De Spend Cloud innoveren: juli t/m december 2024
Welke nieuwe ontwikkelingen hebben er het afgelopen halfjaar plaatsgevonden in de Spend Cloud?
In de tweede helft van 2024 hebben de Spend Cloud developers vooral gefocust op het verbeteren van inkoopsoftware, de factuurverwerking en Spend Cloud Cards. Hierbij zijn er kleine updates doorgevoerd én grotere nieuwe mogelijkheden gereleased. De ‘grotere’ releases worden uitgelicht in een aparte blog.
Benieuwd naar de verbeteringen van het halfjaar hiervoor? Dit lees je in deze Innoveren-blog.
Algemene verbeteringen aan de Spend Cloud
Webservice tokens beheren
De Spend Cloud heeft diverse webservice-koppelingen, zoals met Exact Online, Allsolutions en Twinfield. Het beheer van die koppelingen is sinds 2024 een stuk vereenvoudigd. Voorheen moest een Spend Cloud beheerder contact opnemen met de Spend Cloud supportafdeling om een verlopen webservice token te verwijderen. Momenteel kunnen beheerders zelf de verlopen tokens verwijderen. Daardoor wordt er automatisch een bericht gegenereerd om een nieuw token op te halen.
Vernieuwde opmaak automatische e-mails (notificaties)
Bij het aanvragen van bijvoorbeeld een nieuw wachtwoord ontvang je altijd een automatisch gegenereerde e-mail van Spend Cloud. Deze mails zijn inmiddels in een nieuw jasje gestoken. Naast de opmaak is ook de inhoud geoptimaliseerd. Het onderwerp van de mail en de tekst zelf zijn nu makkelijker te begrijpen. Ook zit er een directe link naar het relevante Spend Cloud-onderdeel bij. Wel zo gebruiksvriendelijk!
Op eigen initiatief de naam van jouw Spend Cloud-omgeving wijzigen
Het is sinds 2024 mogelijk om de omgevingsnaam en bijbehorende URL van je Spend Cloud te laten wijzigen. Dit kan bijvoorbeeld relevant zijn als je organisatie een nieuwe naam heeft gekregen, bijvoorbeeld door een fusie.
Voordat je deze wijziging doorvoert, raden we aan om dit eerst intern te overleggen. Een wijziging van de omgevingsnaam en bijbehorende URL kan namelijk impact hebben op de toegang tot de Spend Cloud en het gebruik daarvan door medewerkers. Daarnaast is het belangrijk om tijdig te communiceren naar medewerkers dat ze een nieuwe URL en omgevingsnaam moeten gaan gebruiken, zodat de overgang soepel verloopt.
Updates aan Spend Cloud inkoopsoftware
Voltooide orders terugdraaien
Nadat een order als geleverd is geregistreerd in de Spend Cloud, kan deze (bijvoorbeeld bij het volledig matchen aan één of meerdere facturen) de status ‘Voltooid’ krijgen. Voorheen kon je een order met deze status niet meer wijzigen. Het kan echter gebeuren dat een order per ongeluk wordt voltooid. Vanwege een veelgehoorde wens in de Spend Cloud Portal, hebben we ervoor gezorgd dat je orders van de status ‘Voltooid’ kan afhalen.
Dienstorders aanvragen
Met de dienstorder-functie wordt het bestellen van diensten en werkzaamheden toegankelijker en flexibeler. Dankzij een vernieuwde opmaak is het proces overzichtelijker en gebruiksvriendelijker. Verder biedt deze optie de mogelijkheid om een dienstorder te plaatsen zonder dat je alle details direct hoeft vast te leggen.
Niet-ingediende orders terugzien in het archief
Je kunt nu in het inkooparchief zien welke orders nog in de winkelwagens van bestellers staan. Deze nieuwe functie is ontwikkeld op basis van feedback uit de Spend Cloud Portal.
Inzicht in orders in de winkelwagen
Met deze optie kunnen inkoop-beheerders, aanvragers én medewerkers met de ‘Uitbreiding inzage archief’-instelling alle orders in de winkelwagens van andere gebruikers binnen dezelfde organisatorische eenheid zien. Dit maakt het makkelijker om overzicht te houden en samen te werken.
Verbeteringen aan Spend Cloud factuurverwerkingssoftware
Tekstherkenning van PDF-facturen nog beter
De Spend Cloud leest zoveel mogelijk gegevens uit wanneer je een PDF-factuur uploadt. Ook vult de software zoveel mogelijk data voor je in in het codeer-menu. Sinds 2024 is de factuurverwerking nog soepeler en sneller dankzij nieuwe AI-gedreven tekstherkenningstechnologie. Wachttijden op drukke momenten behoren hiermee tot het verleden. Ook wordt de originele, volledige PDF weergave van een factuur accurater en probleemlozer getoond in het codeerscherm, zonder kwaliteitsverlies! Dit geldt ook voor beveiligde bestanden.
Benieuwd wat onze visie is op het gebruik van kunstmatige intelligentie? Lees verder in deze AI-blog.
Inkooporders matchen
Wat doet de Spend Cloud als een factuur niet automatisch goedgekeurd kan worden vanwege een te grote afwijking van de bijbehorende order? Voorheen bleef het veld ‘Medewerker’ op de factuurregel leeg als meerdere medewerkers facturen konden beoordelen. Dan had de financiële administratie mogelijk veel werk aan het achterhalen van de juiste medewerker.
Daarom wordt sinds 2024 het veld ‘Medewerker’ op de factuurregel automatisch ingevuld met de medewerker die de bestelling heeft aangevraagd (als deze medewerker ook facturen mag goedkeuren). Dan kan deze medewerker de afwijkende factuur zelf bekijken en beoordelen. Geen gedoe meer voor de financiële administratie!
Updates aan het gebruiken en beheren van slimme betaalpassen
Praktische verbeteringen
Naast een aantal grotere verbeteringen, zijn er ook er ook diverse praktische optimalisaties doorgevoerd:
- Vereenvoudigd aanvragen van nieuwe Spend Cloud Cards, direct vanuit de pasinstellingen
- Vereenvoudigd Spend Cloud Cards activeren met de app
- Inzicht in aankomende pasopladingen in de Spend Cloud App
- Razendsnelle meldingen over een geslaagde of mislukte betaling, zodat je eventueel tijdig kunt handelen
- Makkelijk filteren op pasnummers, zodat je bepaalde transacties snel kunt terugvinden
- Gebruiksvriendelijker wijzigen van pincodes dankzij een efficiënt stappenplan in de Spend Cloud Portal
Nieuwe look-and-feel van het pasbeheer-overzicht
Het pasbeheer-overzicht voor slimme betaalpassen heeft in 2024 een vernieuwde opmaak gekregen. Daarnaast zijn er ook wat nieuwe handige mogelijkheden beschikbaar. Daarmee biedt de Spend Cloud een nog betere gebruikerservaring.
Tegenwoordig kun je namelijk:
- Sneller en eenvoudiger beheren door meerdere passen te selecteren en te wijzigen, zonder naar een nieuw scherm te gaan. Denk aan het inschakelen van online betaalmogelijkheden voor alle passen tegelijk.
- Efficiënt filteren door meerdere filters tegelijk toe te passen, de volgorde aan te passen en nieuwe kolommen toe te voegen voor meer overzicht.
- In één oogopslag een volledig overzicht krijgen door extra informatie, zoals betaalmethoden en limieten, direct in het overzicht te bekijken.
Maak je nog geen gebruik van de Spend Cloud?
In de ‘Innoveren met Visma | ProActive’-blogs kun je lezen welke verbeteringen we continu doorvoeren. We blijven doorontwikkelen en optimaliseren. Past die mentaliteit bij jouw organisatie? Dan gaan we graag met je in gesprek! Vraag een online demo aan of neem contact met ons op over mogelijkheden.
Meer informatie over de Spend Cloud?
Neem contact met ons op of vraag meteen een gratis, vrijblijvende demo aan!
Ik wil een demo
