De 3 grootste declaratie irritaties én de oplossing!

Een werkweek naar het buitenland, uitgaven voor een studieproject of extra kantoorartikelen bij een winkel om de hoek. Dit soort uitgaven worden vaak met een betaalpas van een medewerker of met kasgeld gedaan. Soms wordt er voor werkweken zelfs een voorschot op de betaalrekening van medewerker gestort.

De administratieve afhandeling hiervan brengt veel rompslomp met zich mee. Ruim driekwart van de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de (centrale) administratie irriteert zich aan onvolledigheden, misverstanden en fouten die met declareren gepaard gaan. Ook voor het medewerkers als docenten, management of vrijwilligers brengt dit proces veel frustraties met zich mee. Door gebruik te maken van de slimme betaalpassen van Kas & Pas kunnen onderstaande irritaties worden voorkomen.

Irritaties onder managers

1. Te veel tijd kwijt aan controle

Managers zijn veel tijd kwijt aan het controleren van alle declaraties. Als oorzaken voor onnodig tijdverlies worden vaak genoemd: discussie met medewerkers over gedane uitgaven, declaraties die onvolledig of niet volgens de juiste standaarden zijn ingevuld, en het niet tijdig indienen van declaraties. Deze controles leiden bij zowel de administratief eindverantwoordelijke als bij de medewerkers tot irritaties die zeker voorkomen hadden kunnen worden.

2. Controle kan slechts steekproefsgewijs

Doordat het controleren van de declaraties veel tijd kost, is het niet altijd mogelijk om alle uitgaven te controleren. Declaraties worden hierdoor slechts steekproefsgewijs gecontroleerd. Dit terwijl het bij deze kleinschalige uitgaven opgeteld toch om flinke bedragen gaat, zeker bij organisaties met veel verschillende locaties. Zeker wanneer het verantwoordelijkheidsgevoel groot is binnen de organisatie, leidt dit vaak tot extra druk en frustratie.

3. Declaratieproces inefficiënt

Declaratieprocessen zijn in het onderwijs of de zorg bijvoorbeeld verre van optimaal ingericht. Vaak gaan declaraties nog op papier waarbij de (onleesbare) bonnetjes eraan vast geniet zijn. Dit is een arbeidsintensief en foutgevoelig proces. Bonnetjes raken kwijt of zijn onleesbaar geworden, spreadsheets worden los aangeleverd en moeten vervolgens aan de bonnetjes worden gekoppeld. Daarnaast is er regelmatig onduidelijkheid, wie is waarvoor verantwoordelijk in het declaratieproces?

Ook medewerkers ontevreden

Naast de irritaties van managers zijn ook medewerkers vaak ontevreden over de processen omtrent declaraties. De 3 meest voorkomende irritaties onder medewerkers zijn:

1. Kosten voorschieten ‘uit eigen zak’

Een veel voorkomende irritatie is het moeten voorschieten van kosten. Deze kosten zijn soms erg hoog. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de werkweken waar hoge kosten worden gemaakt. Daarnaast duurt het lang voordat medewerker de voorgeschoten kosten weer op hun rekening hebben staan.

2. Veel tijd kwijt aan dingen die ‘niet bij hun werk’horen

Medewerkers ergeren zich ook aan de hoeveelheid tijd die ze kwijt zijn aan het verantwoorden van uitgaven en de administratie die daarbij komt kijken. Hierdoor hebben zij minder tijd om zich bezig te houden met datgene wat zij echt belangrijk vinden.

3. Bonnetjes, Bonnetjes, Bonnetjes…

Dat bonnetjes de aanstichter zijn van ergernissen zal niet als een verrassing komen. Het moeten bewaren van alle bonnetjes en daarbij ook de kans dat deze kwijtraken is een veelgenoemd irritatiepunt. Ook komt het voor dat medewerkers voorgeschoten kosten niet vergoed krijgen doordat zij bonnetjes zijn kwijtgeraakt.

Kortom, bij veel organisaties brengt een handmatig declaratieproces bij zowel managers als medewerkers een hoop irritaties met zich mee. Oftewel, hoog tijd hoog tijd voor een oplossing!

Tijd voor een oplossing

Doordat processen nu vaak inefficiënt zijn ingericht lijkt de oplossing vaak complex. Maar in werkelijkheid is deze vrij eenvoudig. ProActive biedt een eenvoudige alles-in-één oplossing waardoor eerder genoemde irritaties voortaan verleden tijd zijn.

Bij deze oplossing genaamd Kas & Pas krijgen medewerkers slimme betaalpassen mee die volledig door de organisatie zelf te beheren zijn. Managers hebben realtime inzicht in alle uitgaven en kunnen pincodes en paslimieten op elk gewenst moment aanpassen. Na betaling maken medewerkers via de app eenvoudig een foto van de bon, declareren is dan helemaal niet meer nodig. Bonnetjes, verantwoording en transactie worden vervolgens automatisch gekoppeld. Door integratie met de meest gebruikte ERP’s kunnen deze gegevens in één keer probleemloos de boekhouding in.

Meer weten over de slimme betaalpassen voor medewerkers? De werking van Kas & Pas én alle voordelen vind je in de factsheet.

Download factsheet

Meer informatie over de SpendCloud?

Plan een terugbelverzoek in en stel al je vragen aan een van onze accountmanagers.

Of neem contact met ons op

Benieuwd wat de Spend Cloud van ProActive voor jou kan betekenen?

Bel mij terug

Neem contact op