Wanneer je aan de slag gaat met datadriven werken, gebruik je data om te innoveren en optimaliseren. Dat is bij ProActive een integraal onderdeel van onze aanpak. Op basis van data kunnen we weloverwogen keuzes maken. We kunnen dan specifieke processen aanwijzen die klaar zijn voor de volgende stap in optimalisatie. De Spend Cloud verwerkt jaarlijks namelijk miljoenen facturen en meer dan 800 organisaties maken gebruik van de Spend Cloud. Dat is een hoop data waar je diverse analyses op kunt loslaten.
Zoals hierboven aangegeven, kun je door keuzes te maken op basis van data beslissingen goed beargumenteren. Wanneer data correct en volledig is, valt er niet over te discussiëren. Daarnaast kun je met diverse analyses precies zien waar je kunt besparen of optimaliseren. Denk bijvoorbeeld aan de doorlooptijd van een factuur. Dat is een mooie indicatie van hoe efficiënt je factuurverwerkingsproces is. Ook kun je het als een nulmeting gebruiken en blijven evalueren of je verbetert of niet.
Kortom: overweeg om datadriven te werken, zodat:
Omdat we bij ProActive datadriven werken, kunnen we precies zien welke klanten efficiënt omgaan met de Spend Cloud. Daardoor kunnen we advies op maat geven over optimalisatiemogelijkheden. Ook organiseren we webinars over functionaliteiten en processen waarvan wij denken dat ze beter ingezet kunnen worden.
Een voorbeeld daarvan is het verwerken van UBL/XML-facturen. Hiervoor werd een speciale webinar georganiseerd en de resultaten waren twee maanden later al zichtbaar. We kunnen namelijk op basis van data precies zien of er daadwerkelijk meer gebruik is gemaakt van UBL/XML-facturen. We hebben kunnen vaststellen dat er een toename is van 67% in verwerkte XML facturen op jaarbasis. Dat is goed om te zien, maar wat levert werken met XML je als klant op?
Prisma sprong bij de analyses vanuit ProActive meteen in het oog. Er was ‘uit het niets’ een enorme piek te zien in de factuurwijze analyse. Ineens schoot de hoeveelheid XML-facturen die daar verwerkt werden de lucht in. Achteraf bleek dat ze meteen aan de slag waren gegaan met de tips uit onze XML webinar. Prisma verwerkt nu namelijk gemiddeld meer dan twee keer zoveel XML-facturen per maand. Dat scheelt enorm.
“Door gebruik te maken van digitale factuurverwerking van de Spend Cloud, besparen we 32 uur per week. Dat is tijd die weer in de zorg gestoken kan worden” – André Koolwijk, teamleider financiële administratie bij Prisma. Hiermee besparen ze dus ongeveer 50.000 euro per jaar.
Prisma werkt met 2.200 zorgmedewerkers op 160 locaties voor 2.000 cliënten. Hierdoor verwerken ze 35.000 facturen per jaar. Vroeger liep de administratie flink achter en moesten ze soms wel 400 facturen van de vorige maand nog verwerken. Tegenwoordig zijn dat er structureel minder dan 150. Prisma loopt nu nooit meer dan 2 dagen achter, terwijl dat eerder op kon lopen tot 2 weken. Voor meer voordelen van digitaal facturering, kun je deze blog bekijken.
Een goede manier om je verwerkingstijd nog verder terug te dringen, is met de ‘afwezigheid’ functionaliteit van de Spend Cloud. Hiermee kun je eenvoudig aangeven dat je bijvoorbeeld op vakantie bent, zodat er iemand anders kan waarnemen. Dan blijft je proces gewoon doorgaan in plaats van dat het stil komt te liggen tijdens afwezigheid. Er is precies terug te vinden wie wat heeft gedaan. Dat staat vast, zodat anderen het proces snel kunnen oppakken.
“Wanneer er iets fout gaat, kun je in de Spend Cloud ook altijd terugvinden waar, wanneer en waarom iets fout ging. Zelfs wie daarbij betrokken was” – André Koolwijk, teamleider financiële administratie bij Prisma.
Door een verminderde verwerkingstijd zijn de betalingstermijnen van de leveranciers beter haalbaar. Daar bespaar je op in kosten en in tijd. Je hoeft namelijk geen aandacht te geven aan alle telefoontjes, meldingen en aanmaningen die je krijgt. Die zijn er namelijk niet. Je hoeft niet extra veel energie te steken in het onderhouden van je relatie, omdat het vanzelf goed gaat. Genoeg redenen dus om het digitale factuurverwerking proces te gaan optimaliseren.
Bekijk dan de digitale factuurverwerking module pagina of download meteen de factsheet via de pop-up op deze pagina.
Wij zijn bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 08:00 uur tot 17:00.
info@proactive.nl
(+31) 23 54 22 299
