De 3 grootste declaratie irritaties in het onderwijs én de oplossing!

Een werkweek naar Rome, uitgaven voor een studieproject of extra kantoorartikelen bij een winkel om de hoek. Dit soort uitgaven brengen vaak veel administratieve rompslomp met zich mee. Ook zorgt de verantwoording achteraf regelmatig voor problemen. Ruim driekwart van de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de (centrale) administratie irriteert zich aan onvolledigheden, misverstanden en fouten die vaak met declareren gepaard gaan. Ook voor het onderwijspersoneel (docenten, schoolleiding, vrijwilligers) brengt dit proces vaak veel frustraties met zich mee. 

Irritaties onder managers

1. Te veel tijd kwijt aan controle

Managers zijn veel tijd kwijt aan het controleren van alle declaraties. Als oorzaken voor onnodig tijdverlies worden vaak genoemd: discussie met medewerkers over gedane uitgaven, declaraties die onvolledig of niet volgens de juiste standaarden zijn ingevuld, en het niet tijdig indienen van declaraties. Vaak leiden genoemde controles bij zowel de administratief eindverantwoordelijke als bij het onderwijspersoneel tot irritaties die voorkomen hadden kunnen worden.

2. Controle kan slechts steekproefsgewijs

Doordat het controleren van de declaraties veel tijd kost is het lang niet altijd mogelijk om alle uitgaven te controleren. Declaraties worden hierdoor vaak slechts steekproefsgewijs gecontroleerd. Dit terwijl het bij deze kleinschalige uitgaven opgeteld vaak toch om flinke bedragen gaat, zeker bij onderwijsinstellingen met veel verschillende locaties.

3. Declaratieproces inefficiënt

Declaratieprocessen zijn vaak verre van optimaal ingericht. De meeste declaraties verlopen nog steeds door gebruik te maken van de papieren bonnetjes en het invullen van declaratieformulieren. Dit is een arbeidsintensief en foutgevoelig proces. Bonnetjes raken kwijt of zijn onleesbaar geworden, spreadsheets worden los aangeleverd en moeten aan de bonnetjes worden gekoppeld. Daarnaast zijn er vaak onduidelijkheden omtrent de declaratie-flow. Wie keurt de declaratie goed en op welke manier is dit proces ingericht?

Ook onderwijspersoneel ontevreden
Naast de irritaties van managers zijn ook medewerkers vaak ontevreden over de processen omtrent declaraties. De 3 meest voorkomende irritaties onder onderwijspersoneel zijn:

1. Kosten voorschieten ‘uit eigen zak

Een veel voorkomende irritatie is het moeten voorschieten van kosten. Daarnaast duurt het lang voordat medewerker de voorgeschoten kosten weer op hun rekening hebben staan. Ook blijkt dat medewerkers een uitgave soms helemaal niet doen in de wetenschap dat ze deze zelf moeten voorschieten.

2. Veel tijd kwijt aan dingen die ‘niet bij hun werk’ horen

Medewerkers ergeren zich ook regelmatig aan de hoeveelheid tijd die ze kwijt zijn aan het verantwoorden van uitgaven en de administratie die daarbij komt kijken. Hierdoor hebben zij minder tijd om zich bezig te houden met datgene wat zij echt belangrijk vinden.

3. Bonnetjes, Bonnetjes, Bonnetjes..

Dat bonnetjes de aanstichter zijn van veel ergernissen zal niet als een verrassing komen. Het moeten bewaren van alle bonnetjes en daarbij ook de kans dat deze kwijtraken is een veelgenoemd irritatiepunt. Ook komt het regelmatig voor dat medewerkers voorgeschoten kosten niet vergoed krijgen doordat zij bonnetjes zijn kwijtgeraakt.

Kortom, bij veel onderwijsinstellingen brengt het declaratieproces bij zowel managers als onderwijspersoneel een hoop irritaties met zich mee. Oftewel, hoog tijd hoog tijd voor een oplossing!

 

Tijd voor een oplossing

Doordat processen nu vaak inefficiënt zijn ingericht lijkt de oplossing vaak complex. Maar in werkelijkheid is deze vrij eenvoudig. ProActive biedt een eenvoudige alles-in-één oplossing waardoor eerder genoemde irritaties voortaan verleden tijd zijn.

Bij deze oplossing genaamd Kas & Pas krijgen medewerkers slimme betaalpassen mee die volledig door de organisatie zelf te beheren zijn. Managers hebben realtime inzicht in alle uitgaven en kunnen pincodes en pasbudgetten op elk gewenst moment aanpassen. Na betaling maken medewerkers via de app eenvoudig een foto van de bon, declareren is dan helemaal niet meer nodig. Bonnetjes, verantwoording en transactie worden vervolgens automatisch gekoppeld. Door integratie met de meest gebruikte ERP’s kunnen deze gegevens in één keer probleemloos de boekhouding in.

Meer weten over de slimme betaalpassen voor medewerkers in het onderwijs? Wij hebben alle voordelen van Kas & Pas voor jou uiteengezet in de factsheet.

Benieuwd wat de slimme betaalpassen van Kas & Pas voor jouw organisatie kunnen betekenen?

Bel ons op 023-5422299 of laat een bericht achter en wij nemen z.s.m. contact met je op

Contact opnemen