Welche Herausforderung müssen Sie meistern?

Ob die Reduktion der administrativen Kosten, die Schaffung von Transparenz in den Unternehmensausgaben oder die Entwicklung des strategischen Einkaufs – auf dieser Seite finden Sie die Lösung für Ihre Aufgabenstellung. Überzeugen Sie sich in unseren Kundenbeispielen davon, wie erfolgreich unsere Kunden mit der ProActive Cloud die unterschiedlichsten Herausforderungen meistern. Aufgabenstellungen, Kundenstories und Factsheets geben Ihnen einen Einblick in den Mehrwehrt der ProActive Cloud.

Digitale Rechnungsverarbeitung – Wie optimieren Sie Ihren Rechnungsverarbeitungsprozess?

Unternehmen erhalten unzählige Rechnungen pro Jahr. Hinter jeder Rechnung steht eine Vielzahl von Arbeitsschritten, welche nacheinander abgearbeitet werden müssen. Dieser Prozess ist für alle Beteiligten mühsam und zeitintensiv. Für Unternehmen stellt die Rechnungsverarbeitung eine potenzielle Fehlerquelle und einen nicht zu unterschätzenden Kostenblock dar. Die digitale Rechnungsverarbeitung mit der ProActive Cloud und die damit verbundene Automatisierung der Arbeitsschritte ist sicherlich auch für Ihr Unternehmen ein wesentlicher Optimierungsschritt.

Traditionelle Rechnungsverarbeitung – Vom Posteingang bis zur Archivierung

Papierrechnungen durchlaufen zahlreiche Stationen, bevor sie am Ende des Prozesses im Archiv abliegen. Und final werden diese Unterlagen nach einem umfangreichen Verwaltungsaufwand vernichtet. Die suboptimalen Punkte der analogen Rechnungsverarbeitung liegen auf der Hand: Zeitaufwand, Personalaufwand, Papierverbrauch, Kopieraufwand, Mehrfacheingabe von Informationen, Liegezeiten, verschwundene Rechnungen, etc. Kurz um: Es wird unnötig viel Zeit in die Verarbeitung von Eingangsrechnungen gesteckt. Die manuelle Arbeitsweise kostet Ihre Mitarbeiter viel Zeit und Ihr Unternehmen Geld.

Ihr Rechnungsverarbeitungsprozess, Ihr Workflow in unserem System

Unsere Software digitalisiert und automatisiert die Rechnungsverarbeitung, moderiert die Autorisierung und sorgt ebenso für die Archivierung, selbstverständlich unter Einhaltung sämtlicher Vorgaben des Gesetzgebers im Bereich Datenschutz. Ihre manuellen Aktionen werden minimiert und die Bearbeitungszeit pro Rechnung drastisch reduziert. Ihr individueller Workflow wird 1 zu 1 in der ProActive Cloud abgebildet. Sie behalten immer den Überblick über Ihre Rechnungen. Mit der Digitalisierung Ihres Rechnungsverarbeitungsprozesses in der Cloud erhalten Sie zeitgleich Lösungen für die Bereiche Ausgaben- und Dokumentenmanagement. Ob Empfang oder Verarbeitungsstatus, die Software zeichnet jeden Schritt auf, so dass Sie den Weg jeder einzelnen Rechnung jederzeit verfolgen und den aktuellen Status einsehen können. Mit der elektronischen Rechnungsverarbeitung geht garantiert keine Rechnung mehr verloren. Lange Liegezeiten und großer Kopieraufwand bleiben Ihnen ebenso erspart.

Elektronische Rechnungsverarbeitung optimieren mit ProActive

Nutzen Sie die digitale Rechnungsverarbeitung von ProActive, entlasten Sie Ihre Mitarbeiter und optimieren Ihren Workflow. Ein Fallbeispiel unseres Kunden, Eden Hotels, der sich für unsere Software und das digitale Management entschieden hat, wird Ihnen die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung aufzeigen. Wir würden uns freuen, wenn Sie zu demselben Entschluss wie unser Partner Eden Hotels kommen und Ihre Rechnungsverarbeitung unseren Lösungen anvertrauen. Treten Sie mit uns in Kontakt. Sehr gerne senden wir Ihnen weitere Informationen zu unseren Lösungen zu oder beantworten Ihre Fragen per Telefon, Mail oder auch direkt bei Ihnen vor Ort.

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Digitale Rechnungsverarbeitung in der Praxis

Mit 20 Hotels und 45.000 Eingangsrechnungen litt Eden Hotels jährlich unter einer Flut an Rechnungen und langen Bearbeitungszeiten. Bei dieser Anzahl an Rechnungen kam es häufiger zu Erfassungsfehlern und folglich auch zu vielen Korrekturen. Die Bearbeitung der Rechnungen und der Dokumentenfluss waren nicht effizient organisiert. Durch die Digitalisierung des gesamten Prozesses vom Einkauf bis zur Zahlung wollte der Kunde Zeit und Kosten sparen. Nach einem umfangreichen Auswahlprozess erwies sich unsere Cloud als die beste Lösung für die Anforderungen und Wünsche.

Optimierung Eingangsverarbeitung

Der erste Schritt zu einem vollständig digitalisierten Purchase-to-Pay-Prozess ist die Digitalisierung von Eingangsrechnungen. ProActive Invoice Processing wurde für 6 Wochen in 5 Hotels getestet. Die neue Methode wurde sofort als komfortabel und effizient empfunden. Darüber hinaus waren die ersten Vorteile sofort sichtbar: weniger Zeitaufwand, weniger Fehler bei der Buchung und ein schnellerer, automatisierter Workflow. Die größte Zeitersparnis wurde durch die Möglichkeit des digitalen Abrufens und Bearbeiten einer Rechnung erzielt. Um noch mehr Effizienz zu erreichen, hat Eden Hotels mit den Top-15-Lieferanten Kontakt aufgenommen und vereinbart, nur elektronische Rechnungen über die Mailbox zu erhalten. Dadurch wurde sichergestellt, dass 90% der Rechnungen digital per Mail empfangen werden und somit noch schneller bearbeitet werden können.

Factsheet herunterladen
In diesem Factsheet finden Sie einen Schritt-für-Schritt-Plan, der die einzelnen Funktionen detailliert beschreibt:
Erhalten, Kontieren, Matchen, Überprüfen, Genehmigen und Verarbeiten.

 

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Rechnungsabgleich

Nachdem die digitale Rechnungsverarbeitung konzernweit ausgerollt wurde, war es Zeit für den nächsten Schritt: Straffung des Einkaufsprozesses durch ProActive Purchasing. Der Vorteil der Software ist, dass beide Prozesse, Rechnungsverarbeitung und Einkauf, miteinander verbunden sind. Das System identifiziert und gleicht eingehende Rechnungen automatisch mit der entsprechenden genehmigten Bestellung und der erfassten Lieferung ab. Diese werden dann automatisch gebucht und zur Zahlung vorbereitet. Parallel übernimmt die Software das Dokumentenmanagement. Zuvor mussten Mitarbeiter in Aktenschränken nach Papierbestellungen und Rechnungen suchen, um sie zu überprüfen. Jetzt findet man alle Belege an einem Ort – in der ProActive Cloud. Das spart viel Zeit.

Partner auf Augenhöhe

Joost Peeperkorn schließt ab: „Dank ProActive ist der Prozess sicherer, weil alles digital erfasst wird. Darüber hinaus sind wir mit dem Service von ProActive sehr zufrieden. Laufende Probleme werden sehr schnell und genau aufgenommen. ProActive macht ihrem Namen alle Ehre! “ Zwei wesentliche Aspekte unserer Philosophie werden hier von Joost Peeperkorn angesprochen: Support und Sicherheit – unser persönlicher Support ist ein elementarer Bestandteil unseres Services. Wir sehen unsere Kunden als Partner. Ebenso der Punkt Sicherheit: wir arbeiten mit zertifizierten Rechenzentren zusammen und legen auch beim Thema Datenschutz höchste Sicherheitsmaßstäbe an.

Eine flexible Lösung für Ihre individuellen Anforderungen

Schnell, sicher und effizient: die ProActive Cloud übernimmt das komplette Management rund um Ihre elektronische Rechnungsabwicklung. Wenn Sie sich für unsere Business-Lösung entscheiden, erfolgt nach einer ausführlichen Beratung und Analyse Ihrer Bedürfnisse die Anpassung der Software durch unser Entwickler-Team. Jede Branche, jedes Unternehmen und jedes Management hat eigene Workflows und eigene Maßstäbe – wir nehmen uns dieser gern an und bieten Ihnen eine flexible Software für Ihre digitale Rechnungsverarbeitung.
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage. Treten Sie jeder Zeit mit uns in Kontakt.

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