vrouw-werkt-achter-laptop-buiten

De administratie organiseren: insourcen of uitbesteden?

Om schoolbesturen te ondersteunen bij de afweging en om een goed gesprek met aanbieders te faciliteren, heeft de PO-Raad Infinite Financieel verzocht een afwegingskader op te stellen. Wat zijn de voordelen van insourcen? Of waarom zou je juist moeten kiezen voor uitbesteden? In het afwegingskader vind je het antwoord op deze vragen. Wij zetten een aantal belangrijke punten op een rijtje.

De 4 voordelen van insourcen en de 2 nadelen

  1. Als je ervoor kiest om de administratie te insourcen heb je volledige zeggenschap over de manier waarop de administratie wordt ingericht, de uitvoering ervan en wanneer er managementinformatie wordt verstrekt.
  2. Je hebt zelf de keuze voor software die aansluit op jouw situatie
  3. Het is makkelijker en sneller meer maatwerk in rapportages mogelijk te maken
  4. De kwaliteit van de administratieve medewerkers is in eigen hand

Naast de voordelen zijn er ook een aantal kanttekeningen.

  1. Zelf de administratie beheren betekent tijd en kennis investeren in de inrichting van de administratie. En dit gedurende het hele jaar, ook in de vakanties.
  2. Om ervoor te zorgen dat de administratie op orde is, moet de administratieve eenheid beoordeeld worden. Dit vereist op z’n beurt een zekere deskundigheid bij het management.

Als dit niet in jouw situatie past, is er ook de keus om de administratie uit handen te geven.

De 4 voordelen van uitbesteden en de 3 nadelen

Administratie voeren is niet jouw core-business. Om deze reden alleen al kiezen sommige organisaties ervoor om de administratie uit te besteden. De 4 voordelen van uitbesteden, zijn:

  1. De zorg voor zaken zoals de aanschaf van soft- en hardware, databeveiliging en huisvesting ligt niet bij jou
  2. Er is geen vereiste voor specifieke expertise in huis
  3. De continuïteit van de administratie wordt gewaardborgd
  4. Je hoeft zelf bij te houden wat er verandert in de wet- en regelgeving

Maar ook hier zijn er zaken waar je rekening mee moet houden, net zoals bij het insourcen van de administratie.

  1. Als je de administratie uitbesteedt is de informatie die je direct beschikbaar hebt niet altijd up-to-date. Systeemtechnisch worden mutaties soms ‘s nachts verwerkt en zijn deze de volgende dag pas zichtbaar.
  2. Ook is het zo dat een administratiekantoor meerdere klanten heeft. De medewerkers en expertise die zich daar bevinden deelt je met hun andere klanten.
  3. Ten slotte is het goed om er rekening mee te houden dat je uiteindelijk verantwoordelijk blijft voor de juistheid en aanlevering van gegevens richting de overheid.

Als je door deze zaken bent gaan twijfelen tussen het insourcen of uitbesteden, is er nog een derde optie: de administratie gedeeltelijk in eigen beheer en gedeeltelijk uitbesteden.

Gedeeltelijk in eigen beheer, gedeeltelijk uitbesteed

Er zijn meerdere varianten om de administratie gedeeltelijk uit te besteden en gedeeltelijk in eigen beheer te houden:

  • In eigen beheer met eventueel ondersteuning van gespecialiseerde dienstverleners
  • In eigen beheer met back-upservice van een administratiekantoor in geval van calamiteiten
  • De dagelijkse boekhouding voor eigen rekening in het systeem van het administratiekantoor.

In het laatste geval verzorgt het administratiekantoor de jaarrekening.

Indien je ervoor kiest om de administratie gedeeltelijk in eigen beheer te houden en gedeeltelijk uit te besteden is het vooral belangrijk dat je zorgt voor een goede communicatie met het administratiekantoor. Welke keuze je ook maakt – insourcen, uitbesteden, of allebei – houdt er rekening mee dat er altijd kennis van financieel management binnen de organisatie zal moeten zijn.

In eigen beheer met ondersteuning van een specialist

Ben jij benieuwd wat de Spend Cloud voor jou kan betekenen? Bekijk dan deze pagina.

Benieuwd wat de Spend Cloud van ProActive voor jou kan betekenen?