Welche Herausforderung müssen Sie meistern?

Ob die Reduktion der administrativen Kosten, die Schaffung von Transparenz in den Unternehmensausgaben oder die Entwicklung des strategischen Einkaufs – auf dieser Seite finden Sie die Lösung für Ihre Aufgabenstellung. Überzeugen Sie sich in unseren Kundenbeispielen davon, wie erfolgreich unsere Kunden mit der ProActive Cloud die unterschiedlichsten Herausforderungen meistern. Aufgabenstellungen, Kundenstories und Factsheets geben Ihnen einen Einblick in den Mehrwehrt der ProActive Cloud.

Corporate Purchasing Card und die ProActive Cloud – Ihr Payment Management beginnt ab sofort schon bei der Zahlung

Ob das Parkticket für den Außendienst oder die Bezahlung des Nachnahme-Paketes, besonders kleinere betriebliche Ausgaben geschehen oft beiläufig. Die Erfassung solcher Kleinstausgaben ist aber keineswegs weniger aufwändig. Im Gegenteil: Jeder Vorgang und jede Zahlungsmethode müssen individuell und zeitaufwendig erfasst werden. Die ProActive Cloud, unsere intelligente Einkaufsmanagement Software, arbeitet mit einem integrierten Purchasing Card System. Mit der Purchasing Card getätigte Ausgaben werden automatisiert nach Ihren einmalig festgelegten Vorgaben verarbeitet. Die aufwendige manuelle Erfassung entfällt.

Ihr Schritt in die Zukunft: Das Corporate Purchasing Card System in der ProActive Cloud

Die Umstellung auf das Purchasing Card System wird, falls Sie aktuell noch häufig mit Bargeldausgaben arbeiten, dazu führen, dass mehr und mehr Zahlungsprozesse bargeldlos über die Purchasing Cards durchgeführt werden. So reduzieren Sie den Zeit- und Administrationsaufwand in der Verarbeitung der Ausgabe erheblich und vermeiden Flüchtigkeitsfehler. Rollen Sie das Corporate Purchasing Card System flexibel nach Ihren Anforderungen aus: Statten Sie beispielsweise jeden Außendienstmitarbeiter mit einer eigenen Karte und einem individuellen Budget aus und zusätzlich ausgewählte Abteilungen mit einer unpersonalisierten Corporate Card. Sie definieren die Anzahl der Karten sowie das Budget und sichern sich so die maximale Kontrolle über Ihre Ausgaben. Optimieren Sie Ihr Zahlungsmanagement und setzen Sie Ihre wertvollen personellen Ressourcen strategisch gewinnbringend ein.

Die Herausforderungen im Einkaufscontrolling – Ihr Unternehmen auf dem Prüfstand

Geringe Ausgaben werden an den verschiedensten Orten und auf den verschiedensten Wegen getätigt. Aus unternehmerischer Sicht fällt es schwer, Transparenz und den Überblick zu behalten. Speziell in den Bereichen Travel & Events fallen viele Ausgaben an, die schwer zu überwachen und zu dokumentieren sind. All diese Ausgaben korrekt und vollständig zu erfassen und zu kontrollieren ist beinahe unmöglich.

Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Ausgaben mit der ProActive Cloud – Finden Sie heraus, welche Funktionen Ihren Arbeitsalltag erleichtern

Die ProActive Cloud bietet Ihnen eine zukunftsfähige, transparente Purchase to Pay Lösung. So können Sie leicht alle Ausgaben sowie jedes zugehörige Dokument einsehen und managen. Um Ihren Workflow in der ProActive Cloud optimal aufsetzen zu können, benötigen wir detaillierte Informationen über Ihren Bedarf und Ihre Prozesse: Welcher Prozess steckt aktuell hinter Ihren Ausgaben? Welche administrativen Aufwände liegen dahinter? Begleichen Sie Ihre Ausgaben ausschließlich über den digitalen Zahlungsweg oder nutzen Sie auch noch Bargeld? Ganz egal, welche Prozesse Sie für Ihr Einkaufs- und Ausgabenmanagement nutzen, wir individualisieren Ihre Cloud, damit sie Ihre Bedürfnisse perfekt widerspiegelt und Ihren Arbeitsalltag erleichtert.

Die ProActive Cloud in der Praxis: Corporate Purchasing Cards

Viele unserer Kunden nutzen ausschließlich die größten Funktionen in der ProActive Cloud: das Einkaufsmanagement und die Rechnungsverarbeitung. Die aktuellen Entwicklungen zeigen jedoch, dass die Corporate Purchasing Cards eine elementare Optimierungschance sind. Die Begeisterung bei den bereits bestehenden Kunden ist groß: So auch bei unserem Kunden Zorgbalans, einer großen Organisation im Bereich Altenpflege aus den Niederlanden. Wir hoffen auch Sie mit unserer Corporate Card Lösung zu begeistern. Sie haben noch Fragen zu den Funktionen? Oder Sie benötigen spezielle Informationen zu einer konkreten Funktion? Zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

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Case: Corporate Payment – Der Weg zu ProActive auf der Suche nach der optimalen Ausgabenmanagementlösung

Die Anweisung aus der Finanzabteilung von Zorgbalans, einer großen niederländischen Organisation für Altenpflege, war eindeutig: Reduzieren Sie den Bargeldfluss auf ein Minimum. Parallel dazu wurde die interne Organisationsstruktur überarbeitet: Sechs große Teams wurden in 45 kleinere Teams aufgespalten. „In der Zeit, als wir noch Prepaid Cards nutzten, gab es nur wenige Anbieter auf dem Markt“, beschreibt Wim Janssen, Management für Verwaltungsdienste bei Zorgbalans, die damalige Situation. „Wir haben uns für die Prepaid-Lösungen von dem Anbieter Multi Service entschieden und arbeiteten mit diesen jahrelang. Entsprechend negativ fiel die Reaktion darauf aus, dass Multi Service seine Dienste einstellen würde und wir uns nach einem neuen Card-Anbieter umsehen müssten.“
Die Suche nach einem neuen Anbieter und die Einführung des neuen Systems verlief überraschend unkompliziert. Zorgbalans hatte bereits in der kürzeren Vergangenheit Prozessumstellung durchlaufen und war dementsprechend vorbereitet. „Natürlich gab es eine Reihe von Corporate Card Anbietern, die uns ihre Lösung vorgestellt hatten. Darüber hinaus hatte uns Multi Service einen potenziellen Partner genannt, der ihre Dienstleistung im Bereich Purchasing Cards übernehmen könnte. Unabhängig davon war mein Kollege zufälligerweise in dieser Zeit auf einem Vortrag von Bunq (Niederländisches Finanzunternehmen) und ProActive. Obwohl zu diesem Zeitpunkt noch kein fertiges Produkt existierte, war die angestrebte Lösung mehr als vielversprechend.“

Schnell und flexibel: Die Verteilung von 200 Business Purchasing Cards in zwei Monaten

Obwohl Zorgbalans die ProActive Cloud bereits für den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess und die bestehende Bargeldverwaltung verwendete, war die letztendliche Entscheidung für die Purchasing Cards nicht so naheliegend, wie man vielleicht annehmen mag. „Es gab keinen Zweifel an der Seriosität und Qualität von ProActive, aber wir mussten uns auch mit dem uns zuvor unbekannten Partner für das Card System, Bunq, auseinandersetzen. Entscheidungsgrundlage war ein Business Case, welchen ich mit drei Anbietern, einschließlich ProActive in Kooperation mit Bunq, durchgespielt habe. “
Zwei Faktoren waren bei der Anbieterauswahl für Wim Janssen entscheidend: Zum einen musste die Lösung in das kalkulierte Budget passen. Dies war bei der ProActive Lösung gegeben. Zum anderen musste Wim Janssen den Zorgbalans Verwaltungsrat überzeugen, dass ein IT-Unternehmen mit Banklizenz zwar ungewöhnlich, aber dennoch vertrauenswürdig ist. „Einerseits haben wir diese Lösung auf der Grundlage von Vertrauen und der bereits bestehenden positiven Partnerschaft gewählt – Wir sehen ProActive als zuverlässigen Dienstleister. Auf der anderen Seite war es auch eine Frage des Unternehmertums: Der Mut, ein Projekt ohne ein fertiges Produkt zu beginnen.“
Gegen Ende der Kooperation mit Multi Service gestaltete sich der Umstellungsprozess auf das neue System sehr zeitaufwendig. Innerhalb von zwei Monaten mussten das komplette System, jede Information und sämtliche Finanzdaten ordnungsgemäß und fehlerlos übertragen werden. Aufgrund der zeitkritischen Lage wurde dem Purchasing-Card-Projekt auch intern eine sehr hohe Priorität gegeben. In einem extrem kurzen Zeitraum mussten 200 aktive Corporate Purchasing Cards ausgetauscht werden.

„Meine Kollegin Marleen Herben und ich bildeten ein Team mit dem Produktmanagement von ProActive. Es gab Raum für unsere Visionen und Anforderungen, wir waren ein aktiver Teil des Gestaltungs- und Integrationsprozesses. Diese intensive Art der Zusammenarbeit hat einen fehlerfreien Kartenaustausch ermöglicht. „

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In diesem Factsheet finden Sie einen Schritt-für-Schritt-Plan, der die einzelnen Funktionen detailliert beschreibt: Aufladen, Bezahlen, Kontieren, Abschließen, Verarbeiten und Berichten.

 

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Steuerbehörden begeistert, dank der ProActive Purchasing Card

Die Purchasing Cards werden bei Zorgbalans von den unterschiedlichsten Mitarbeitern verwendet, mit großem Erfolg: „Wir haben unsere Arbeitsweise mit der ProActive Purchasing Card Lösung den niederländischen Steuerbehörden vorgelegt: Sie waren begeistert. Es besteht eine klare Trennung zwischen den kundenbezogenen Aufwendungen und den regulären Personalausgaben. Wir überprüfen mit einem automatisierten Verfahren nach dem Zufallsprinzip stichprobenartige Ausgaben, um sicherzustellen, dass die richtige Karte für die richtigen Ausgaben verwendet wird.“
Zorgbalans verwendet die Bunq Card bereits seit einiger Zeit aktiv in ihren alltäglichen Ausgabenprozessen und zieht ein abschließendes Fazit: „Der Hauptunterschied besteht darin, dass ProActive über ein Single Sign On Verfahren verfügt. So müssen sich die Nutzer nur einmal anmelden. Die Software selbst soll so unkompliziert wie möglich sein, denn je weniger Zeit wir für Verwaltungsaufgaben dank unserer Purchasing Card aufwenden, desto mehr Zeit haben wir für das Gesundheitswesen. Wenn ich die Vorteile auflisten muss, würde ich sagen:

    • die Purchasing Card wird überall akzeptiert
    • der Inhaber der Purchasing Card kann selbst einen PIN Code erstellen
    • Transaktionen können ohne separaten Login eingesehen werden
    • die vorbildliche Verfügbarkeit der ProActive Berater – es ist wirklich ein perfekter Support-Desk“

Sie sind interessiert an unserer Corporate Purchasing Card? Gerne stehen wir Ihnen per Telefon, per Mail oder auch bei Ihnen vor Ort mit einer Live-Demonstration zur Seite. Kontaktieren Sie uns noch heute und starten Ihr Purchasing Card Projekt.

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