man-bespaart-geld-euro-munt

4 manieren om te besparen op kosten met digitalisering

Zeker tijdens bezuinigingen is het belangrijk om controle te hebben op het steeds krapper wordende budget. Met minder geld moet je voorzien in dezelfde behoeftes. Hoe is dat te realiseren? Technologische ontwikkelingen worden ingezet voor de uitvoering van zorg bijvoorbeeld; zelfmeetapparatuur, beeldschermzorg en in de toekomst wellicht ambulance-drones. Maar ook voor secundaire taken, taken waarmee je grip krijgt op het budget, zijn er technologische ontwikkelingen. In deze blog laten wij jou zien waar de technologie van nu ondersteuning kan bieden bij de bewaking van het budget.

1. Eenheid tussen verschillende locaties

Organisaties zoals de zorg of het onderwijs bestaan vaak uit een centrale locatie waar het bestuur zich afspeelt en verscheidene locaties waar het wezenlijke werk plaatsvindt. Elke locatie heeft een eigen karakter en eigen behoeften. De zelfsturende teams van tegenwoordig regelen grotendeels de zaken van hun eigen locatie en besteden het budget om invulling te geven aan hun behoeften. Wel vormen alle locaties samen één organisatie, waarvoor het bestuur uiteindelijk één financiële verantwoording aflegt. Hoe zorg je nu voor overeenstemming in deze verschillende financiën?

2. Eenheid tussen verschillende afdelingen

De eerste verdeling van organisaties is over locaties, maar er is ook een verdeling in afdelingen. Elke afdeling heeft een eigen taak. Zo kijkt inkoop naar de benodigdheden en de geschikte leveranciers en handelt de crediteurenadministratie de facturen af. Hoewel het aparte afdelingen zijn, hebben zij wel invloed op elkaars werk. Door deze processen op elkaar af te stemmen, op het punt waar ze elkaar beïnvloeden, vereenvoudig je het werk. Op welke manier krijg je deze processen op één lijn?

3. Dezelfde taal spreken

Voor een gestroomlijnd proces; een optimale samenwerking tussen locaties en afdelingen binnen jouw organisatie, is het nodig dat zij onderling informatie uitwisselen. Technologische ontwikkelingen maken het werk van deze afdelingen al makkelijker doordat zij vanwege digitale pakketten minder werk hoeven te verrichten. Alleen werken afdelingen in verschillende systemen, gericht op hun specifieke werkzaamheden. Hoe kunnen zij onderling toch informatie uitwisselen?

4. Optimaal automatiseren

Het is je vast opgevallen dat elke alinea eindigt met een vraag. Deze gaan wij ook voor je beantwoorden. Hoe zorg je voor overeenstemming in verschillende financiën? Door op verschillende locaties wel eenzelfde werkwijze te hanteren. Als alle locaties met hetzelfde systeem werken, komen de gegevens gegarandeerd met elkaar overeen.

Het stroomlijnen van processen en onderling uitwisselen van informatie hangt nauw met elkaar samen. Het onderling uitwisselen van informatie is noodzakelijk voor het stroomlijnen van processen. Een voorbeeld: als afdeling Inkoop in hetzelfde systeem als de crediteurenadministratie werkt, is de financiële medewerker ervan verzekerd dat hij een factuur goedkeurt van een daadwerkelijke geleverd product, de zogeheten 3 way matching. Voor die matching zijn nog meer opties: facturen waarvan het systeem controleert of zij binnen een contract vallen dat in het systeem geregistreerd staat. Meer over 3 way matching vind je op deze pagina.

Natuurlijk hebben de afdelingen ook andere digitale pakketten en systemen die ze moeten gebruiken. Inkoop maakt gebruik van webshops om artikelen te bestellen en nadat de administratie facturen heeft goedgekeurd, moeten deze verwerkt en betaald worden. Ook hier is het uitwisselen van gegevens belangrijk. Met het synchroniseren van deze systemen zorg je voor een foutloze overdracht van gegevens.

Automatiseren met de Spend Cloud

Met de Spend Cloud kun je ervoor kiezen om binnen dezelfde omgeving diverse processen te digitaliseren, automatiseren en optimaliseren. Zo spreek je altijd dezelfde taal en hou je makkelijk het overzicht. Benieuwd wat we jou kunnen helpen verbeteren? Bekijk deze pagina. 

Cashless werken?
Ook dat kan geld besparen. Meer daarover in de Kas & Pas factsheet

Benieuwd wat de Spend Cloud van Visma | ProActive voor jou kan betekenen?