.
1. Via bijlage in e-mail
2. 1 bijlage = 1 factuur
3. Als PDF of XML
4. E-mailadres juist
5. Kostenplaatsverdeling opgeven
Wij zijn bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 08:00 uur tot 17:00.
info@proactive.nl
(+31) 23 54 22 299
