Wat is

uw uitdaging?

Of het gaat om het realiseren van kostenbesparingen, het verbeteren van werkprocessen, het verkrijgen van overzicht op alle zakelijke uitgaven binnen uw organisatie, of het vergroten van de waarde van uw afdeling. U bent op deze pagina voor een oplossing voor een uitdaging. Onderaan vindt u verschillende uitdagingen, oplossingen en klantcases waar wij dit resultaat eerder hebben geboekt.

Kas & Pas

Incidentele en kleinschalige uitgaven worden vaak onopgemerkt gedaan. De registratie ervan verschilt per uitgave en welk betaalmiddel is gebruikt. Met de spend cloud maakt het niet uit welk betaalmiddel u kiest: uitgaven doen wordt makkelijker en de registratie ervan ook.

Tevens helpt de Spend Cloud u om geleidelijk over te stappen naar een volledige cashless manier van werken met betaalpassen in eigen beheer. Zo kunt u de registratie van uitgaven steeds meer automatiseren en de kans op fouten minimaliseren.

Bekijk alle features

De challenge:

In een wirwar van alle verschillende manieren waarop kleinschalige en incidentele uitgaven worden gedaan, is het moeilijk om zicht te hebben op wat er wordt uitgegeven. Laat staan deze uitgaven sturen of begrenzen.

Impact:
Onze spend cloud maakt een automatisch overzicht van alle verschillende kleinschalige uitgaven, waardoor u hier met gemak over kunt rapporteren en de uitgaven in de juiste banen leiden.

Aanpak:
Wat is momenteel de procedure rondom kleinschalige en incidentele uitgaven in uw organisatie? Gebruiken jullie nog veel contant geld? Zo ja, vinden jullie dat prima, of willen jullie meer richting cashless werken? Wat voor kleinschalige uitgaven doen jullie nu? En hoe wordt dat geadministreerd?

Afhankelijk van wat u wilt, schakelen we de opties aan in de spend cloud. Kasadministratie voor contant geld, of alleen de bankadministratie als u cashless wilt werken.

Download factsheet

In de factsheet vindt u een stappenplan waarin wordt uitgelegd hoe de functionaliteit werkt: opwaarderen, betalen, coderen, aflsuiten, verwerken en rapporteren.

Download

In de praktijk:

Het was een samenloop van omstandigheden die ertoe geleid heeft dat Zorgbalans jaren geleden is gestart met het gebruik van prepaid-passen. Vanuit de treasury commissie kregen zij de opdracht om het kasverkeer sterk te verminderen, terwijl zij in dezelfde periode bezig waren met een opsplitsing van de buurtteams. Van 6 grote buurtteams gingen zij naar 45 kleine. Een van deze teams en een aantal intramurale teams hadden belangstelling voor een pinpas. Dit bleek een schot in de roos.

“In de tijd dat wij aan de slag gingen met prepaid-passen, waren er weinig spelers op de markt”, vertelt Wim Janssen, manager administratieve diensten bij Zorgbalans. “ We kozen voor Multi Service Prepaid Solutions en hebben jaren met hun bankpassen gewerkt. Het project was zo een succes, dat de Raad van Bestuur direct is ingeschakeld toen we te horen kregen dat Multi Service zou stoppen en wij op zoek moesten naar een nieuwe leverancier.”

Deze zoektocht verliep vrij simpel, omdat Zorgbalans het traject al eerder doorlopen had . “Er waren natuurlijk al een aantal aanbieders over de vloer geweest, die kregen alsnog een kans. Daarnaast had Multi Service een leverancier aangegeven die hun diensten kon overnemen. En toevallig was mijn collega kort daarvoor naar een inspiratiesessie van bunq en ProActive geweest. Er was nog geen product, maar wat eraan zat te komen, klonk heel goed.”

De distributie van 200 passen
Alhoewel Zorgbalans ook voor het volledige purchase-to-pay proces en de nog bestaande kasadministratie gebruikmaakt van ProActive, was de keuze voor ProActive deze keer niet zo vanzelfsprekend. “Er was geen gebrek aan vertrouwen in ProActive, maar nu kregen we ook te maken met bunq, voor ons onbekend. Uiteindelijk heb ik een business case gemaakt voor drie verschillende aanbieders, waaronder ook ProActive in combinatie met bunq.”

Kostentechnisch pakte ProActive goed uit, maar Wim moest de Raad van Bestuur alsnog overtuigen om voldoende vertrouwen te krijgen in het IT-bedrijf met een banklicentie. “Enerzijds zijn wij dit traject ingegaan vanuit vertrouwen en partnership. Wij zien ProActive als een betrouwbare leverancier die meedenkt met de klant. Anderzijds was het ook een kwestie van ondernemerschap; het lef hebben om aan een project aan te gaan zonder een gereed product.”

Aangezien Multi Service al snel zou stoppen, lag er een behoorlijke tijdsdruk op het implementatietraject. In twee maanden tijd, moest alles overgezet worden. Om het goed op te zetten, werd aan dit project een hoge prioriteit gegeven. Vóór 1 oktober moesten er 200 werkzame bankpassen bij de betrokkenen liggen. “Mijn collega Marleen Herben en ik vormden samen met het Productmanagement team van ProActive één team. Er was ruimte voor onze visie en we mochten meedenken met mogelijkheden. Deze manier van samenwerken heeft gezorgd voor een vlekkeloze overstap.”

De Belastingdienst wordt er enthousiast van
De 200 passen worden gebruikt door verschillende medewerkers; extra- en intramurale teams, buurtteams, prettig thuisteams, maar ook managers en artsen. “Wij hebben onze werkwijze aan de Belastingdienst voorgelegd en ze werden er enthousiast van. Er is een scheiding tussen uitgaven ten behoeve van de cliënt en personele kosten. We controleren steekproefsgewijs op horecagelegenheden om er zeker van te zijn dat de juiste pas voor de juiste uitgave gebruikt wordt.”

Nu Zorgbalans de bunq bankpassen enige tijd gebruikt, kunnen zij de oude en nieuwe leverancier tegenover elkaar stellen. “Het belangrijkste verschil is dat ProActive Single Sign On heeft waardoor je slechts één keer hoeft in te loggen. Software moet zo eenvoudig mogelijk zijn, want hoe minder tijd je besteedt aan administratieve handelingen, des te meer tijd je over hebt voor de zorg. Als ik de voordelen moet opsommen, zeg ik:

De nieuwe pas wordt overal geaccepteerd
De pashouder kan zelf een pincode instellen
Er is geen aparte login vereist om transacties te bekijken
En niet te vergeten de bereikbaarheid bij ProActive. Echt een perfecte helpdesk.”

Zelf zien hoe het werkt?

 

Wij komen graag bij u langs of verzorgen een online demonstratie. Of als uw voorkeur daar naar uitgaat, plannen wij een referentiebezoek in bij één van onze klanten.

Referentiebezoek inplannen